تیر
مقالات آموزشی, بیزینس کوچ
استراتژی کایزن در کسب و کار
استراتژی کایزن – kaizen رویکردی برای ایجاد بهبود مستمر بر اساس است. رویکرد کایزن بر اساس این ایده استوار است که تغییرات مثبت کوچک و مداوم می‌توانند پیشرفت‌های قابل توجهی را ایجاد کنند. به طور معمول، این روش مبتنی بر همکاری و تعهد است. ایده بنیادی کایزن در مقابل رویکردهایی قرار دارد که از تغییرات اساسی یا از بالا به پایین برای دستیابی به تحول استفاده می‌کنند. روش کایزن هسته اصلی تولید ناب و تویوتا است. از این ایده برای کاهش عیوب و از بین بردن ضایعات در خطوط تولید استفاده می‌شود. همچنین به کار بردن رویکرد کایزن افزایش بهره‌وری و تشویق مسئولیت پذیری کارگران و ترویج نوآوری در سازمان‌ها را در پی دارد.
مفهوم کایزن
کایزن ترکیبی از دو کلمه ژاپنی kai-” به معنی “تغییر” و “-zen” به معنای “خوب” است. این کلمات در کنار هم به عنوان “تغییر خوب” یا “بهبود” ترجمه می‌شوند. با این حال، کایزن از طریق ارتباط آن با روش‌شناسی و اصول ناب به معنای «بهبود مستمر» است. کایزن ریشه در محافل کیفی ژاپنی پس از جنگ جهانی دوم دارد. زادگاه روش کایزن حلقه‌ها یا گروه‌هایی از کارگران است که بر جلوگیری از بروز نقص در خط تولید تویوتا تمرکز داشتند. رویکرد کایزن توسط ماساکی ایمای از طریق کتاب کایزن: کلید موفقیت رقابتی ژاپن در سال 1986 به غرب آورده شد و محبوبیت یافت.
صرف نظر از روش‌شناسی، در یک محیط سازمانی، استفاده موفقیت‌آمیز از کایزن به کسب حمایت از رویکرد در سراسر سازمان بستگی دارد. کایزن به عنوان تلاش مستمر هر یک از کارکنان برای اطمینان از بهبود همه فرآیندها و سیستم‌های یک سازمان تعریف می‌شود. کایزن بر اساس اصل اساسی زیر کار می کند. “تغییر برای خیر است”. کایزن به معنای «بهبود مستمر فرآیندها و عملکردهای یک سازمان از طریق تغییر» است. به زبان ساده، کایزن بهبودهای کوچک پیوسته‌ای را در فرآیندهای کلی به ارمغان می‌آورد و در نهایت موفقیت سازمان را هدف قرار می‌دهد. ژاپنی‌ها احساس می‌کنند که بسیاری از تغییرات مداوم کوچک در سیستم‌ها و سیاست‌ها نتایج مؤثری نسبت به چند تغییر عمده دارند. هدف فرآیند کایزن بهبود مستمر فرآیندها نه تنها در بخش تولید بلکه در تمامی بخش‌های دیگر است. پیاده سازی ابزارهای کایزن مسئولیت یک فرد نیست، بلکه شامل هر عضوی است که مستقیماً با سازمان در ارتباط است. هر فردی، صرف نظر از سطحی که در سلسله مراتب دارد، باید با ایجاد پیشرفت‌ها و تغییرات کوچک در سیستم کمک کند.
ماهیت دوگانه روش کایزن
بخشی از روش کایزن یک برنامه عملی و بخشی از آن فلسفه است. به عنوان یک برنامه عملی، کایزن در مورد سازماندهی رویدادهایی است که بر بهبود مناطق خاص در شرکت متمرکز است. این رویدادها شامل تیم‌هایی از کارمندان در همه سطوح، با تأکید ویژه بر مشارکت دادن کارکنان کف کارخانه است. فلسفه کایزن در مورد ایجاد فرهنگی است که در آن همه کارکنان فعالانه درگیر پیشنهاد و اجرای پیشرفت‌ها در شرکت هستند. کایزن با سیستم سازی کسب و کار مرتبط است. کار استاندارد بهترین شیوه‌های فعلی را برای یک فرآیند به تصویر می‌کشد و کایزن قصد دارد بهبودهایی را برای آن فرآیندها پیدا کند.
اصول کایزن
اجرای صحیح استراتژی کایزن مستلزم ایجاد ذهنیت صحیح در سراسر یک سازمان است. 10 اصل که ذهنیت کایزن را مورد توجه قرار می‌دهند معمولاً به عنوان هسته اصلی این مدیریت ژاپنی ذکر می‌شوند. اصول ۱۰ گانه کایزن عبارتند از:
- فرضیات را کنار بگذارید.
- در حل مشکلات فعال باشید.
- وضعیت موجود را نپذیرید.
- کمال گرایی را رها کنید و نگرش تغییرات تطبیقی و تکراری را اتخاذ کنید.
- با یافتن اشتباهات به دنبال راه حل باشید.
- محیطی ایجاد کنید که در آن همه احساس قدرت کنند.
- مشارکت کنید.
- علت مشکلات را بدیهی قلمداد نکنید. در عوض، پنج بار «چرا» را بپرسید تا به علت اصلی برسید.
- اطلاعات و نظرات افراد متعدد را جمع‌آوری کنید. از خلاقیت برای یافتن پیشرفت‌های کم هزینه و کوچک استفاده کنید.
- هرگز پیشرفت را متوقف نکنید.
روش کایزن چگونه کار می‌کند؟
کایزن بر این باور استوار است که همه چیز را می‌توان بهبود بخشید. همچنین بر اساس اصل احترام به مردم استوار است. روش کایزن شامل چرخه شناسایی مسائل و فرصت‌ها، ایجاد راه‌حل‌ها و ارائه آن‌ها می‌شود. در طول این فرآیند چرخه‌ای متشکل از هفت مرحله را می توان برای بهبود مستمر اجرا کرد. این چرخه ۷ مرحله‌ای می‌تواند یک روش سیستماتیک برای اجرای این فرآیند ارائه دهد.
چرخه هفت مرحله‌ای روش کایزن
چرخه ۷ مرحله‌ای برای اجرای استراتژی کایزن شامل مراحل زیر است:
- کارمندان را درگیر کنید: به دنبال جلب مشارکت کارکنان باشید. برای مثال از کارکنان برای شناسایی مسائل و مشکلات درخواست کمک کنید. انجام این کار باعث ایجاد تغییرات مثبت می‌شود.
- مشکلات را شناسایی کنید: با استفاده از بازخورد گسترده از همه کارکنان، فهرستی از مشکلات و فرصت‌های بالقوه را جمع‌آوری کنید. اگر مشکلات زیادی وجود دارد یک لیست از مشکلات ایجاد کنید.
- برای مشکلات راه حل پیدا کنید: کارمندان را تشویق کنید تا راه حل‌های خلاقانه ارائه دهند.
- بهترین راه حل را انتخاب کنید: یک راه حل یا راه حل های برنده را از بین ایده‌های ارائه شده انتخاب کنید.
- راه حل را ارزیابی کنید: برنامه‌های آزمایشی ایجاد کنید یا گام‌های کوچک دیگری برای آزمایش راه‌حل بردارید.
- راه حل منتخب را اجرا کنید: راه حل برنده انتخاب شده در مراحل قبل را با مشارکت همه کارکنان، اجرا کنید.
- نتایج را تجزیه و تحلیل کنید: در فواصل زمانی مختلف، پیشرفت را بررسی کنید. تعیین کنید که تغییرات حاصل شده چقدر موفقیت آمیز بوده است. اگر نتایج مثبت هستند، راه حل را در سراسر سازمان با کار بگیرید.
در متد کایزن این هفت مرحله باید به طور مداوم تکرار شوند.
مزایای مدل کایزن
دلایل متعددی وجود دارد که اجرای مدل کایزن می‌تواند برای یک سازمان مزیت محسوب شود و نقش مهمی در مدیریت کاربردی کسب و کار داشته باشد. اگر برای یک شرکت ژاپنی کار کنید و به زودی متوجه خواهید شد که آن‌ها چقدر به فرآیند کایزن اهمیت می‌دهند. کایزن به شرکت‌های ژاپنی کمک می‌کند تا با پیروی از سیاست‌ها و قوانین تعیین‌شده برای رفع عیوب و تضمین کیفیت از سایر رقبا پیشی بگیرند.
برخی از مهم‌ترین مزایای اجرای مدل کایزن شامل موارد زیر است:
- تمرکز کایزن بر بهبود تدریجی می‌تواند رویکرد ملایم‌تری را برای تغییر ایجاد کند. برخلاف تلاش برای تغییرات بزرگی که ممکن است به دلیل ایجاد مقاومت در برابر تغییر و کنار گذاشته شوند.
- کایزن بررسی دقیق فرآیندها را تشویق می‌کند تا اشتباهات و ضایعات کاهش یابد. با خطاهای کمتر، نظارت و نیازهای بازرسی به حداقل می‌رسد.
- روحیه کارمندان بهبود می یابد زیرا کایزن حس ارزش و هدف را در کارکنان تشویق می‌کند.
- کار تیمی در سازمان با فکر کردن کارکنان به مسائل فراتر از موضوعات خاص بخش خود افزایش می‌یابد.
- با آگاهی بیشتر کارکنان از نیازهای مشتری، تمرکز سازمان بر مشتریان گسترش می یابد.
موانع اجرای سیستم کایزن
اجرای سیستم کایزن با وجود برخورداری از مزایای بسیار، ممکن است در مواردی ممکن است با موانع و مشکلاتی رو به رو شود. موانع اجرای روش کایزن عبارتند از:
- شرکت‌هایی که دارای فرهنگ سرزمین‌گرایی و ارتباطات بسته هستند، ممکن است ابتدا نیاز به تمرکز بر تغییرات فرهنگی برای ایجاد یک محیط پذیرا داشته باشند.
- رویدادهای کوتاه‌مدت کایزن ممکن است موجی از هیجان ایجاد کند که سطحی و کوتاه‌مدت است و بنابراین پایدار نیست.
مثال‌هایی از اجرای سیستم کایزن
تویوتا مسلماً مشهورترین سازمان در پیاده‌سازی روش کایزن است. اما سایر شرکت‌ها نیز با موفقیت از این رویکرد استفاده کرده‌اند. در اینجا سه نمونه آورده شده است:
- لاکهید مارتین: این شرکت فعال در صنعت هوافضا یکی از حامیان معروف رویکرد کایزن است. این سازمان از کایزن برای کاهش موفقیت آمیز هزینه های تولید، موجودی و زمان تحویل استفاده کرده است.
- شرکت فورد موتور: وقتی در سال 2006، آلن مولالی، از جانبداران سیستم ناب فورد، مدیرعامل فورد شد، این خودروسازی در آستانه ورشکستگی قرار داشت. مولالی از کایزن برای اجرای یکی از مشهورترین تحولات شرکتی در تاریخ استفاده کرد.
- استودیو انیمیشن پیکسار: پیکسار از مدل بهبود مستمر برای کاهش خطرات شکست فیلم‌های گران قیمت با استفاده از بررسی‌های مدیریت کیفیت و فرآیندهای تکراری استفاده کرد.
سخن آخر
استراتژی کایزن یک مفهوم گسترده است که تفاسیر بی‌شماری دارد. از روش کایزن در بسیاری از صنایع استفاده می‌شود. در واقع می‌توان این رویکرد را در هر زمینه‌ای از تجارت و حتی در سطح فردی اعمال کرد. کایزن می‌تواند از تعدادی رویکرد و ابزار استفاده کند. با اجرای مدل کایزن در سازمان خود می‌توانید فرهنگ بهبود مستمر را ایجاد کنید که در آن همه کارکنان فعالانه درگیر بهبود سازمان هستند. این فرهنگ را می‌توانید با سازماندهی رویدادهایی با تمرکز بر بهبود بخش‌های خاص شرکت پرورش دهید. نکته جالب این است که کایزن به عنوان یک برنامه عملی دقیقاً همان چیزی است که کایزن را به عنوان یک فلسفه توسعه می دهد. هنگامی که از کایزن به عنوان یک برنامه ثابت و پایدار استفاده می‌شود، به کارمندان می آموزد که در مورد کار خود متفاوت فکر کنند. به عبارت دیگر، کاربرد مداوم کایزن به‌عنوان یک برنامه اجرایی، ارزش بلندمدت فوق‌العاده‌ای را با توسعه فرهنگ مورد نیاز برای بهبود مستمر مؤثر ایجاد می‌کند.
سوالات متداول
- کایزن چیست؟
کایزن استراتژی است که در آن کلیه کارکنان یک شرکت با یکدیگر همکاری می‌کنند تا به بهبودهای منظم و تدریجی در فرآیند تولید دست یابند. به یک معنا، روش کایزن استعدادهای جمعی را در یک شرکت ترکیب می‌کند تا موتور قدرتمندی برای بهبود ایجاد کند.
- مراحل چرخه اجرای کایزن چیست؟
درگیر کردن کارکنان، شناسایی مشکلات، پیدا کردن راه حل‌ها، انتخاب بهترین راه حل، ارزیابی راه حل، اجرای راه حل، ارزیابی نتیجه.
- مزایای اجرای روش کایزن چیست؟
ایجاد رویکردی ملایم برای تغییر، بهبود روحیه کارکنان و افزایش روحیه کار تیمی در سازمان مهم‌ترین مزایای رویکرد کایزن هستند.
محمد نجارکریمی
دکتری عالی مدیریت کسب و کار | مربی ارشد سیستم سازی
