فروردین
بیزینس کوچ, سیستم‌سازی ناب, مدیریت کارخانه با مدیریت ژاپنی, مقالات آموزشی
شاخص‌ها، KPIها و OKRها – برای موفقیت واقعی، واقعاً به کدام نیاز دارید؟
(بر اساس داستانی واقعی؛ نام شخص و شرکت تغییر یافته است)
آنا مدیر دفتر مدیریت پروژه (PMO) در شرکت “کامپاگیل” است و امسال، مسئول رهبری یک ابتکار استراتژیک شده است.
در سال‌های اخیر، شرکت چندین اقدام مختلف انجام داده است. برخی از واحدهای کسب‌وکار شروع به اجرای آزمایشی شیوه‌های اجایل (Agile) کرده‌اند و برخی دیگر از کانبان (Kanban) استفاده کرده‌اند. استفاده از OKR در سطح استراتژیک مورد بررسی قرار گرفته و مدیر عملیاتی (COO) حامی به‌کارگیری تفکر ناب (Lean) برای بهبود کارایی فرایندها و کاهش هزینه‌هاست. همچنین واحد منابع انسانی و فرهنگ سازمانی بر ایجاد فرهنگ همکاری، شفافیت و تمرکز بر مشتری تمرکز دارد.
با وجود این‌که این پایلوت‌ها به‌طور موازی در حال اجرا هستند، مدیریت پروژه همچنان به شیوه سنتی انجام شده و گزارش‌دهی‌ها نیز به همان شکل قدیمی صورت می‌گیرد.
هر کدام از مسئولان این ابتکارات دیدگاه‌ها و پیشنهادهای خاص خود را در مورد شیوه‌های مدیریتی مناسب برای شرکت دارند، اما گفت‌وگوهایشان ثمربخش نیست؛ گویی که به زبان‌های متفاوتی صحبت می‌کنند.
بنابراین، هدف آنا این است که استفاده از تمام این روش‌ها و اصطلاحات را همسو کند و فرآیند استاندارد مدیریت پروژه در شرکت را، همراه با دستورالعمل‌های قابل تنظیم متناسب با نوع و شرایط مختلف پروژه‌ها، تعریف نماید.
آنا می‌گوید:
«تعریف یک زبان مشترک که بتواند مفاهیم و ایده‌های همه این روش‌های مختلف را در واژگان سازمان بگنجاند، کار بسیار دشواری است. اما موضوع متریک‌ها حتی پیچیده‌تر است.»
او ادامه می‌دهد:
«هر روش، متریک‌ها و شاخص‌های خاص خود را به همراه دارد و در کامپاگیل هم شاخص‌های قدیمی‌تری در حال استفاده هستند. من واقعاً متوجه ارتباط بین متریک‌های اجایل، کانبان، KPIها و OKRها نمی‌شوم. نمی‌توانیم همه چیز را اندازه‌گیری کنیم و تمام جنبه‌هایی که این روش‌ها پیشنهاد می‌دهند را رصد کنیم، این کار نه ممکن است و نه مفید. پس واقعاً باید چه چیزهایی را اندازه‌گیری کنیم که کنترل پروژه‌ها از دستمان خارج نشود؟»
من بارها و بارها این نوع گفت‌وگو را با افراد مختلف داشته‌ام. به همین دلیل فکر کردم که پاسخ به این سوالات در قالب یک نوشته، می‌تواند برای شما هم مفید باشد. مخصوصاً اگر شما هم شرایطی مشابه آنا دارید. در این صورت، حتماً همکاران درگیر در ابتکارات مختلف را نیز درگیر کرده و راه‌حلی مناسب برای شرکت خودتان تدوین کنید.
OKR، متریک‌ها، KPIها: چی هستند و چطور باید از آن‌ها استفاده کرد؟
هر شرکت شرایط خاص خود را دارد. بنابراین، در اینجا تمرکز ما بر مفاهیم اصلی و شیوه استفاده از آن‌ها در طراحی یک راه‌حل متناسب برای سازمان شماست.
تعریف OKR (اهداف و نتایج کلیدی)
در اصل، چنین ابتکاری زمانی ارزشمند است که مشکلات واقعی سازمان را حل کند.
بنابراین ابتدا نقاط درد (pain points) را شناسایی کنید.
بر اساس این موارد، اهداف سازمان را برای یک بازه زمانی مشخص – مثل یک سال یا سه‌ماهه – تعریف کنید.
سپس مشخص کنید چه نتایجی، پیشرفت یا دستیابی به هر هدف را نشان می‌دهد. به دنبال نتایجی ملموس و قابل اندازه‌گیری باشید، نه فقط فهرستی از اقدامات.
هدف ۱: داشتن شفافیت در وضعیت پروژه‌ها
نتیجه ۱: سه واحد کسب‌وکار برد کاری خود را در Businessmap ایجاد کرده‌اند.
نتیجه ۲: در این بردها، اطلاعاتی مانند: مسئول کار، وضعیت پیشرفت، و موارد بلاک‌شده نمایش داده می‌شود.
هدف ۲: کاهش تأخیر در پروژه‌ها
نتیجه ۱: ۱۰ دلیل اصلی ایجاد بلاک در کارها شناسایی شده‌اند.
نتیجه ۲: ۵ دلیل اصلی برای ماندگاری کار بیش از ۶ ماه در جریان شناسایی شده‌اند.
نتیجه ۳: داده‌های زمان تحویل بر اساس نوع کار برای ۳ واحد کسب‌وکار استخراج شده است.
هدف ۳: نهادینه‌سازی فرهنگ همکاری
نتیجه ۱: ۳ حوزه کلیدی برای اشتراک دانش شناسایی شده‌اند.
نتیجه ۲: فهرستی از اقدامات برای گسترش فرهنگ همکاری تهیه شده است.
اکنون از این تصویر کلی از اهداف و نتایج کلیدی خود استفاده کنید تا توجه سازمان را روی موضوعات اصلی متمرکز نمایید. مطمئن شوید که همه برداشت یکسانی از اهداف و نتایج دارند و این موارد با مسیر استراتژیک شرکت هماهنگ هستند.
تعریف اقدامات و متریک‌ها
گام بعدی این است که اقدامات لازم برای دستیابی به نتایج را مشخص کنید.
برای مثال بالا، می‌توان چنین اقداماتی تعریف کرد:
– برگزاری جلسات بازنگری کارهای بلاک‌شده
– ثبت دلایل بلاک شدن هر کار
– تعریف قالب استاندارد گزارش‌گیری از زمان انجام کارها
حال سوال این است:
«چه متریک‌هایی از میان این اقدامات می‌توانند پیشرفت نتایج را نشان دهند؟»
برای نمونه، برای شناسایی ۱۰ علت اصلی بلاک شدن کارها، باید لیستی از دلایل و مدت زمان بلاک بودن آیتم‌ها را جمع‌آوری کنیم.
نکته مهم: تمرکز داشته باشید. اگر درخت هدف‌ها و نتایج بیش از حد شاخ‌وبرگ پیدا کرد، روی ۳ تا ۵ هدف مهم و برای هر هدف ۲ تا ۴ نتیجه کلیدی تمرکز کنید. باقی موضوعات را می‌توان در چرخه‌های بهبود بعدی بررسی کرد.
اینجا رابطه بین OKRها و متریک‌ها کاملاً مشخص می‌شود.
تعریف KPIها
KPIها (شاخص‌های کلیدی عملکرد) ابزارهایی برای اندازه‌گیری دستیابی به اهداف کلان سازمان هستند. به همین دلیل به آن‌ها «کلیدی» می‌گویند.
معمولاً KPIها به این موارد مرتبط هستند:
-
رضایت مشتریان
-
زمان عرضه محصول یا خدمت
-
کارایی فرآیندهای کلیدی
-
کیفیت محصول یا خدمات
-
رضایت و مشارکت کارکنان
برای هر سطح از سازمان می‌توان اهداف بهبود و KPI مرتبط تعریف کرد.
اگر یکی از اهداف شما به یک هدف تجاری نیز مربوط می‌شود، آن را به عنوان KPI مشخص کنید تا کل سازمان از اهمیت آن مطلع باشد.
به عنوان نمونه، هدف دوم: کاهش تأخیر پروژه‌ها اگر با هدف تجاری کاهش زمان ورود به بازار (Time to Market) گره خورده باشد، در این صورت Lead Time و Blocked Time نیز تبدیل به KPI خواهند شد.
نقشه‌ای کامل برای تمرکز سازمان
حالا شما نقشه‌ای کامل از اهداف، نتایج، اقدامات و متریک‌ها دارید که می‌تواند به ایجاد هم‌راستایی در سازمان کمک کند و تمرکز جمعی را روی مسائل مهم حفظ نماید.
جمع‌بندی: تسلط بر اهداف، نتایج، اقدامات و متریک‌ها برای موفقیت سازمان
اهداف بهبود از مشکلات جاری، نیازهای سازمان یا اهداف تجاری نشأت می‌گیرند.
نتایج، شاخص‌های ملموس پیشرفت در مسیر این اهداف هستند.
اقدامات، راهکارهایی برای رسیدن به این نتایج‌اند.
و متریک‌ها، ابزارهایی برای پایش وضعیت و تصمیم‌گیری‌های درست در این مسیر هستند.
KPIها، شاخص‌هایی هستند که مستقیماً با اهداف حیاتی کسب‌وکار مرتبط‌اند.
درک درست از سیستم اهداف – نتایج – اقدامات – متریک‌ها حیاتی است.
اما مهم‌تر از آن، استفاده مؤثر از این سیستم برای بهبود واقعی در سازمان است.
پس تمرکز خود را روی چند هدف مهم و نتایج کلیدی متمرکز کنید.
در پایان باید گفت که انتخاب شاخص‌های درست، تعریف OKRهای کاربردی و تمرکز روی اهداف مهم، قلب تپنده‌ی بهره‌وری سازمان‌هاست. بدون داشتن تصویری شفاف از آنچه باید اندازه‌گیری شود و چرا، هر تلاشی برای بهبود عملکرد، شبیه رانندگی در مه خواهد بود.
اگر شما هم از جمله مدیرانی هستید که به دنبال پیاده‌سازی عملی مفاهیم OKR، KPI و سایر ابزارهای پیشرفته مدیریت برای افزایش واقعی بهره‌وری در خط تولید و پروژه‌های سازمان خود هستید، ما پیشنهاد ویژه‌ای برایتان داریم:
📌 دوره عملی «توفان تولید» در کلینیک مدیرناب، فرصتی بی‌نظیر است برای آن دسته از مدیران کارخانه که می‌خواهند در ۴ روز، با تکنیک‌هایی کاربردی، عملکرد خطوط تولید را متحول کنند.
🔗 مشاهده اطلاعات دوره توفان تولید
در این دوره، ضمن آموزش عملی تکنیک‌های افزایش بهره‌وری، نحوه استفاده هوشمندانه از OKR و سایر ابزارهای مدیریت عملکرد نیز بررسی می‌شود — دقیقاً همان چیزی که Ana و تیمش در جست‌وجوی آن بودند.
دیگر مقالات تخصصی کلینیک مدیر ناب
