مرداد
مدیریت کارخانه با مدیریت ژاپنی, مقالات آموزشی
مدیریت دیداری به روش کاربردی
آیا می‌دانستید که اطلاعات بصری 60000 برابر سریع‌تر از متن در ذهن پردازش می‌شوند؟ این واقعیت توضیح می‌دهد که چرا یک فرد معمولی تنها 20 درصد از آنچه را که می‌خواند، به یاد می‌آورد. در مقابل 40 درصد از آنچه را می‌بیند، به خاطر خواهد آورد. این واقعیت همچنین توضیح می‌دهد که چرا اکثر شرکت‌ها از نوعی مدیریت بصری یا دیداری برای برقراری ارتباط با کارکنان خود استفاده می‌کنند. مدیریت دیداری یکی از عناصر ضروری در زندگی کاری و فردی همه ماست که ممکن است تاکنون به آن توجه نکرده باشیم. اما هنگامی که منظور از مدیریت بصری را درک کنیم آن را در همه جا خواهیم دید! ما امروزه از تعداد زیادی ابزار مدیریت بصری استفاده می‌کنیم بدون اینکه متوجه آن باشیم. مدیریت دیداری روشی برای انتقال بصری انتظارات، استانداردها یا هشدارها است. به گونه‌ای که برای تفسیر به آموزش قبلی نیاز ندارد.
مدیریت دیداری چیست؟
مدیریت دیداری اساسا در مورد ارتباطات است. مدیریت بصری موثر از نشانههای بصری ساده برای برقراری ارتباط و انتقال اطلاعات کلیدی در مورد محل کار در یک نگاه استفاده می‌کند. معمولاً از نشانههای بصری برای نمایش اطلاعات درباره انتظارات، عملکرد، استانداردها و هشدارها استفاده می‌شود. نکته کلیدی در اینجا این است که از طریق انتقال این اطلاعات به صورت بصری، برای درک آن نیازی به تفسیر نیست. یعنی صرف نظر از اینکه افراد با محل کار آشنا هستند یا نه، می‌توانند به راحتی نشانه‌ها و پیام موجود در آن‌ها را درک کنند. تمام نشانه‌ها در مدیریت بصری باید یک پیام واضح را «در یک نگاه» ارائه کنند. این موضوع به این معنی است که از مدیریت بصری باید به گونه‌ای استفاده شود که تمام اطلاعات کلیدی بلافاصله قابل درک باشد. این ویژگی معیاری برای به چالش کشیدن نشانه‌ها در مدیریت بصری است.
چرا باید از مدیریت دیداری استفاده کنیم؟
مدیریت دیداری عنصری حیاتی در مدیریت ژاپنی است که تمام تلاش و هزینه‌های شروع یک برنامه ناب را به نتیجه می‌رساند. مدیریت بصری اصلی در دستیابی به مشارکت کارکنان است که قدرت ایجاد اشتیاق برای پیشرفت در کارکنان را دارد. مدیریت بصری فرهنگ بهبود مستمر را در هر گوشه‌ای از سازمان جاری می‌کند. مدیریت بصری همچنین شفافیت ایجاد می‌کند و فاصله بین مدیریت و سایر سطوح کارکنان را از بین می‌برد. یک سیستم مدیریت دیداری قوی به دنبال ارتقای ثبات فرآیندها است. تصاویر استاندارد کار کمک می‌کنند تا خطاهای تولید به حداقل برسد و اطمینان حاصل شود که فعالیت‌ها همیشه توسط همه به کارآمدترین و مؤثرترین روش انجام می‌شود. تصاویری مانند دستورالعمل‌های مربوط به کار، مشخصات فرآیند، نمودارهای جریان و روش‌های عملیاتی استاندارد باید در هر دستگاه یا ایستگاه کاری نصب شوند. تا همه بتوانند به راحتی آن را ببینند.
به طور خلاصه مزایای مدیریت بصری عبارتند از:
- بهبود ایمنی
- وحدت و مشارکت
- بهبود کیفیت تولیدات
- افزایش رضایت کارکنان و مشتریان
- هم ترازی و هماهنگی در سطح سازمان
- بهبود مستمر در بخش‌های مختلف سازمان
اجزای اصلی مدیریت دیداری موثر
مدیریت بصری شامل طیف گسترده‌ای از کنترل‌های بصری است که به آشکارتر شدن همه عناصر و فرآیندهای محل کار کمک می‌کنند. اجزای اصلی مدیریت دیداری موثر عبارتند از:
- تصاویر ایمنی: تصاویر ایمنیبرای ایمن نگه داشتن تأسیسات و سازگاری با محیط زیست مهم هستند. آن‌ها با کاهش رفتارها و شرایط ناایمن نقش مهمی در کاهش صدمات، حوادث و بیماری‌های شغلی دارند. مهم است که مکان تجهیزات حفاظت از آتش، دوش‌های ایمنی، ایستگاه‌های شستشوی چشم، تجهیزات حفاظت فردی و ایستگاه‌های کمک‌های اولیه به درستی شناسایی شوند. علائم و نشانههای ایمنی اغلب از رنگ های روشن برای جلب توجه استفاده می‌شوند.
- تابلوها: انواع بسیاری از تابلوها وجود دارد که می‌توان از آن‌ها در محل کار استفاده کرد. برای مثال، علائم راه‌یابی به مردم کمک می‌کند مسیر اطراف را پیدا کنند و آن‌ها را از نقطه‌ای به نقطه‌ای در داخل تأسیسات هدایت می‌کند. از سوی دیگر، علائم هشداردهنده در مورد برخی فعالیت‌ها مانند ممنوعیت ورود و سیگار کشیدن نیز اطلاع رسانی می‌کنند.
- علامت گذاری: علامت گذاری مناسب عناصر مختلف در محل کار برای جلوگیری از اشتباه و افزایش کارایی و ایمنی مهم است. عناصر مختلفی مانند ماشین‌ها و خطوط تولید، مواد و کالاهای نهایی، دفاتر، اتاق‌ها، سلول‌های کاری و مکان‌های ذخیره‌سازی ذخیره سازی می‌شوند. همچنین خطوط اضطراری و مسیرهای خروج، طبقات و خطوط لوله نیز از جمله موارد مهم برای علامت گذاری هستند. علامت گذاری کف برای بهبود چیدمان محل کار و علامت گذاری مناطق حیاتی برای ایمنی و امنیت استفاده می‌شود. از سوی دیگر، علامت گذاری لوله، تمام اطلاعات لازم در مورد خطوط لوله از جمله محتوا، جهت و سرعت جریان را در اختیار کارکنان قرار می‌دهد. فلش‌ها برای نشان دادن جهت جریان استفاده می‌شوند در حالی که رنگ‌ها اغلب ماهیت محتوا را نشان می‌دهند.
- پوسترها و بنرها: استفاده از پوسترها و بنرها می‌تواند اهداف و ارزش‌های کسب‌وکار را تقویت کند و آگاهی از آن‌ها را در میان کارمندان افزایش دهد.
مدیریت دیداری در 5S
مدیریت محیطی 5S بسیاری از شیوه‌های مدیریت دیداری است که می‌تواند به ایجاد یک محل کار سازمان‌یافته‌تر کمک کند. به عنوان مثال، ستون دوم روش 5S “نظم و ترتیب” استفاده از رنگ‌ها و برچسب ها را برای علامت گذاری واضح مکان‌های ذخیره سازی ترویج می‌کند. نصب تصاویر در مورد نحوه سازماندهی یک منطقه برای یادآوری استانداردها نمونه دیگری از استفاده از مدیریت بصری برای بهبود سازماندهی محل کار است.
مدیریت دیداری فرآیند در BPMS
مدیریت دیداری فرآیند در BPMS را می‌توان در سیستم سازی فرآیند کسب وکار، که راهی برای مدیریت یک شرکت از طریق فرآیندهای آن است، اعمال کرد. در BPM، ما به دنبال یک چرخه بهبود مستمر هستیم. این چرخه مراحل مختلفی را طی می‌کند و به طور معمول نتایج را برای بهبود بیشتر مورد ارزیابی مجدد قرار می‌دهد. مراحل این چرخه عبارتند از:
- نقشه برداری: ما وضعیت فعلی کسب و کار و نحوه انجام فرآیندها را تجزیه و تحلیل می‌کنیم.
- مدل سازی: سپس، گلوگاه‌ها و مشکلات موجود در آن فرآیندها را پیدا کرده و راه حل‌هایی را پیشنهاد می‌کنیم.
- پیاده سازی: با توجه به این این راه‌حل‌ها، کارکنان فرآیندهای جدید و خودکار را ایجاد و اجرا می‌کنند.
- نظارت: برای اطمینان از نتایج خوب و همسویی فرآیندها با دستورالعمل‌ها، نظارت و اندازه گیری فرآیندها ضروری است. به این ترتیب، فرآیندها را می‌توان در تاریخ بعدی بهبود بخشید.
اینجاست که ابزارهای مدیریت بصری فرآیند به کمک ما خواهند آمد. یادگیری فرآیندهای جدید و استانداردسازی این فرآیندها با استفاده از ابزارهای مدیریت بصری با سهولت فراوانی انجام می‌شوند. دستورالعمل‌های تصویری، تابلوها و علامت گذاری‌ها می‌توانند به کارکنان برای یادگیری سریع‌تر روندهای جدید انجام کارها کمک کنند.
سخن آخر
مدیریت دیداری یک ابزار کاملاً ضروری در دنیای ناب است. این ابزار می‌تواند به عنوان رابط بین داده‌ها و افراد عمل کند. مدیریت بصری از نشانههای بصری استفاده می‌کند تا اطلاعات در یک محل کار را در دسترس کسانی قرار دهد که نیاز به دانستن آن دارند. در واقع مدیریت بصری انجام کار درست را آسان و انجام کار اشتباه را غیرممکن می‌کند!
شما می توانید مدیریت بصری موثر را به هزاران روش مختلف در سازمان خود پیاده سازی کنید. کانبان‌ها، تابلوهای اعلانات، علامت گذاری‌ها و غیره ابزارهای امروزی اجرای مدیریت دیداری موثر هستند.
سوالات متداول
- مدیریت دیداری به چه معناست؟
مدیریت بصری روشی برای انتقال پیام‌های کلیدی به روش بصری است. نشانه‌ها در مدیریت دیداری بسیار ساده هستند و می‌توانند بدون فکر زیاد توسط همه درک شوند.
- علت استفاده از مدیریت دیداری در سازمان‌ها چیست؟
مدیریت دیداری ارتباطات را تسهیل کرده و انجام کار درست در زمان درست در سازمان را آسان می‌کند. زیرا درک و پردازش تصاویر نسبت به متون برای انسان‌ها ساده‌تر است.
- مزایای مدیریت دیداری چیست؟
افزایش سطح ایمنی، بهبود کیفیت تولیدات وحدت و مشارک در سازمان و ایجاد فرهنگ بهبود مستمر در بخش‌های مختلف سازمان مهم‌ترین مزایای مدیریت دیداری هستند.
- اجزاء مدیریت دیداری موثر چیست؟
پوسترها و بنرها، تابلوها، علامت گذاری و تصاویر ایمنی مهم‌ترین اجزاء مدیریت دیداری موثر به شمار می‌روند.
محمد نجارکریمی
دکتری عالی مدیریت کسب و کار | مربی ارشد سیستم سازی
