مدیریت ژاپنی شما را به یاد چی می‌اندازد؟ احتمالا شما هم یاد کار، کیفیت، ناب بودن، کلاس جهانی، کار تیمی و احترام می‌افتید!

همیشه وقتی صحبت از کار و کیفیت محصول می‌شود، یاد ژاپنی‌ها می‌افتیم؛ آن‌ها سخت‌کوشند و کیفیت کالا‌هایشان نیز عالی است. اما دلیل سخت‌کوشی ژاپنی‌ها و کیفیت ناب محصولات‌شان چه می‌تواند باشد؟

در یادگیری، به‌کار‌گیری و نتیجه‌گیری از سیستم‌ها و روش‌های مدیریتی، سه عنصر اصلی نقش اساسی دارند:

• هدف
• انگیزه
• ابزار

خیلی از روش‌های مدیریتی، هدف‌گذاری می‌کنند انگیزه هم می‌دهند اما ابزار کاربردی را در اختیار نمی‌گذارند.

با جرات می‌توان گفت که در سیستم مدیریت ژاپنی جمع این سه ابزار را می‌توان عالی دید هدف‌گذاری ناب، انگیزه و همراهی کارکنان، و ابزار‌هایی دست‌یابی به اهداف

در این مقاله مدیریت ژاپنی تلاش می‌کنیم از سه بُعد هدف‌گذاری، انگیزه و ابزار‌های کار بردی و ناب به سیستم مدیریت ژاپنی نگاهی بیاندازیم. اینکه چطور هدف‌گذاری انجام می‌شود، اصول و ارزش‌های حاکم بر سیستم‌های مدیریتی ژاپنی چی می‌باشد و چطور کار کارکنان انگیزه پیدا می‌کنند تا برای کارفرما تا سر حد جانشان کار کنند و در انتها ابزار‌های کاربردی که سیستم مدیریتی ژاپنی‌ها به الگو‌های مدیریتی دنیا تبدیل کرده را مرور خواهیم کرد.

بخش اول: مدیریت ژاپنی، مغز سیستم هدف‌گذاری

هدف از استقرار مدیریت ژاپنی دستیابی به تعالی روزانه است. دست‌یابی به کسب و کاری در تراز جهانی، بدین مفهوم که مجموعه تولیدی و تجاری را در راستای بهبود مستمر شاخص‌های کیفیت (Q)، هزینه (C)، تحویل به موقع (D)، منابع انسانی (Hr) و محیط کار و زیست (E) هدایت نماید.

برای این منظور مدیریت ژاپنی مبادرت به طراحی ابزار متنوعی نموده تا هر کدام از آن‌ها با در نظر گرفتن تقدم و تاخر آن‌ها در استقرار، مشابه سکوی پرتاب و سوخت موشک عمل نموده و مجموعه را به مقصد تعالی روزانه پرتاب نماید.

تفکر ناب

 تفکر ناب، درواقع انجام فعالیت‌هایی در راستای ریشه کن کردن اتلاف و آفرینش ارزش در سازمان است. تفکر ناب نگرشی برای افزایش بهره وری، ارزش آفرینی مستمر، به حداقل رساندن هزینه‌ها و اتلاف‌ها ست.

 این تفکر بستری را فراهم می‌کند که از طریق آن بتوان با منابع کم‌تر، تجهیزات کم‌تر، زمان کم‌تر، فضای کمتر، به بیش‌ترین سود دستیافت و با توجه به نیاز مشتری و تأمین درست نیاز‌هایشان، به آن‌ها نزدیک شد.

مدیریت ژاپنی – اهداف کلان ، اهداف اصلی ، اصول ، راهبرد ها و ابزار ها

دانستن مفاهیم اهداف کلان، اهداف اصلی، اصول، راهبرد‌ها و ابزار‌ها، یکی از مهم‌ترین مفاهیم مدیریت ژاپنی در کسبوکار‌ها است؛ که با ذکر نمونه و مثال‌هایی که در ادامه خواهد آمد، به دقت روشن خواهیم کرد.

1.  اهداف کلان: Objective

 مثال : کیفیت و تولید و خدمات ناب

2. اهداف اصلی: Target

مثال جلب نظر مشتریان داخلی و خارجی کاهش قیمت نهایی، کاهش هزینه‌ها مثال: ارائهٔ تولیدات، محصولات و خدمات در زمان استاندارد

3. Principle: اصول

تولید و خدمات بدون ایرادعدم پذیرش قطعات و خدمات معیوب به حداکثر رساندن کارایی و بهره وری توسعهٔ مهارت‌ها مثال: همکاری و مشارکت کارکنان

4. Guidelines: راهبرد‌ها

تضمین پروسهٔ تولید و خدمات، مطابق با استاندارد‌ها – استانداردسازی اجرای خودکنترلی

مثال: حل مشکلات کیفی محصولات و خدمات کاهش هزینهٔ تجهیزات

ضمانت تولید روزانه، ارائهٔ خدمات طبق برنامه و تولید محتوای منظم توسعهٔ مهارت کارکنان

5. ابزارها

ابزار اتلاف‌شناسی، استانداردسازی، ساماندهی محیط کاری 5s، کایزن

بعد از مشخص شدن اهداف کلان کسب وکار، اهداف اصلی را مشخص کرده و با پیروی از سری اصول سازمانی خاص کسب وکار خود، راهبرد‌ها و رویکرد‌های تحقق آن‌ها را مشخص نموده و درنهایت با استفاده از ابزار مطمئنی که در صنایع و کسب وکار‌های طراز اول، قابلیت‌های خود را با موفقیت به نمایش گذاشته اند، تلاش خود را در جهت رسیدن به اهداف ناب کسب وکار، به کار می‌بندیم.

موفقیت حیرت‌انگیز شرکت‌ها با اجرای درست مدیریت ژاپنی

پر واضح است که سودآوری کسب و کار‌ها رابطه مستقیمی با کیفیت و محصول درست و تحویل درست دارد. هر کسب و کاری با تاثیر 4Pبازاریابی یعنی محصول، قیمت، ترویج و توزیع (Product، Price، Promotion، Place) بر کسب و کار خود آگاه است و زمانی یک کسب و کاری موفق می‌شود که همه‌ این‌ها درست کار کنند.

به عنوان مثال اگر شما نتوانید محصول درست، بی‌نقص و با کیفیت و مطابق با نیاز مخاطب و به صورت بهینه تولید کنید نمی‌توانید مشتری راضی داشته باشید در نهایت بقیه آمیخته‌های بازاریابی‌تان هم درست کار نخواهد کرد.

مدیریت ژاپنی ناب چیست؟

بسیاری از طرفداران مدیریت ژاپنی -تولید ناب با پیشرفت‌های مداوم فرآیند، این موضوع را فراتر هم برده‌اند. این امر به آن‌ها امکان می‌دهد بدون نیاز به تغییرات اساسی در کل سیستم یا رویکرد، پیشرفت‌های کوچک اما مداومی در جهت اهداف خود داشته باشند. بنابراین، مقدمه‌ی مدیریت ناب می‌تواند در سه مفهوم اساسی خلاصه شود:

• ارائه‌ی ارزش بیشتر برای مشتری
• به حداقل رساندن و کاهش موارد زائد
• بهبود مداوم و چابکی

مدیریت ژاپنی برای چه کسب‌وکار‌هایی کاربرد دارد ؟

مدیریت ژاپنی مدل کسب‌وکار نابی هست که می‌تواند برای هر صنعت یا مدل تجاری که دنبال چابکی هست کاربرد داشته باشد. چه در زمینه‌ی توسعه‌ی نرم‌افزار، چه در سیستم‌های تولید و چه در مهندسی صنایع، می‌توانید اصول ناب را در کار خود به‌کار بگیرید. مدیریت ژاپنی ناب هم به نفع مشتریان، هم اعضای تیم و هم سهامداران است.

در اینجا چند مزیت از روش مدیریت ژاپنی ناب ارائه می‌شود:

• کارآیی بیشتر: بهره‌وری را در قلب فعالیت‌های تجاری قرار داده و کار‌های اضافه را به حداقل می‌رساند.
• بهبود تمرکز: شرکت‌هایی که از این تفکر استفاده می‌کنند، یاد می‌گیرند روی انجام کار‌هایی که بیشترین ارزش را دارند تمرکز کنند.
• استفاده‌ آسان از منابع: رهبری ناب در کار شما باعث می‌شود که براساس میزان لازم و نه بیش از حد فعالیت کنید، به گونه‌ای که از منابع به شکل صحیحی استفاده کنید تا کاهش هزینه‌ها را در پی داشته باشد.
• افزایش سازگاری: مدیریت ناب به شما کمک می‌کند پروژه‌ها را براساس قرارداد و تقاضای صورت گرفته تحویل دهید و نه براساس پیش‌بینی‌ها.

مدیریت ژاپنی -کسب‌وکار ناب در کلاس جهانی

اگر بخواهیم به‌طور خلاصه بیان کنیم، بکار گیری مدیریت ژاپنی در کسب‌وکارها یک نوع استراتژی، مدل همه‌جانبه و یکپارچه‌ای است که در همه‌ی بخش‌های سازمان از سطح پایین یعنی خطوط تولید، خدمات و کارکنان صفی گرفته تا کارکنان سطح بالا و مدیران بالا دستی را در برمی‌گیرد و هر فردی با توجه به سمت و جایگاهی که در سازمان دارد، باید به اندازه‌ی نیاز از آن بهره‌مند شود.

با نهادینه شدن تفکر کسب و کار ناب در کل سازمان است که شما می‌توانید تولید/خدمات به هنگام و ناب داشته باشید، عملکرد و بهره‌وری خودتان را تا دو برابر افزایش دهید، به عنوان سازمان چابک شناخته شوید، محصولات بدون نقص تولید کنید، هزینه‌هایتان را به مقدار قابل‌توجهی کاهش دهید و خیلی موارد دیگر.

خیلی ساده بگویم، تفکر کسب‌وکار ناب یک پارادایم جدید در حوزه‌ی کسب‌وکارهاست که عدم توجه و فرهنگ‌سازی این مدل در سازمان‌ها آثار جبران ناپذیری از خود به جا خواهد گذاشت.

چرا باید از الگو‌های جهانی استفاده کنیم؟

دلیل اینکه مجموعه‌ی کلینیک تخصصی مدیر ناب این مدل را ارائه می‌دهد این است که مدیران این مجموعه باور دارند که کسب‌وکار‌ها برای موفقیت نیاز به یک استاندارد و الگوی جهانی دارند تا بتوانند در مسیر شرکت‌های موفق قدم بگذارند. مدل زیر یکی از این الگو‌های موفق جهانی است که باید در هر سازمانی نهادینه و پیاده‌سازی شود و همچنین تبعیت از این مدل‌ها، تبدیل به فرهنگ هر روز سازمان شود.

مدیریت ژاپنی – تولید ناب

استفاده از سیستم و تفکر تولید ناب نتایج زیر را با خود به همراه خواهد داشت:

۱) حذف خطا‌ها (Defect) و اتلاف‌ها (Waste)

۲) کاهش زمان چرخه‌ی تولید (Cycle Times)

۳) کاهش سطوح موجودی (Inventory levels )

۴) افزایش بهره‌وری نیروی کار (labor Productivity)

۵) بهینه‌سازی استفاده از تجهیزات و فضا

۶) انعطاف کمپانی در تغییر نوع تولید (Flexibility)

۷) افزایش میزان تولید (Output)

تمام نتایج فوق در نهایت به کاهش هزینه‌های تولید منجر می‌شود. اگر در سطح کلان نگاه کنیم، با اجرای تولید ناب هزینه‌ها کاهش یافته و تولید بهینه می‌شود و همچنین فرآیند‌ها استاندارد‌سازی می‌شوند که نتیجه‌ی اصلی آن بهبود عملکرد و بهره‌وری شرکت تا چند برابر است.

بخش دوم: مدیریت ژاپنی –قلب مدیریت -انگیزه کارکنان

همانطور که در مقدمه اشاره شد برای یاد‌گیری، بکار‌گیری و نتیجه‌گیری از سیستم جدید سه عامل اصلی نقش حیاتی دارند:

هدف ، انگیزه داشتن و ابزار

در بخش قبلی به اهداف اصلی مدیریت ژاپنی پرداخت شد و در این بخش به انگیزه بخشیدن کار کنان در سیستم مدیریت ژاپنی می‌پردازیم.

اصول اساسی مدیریت ژاپنی– تپش قلب کسب و کار

سه اصل اساسی وجود دارد که نشان‌دهنده‌ی تفاوت‌های روش مدیریت ژاپنی و غربی است.

1. کارمند کم هوش نیست: باید فرصت لازم در اختیار کارمندانی که قصد دارد کیفیت کاری خود را بهبود بخشد، قرار گیرد.
2. اعضای یک شرکت مانند یک «خانواده» هستند.
3. کار گروهی مهم‌تر از کار انفرادی است. یکی برای همه، همه برای یکی

این سه اصل، شالوده‌ی روش ژاپنی کار است. شاید به نظر ساده برسند، ولی همین سه مورد، اساس رشد اقتصادی ژاپن در جهان است.

اصل اول به‌روشنی بیان می‌کند: «کارمند کم‌هوش نیست». بنابراین کارمندان آن‌قدر توانایی دارند تا از عهده‌ی وظایف خاصی که برایشان در نظر گرفته‌شده است، برآیند و علاوه بر آن، می‌توانند روش‌های انجام کار را ارتقا دهند.

در یک شرکت ژاپنی، معمولا اولین قدم برای بهبود عملکرد در انجام یک پروژه، گفتگو با کارمندان درباره‌ی روش انجام کار است. بسیار مهم است تمامی کارمندان بدانند که مسئولیت‌شان در پروژه چیست. کارفرمایان ژاپنی به دنبال کارگرانی هستند که پیشنهاد بدهند و این موضوعی عادی است که سرکارگر‌ها با کارگران درباره‌ی راه‌حل‌های موجود بحث کنند. ژاپنی‌ها معتقدند وقتی کارمندان نظرات‌شان را بیان می‌کنند، کار، بهتر انجام می‌شود. هر زمان لازم است روش انجام کار تغییر کند، تمامی کارمندان باید درباره‌ی جنبه‌های مختلف این امر با کارفرما بحث کنند.

یادگیری مهارت جدید توسط کارگر ژاپنی

 ژاپنی‌ها از دو روش استفاده می‌کنند تا به کارمندان برای بیان نظرات‌شان انگیزه بدهند. در روش اول که به شیوه‌ی کنترل کیفی معروف است، کارمندان ایده‌های خلاق خود را ارائه می‌کنند؛ اما در روش دوم، تمامی کارمندان تشویق می‌شوند تا در طول سال‌های فعالیت خود، مهارت‌های جدید یاد بگیرند. به همین دلیل اکثر کارمندان در ژاپن از فرد دیگری در شرکت، مهارت‌های جدید می‌آموزند. هیچ‌یک از کارمندان قرار نیست تا زمان بازنشستگی فقط یک کار انجام دهد.

اگر کارمندی در طول سال‌های فعالیت خود مهارت‌ها و توانایی‌های جدید کسب کند، نزد شرکت ارج و قرب بیشتری خواهد داشت. در بعضی شرکت‌های ژاپنی، خود کارمندان مسئول میزان بهره‌وری شرکت هستند. شرکت نه تنها نظرشان را می‌پرسد، بلکه توانایی و مهارت‌هایشان را نیز افزایش می‌دهد تا بتوانند برای مشکلات موجود راه‌حل بیابند. چه تعداد از کارمندان در جوامع غربی مانند کارمندان ژاپنی با جدیت برای بهبود محیط کاری خود می‌کوشند؟ اگر شرکت‌هایی را که از سیستم پیشنهاد در مدیریت محیط کار استفاده می‌کنند، با هم مقایسه کنیم، خواهیم دید در ژاپن تعداد پیشنهادات هر کارمند برای افزایش بهره‌وری بسیار بالاست، در حال که این رقم در آمریکا تقریبا صفر است. لازم است مدیران و سرپرستان شرکت‌های آمریکایی در روش کارشان تغییراتی دهند و بپذیرند کارمندان‌شان آن‌قدر شایسته هستند که بتوانند در روند توسعه‌ی محصول به آنان به عنوان بخشی از فرایند تولید محصول، اعتماد کنند.

با افزایش سودآوری شرکت، کارمندان ژاپنی نیز پاداش دریافت می‌کنند. مقدار پاداش را بر اساس میزان بهبود در عملکرد شرکت محاسبه می‌کنند. در واقع در دوره‌ی رکود اقتصادی، حقوق کارمندان دون‌پایه کمتر از کارمندان رده‌بالا کاهش می‌یابد زیرا مدیران و سرپرستان شرکت، مسئول سیاست‌ها و تصمیمات اشتباه هستند.

دومین اصل از تئوری مدیریت ژاپنی می‌گوید: «کارمندان مانند یک خانواده‌اند». شرکت‌های ژاپنی به این باور رسیده‌اند که کارمندان و کارفرمایان می‌توانند سازنده‌ی یک مجموعه‌ی قدرتمند اجتماعی باشند. تمامی کارمندان یک شرکت، پیش از آن که تنها یک حقوق‌بگیر باشند، اجزای سیستمی مسئولیت‌پذیر و تعاملی هستند. بخشی از یک شرکت یا «خانواده» بودن، احساس اعتماد دوطرفه در کارفرما و کارمندان ایجاد می‌کند. در این اصل، موضوع امنیت شغلی کارمندان هم مورد توجه قرار می‌گیرد. درست همان‌طور که والدین فرزندان‌شان را اخراج نمی‌کنند، شرکت‌ها نیز کارمندان خود را اخراج نمی‌کنند. پذیرش شرکت به عنوان یک «خانواده»، عملکرد کارمندان در محیط کار را بهبود می‌بخشد.

 اصل سوم: مدیریت ژاپنی می‌گوید: «گروه مهم‌تر از فرد است. »

اهمیت کار گروهی در میان ژاپنی‌ها

اصلی‌ترین تفاوت بین سبک مدیریت ژاپنی و غربی نه در روش عملکرد که در شیوه‌ی نگرش است. ژاپنی‌ها روش مدیریت غربی – به خصوص سبک مدیریت آمریکایی- را در سی سال گذشته مطالعه کرده‌اند و بر اساس محیط کاری خود تغییراتی در آن داده‌اند. در حال حاضر، آشکار شده است که شرکت‌های غربی در حال مطالعه‌ی روش مدیریت، نگرش و فلسفه‌ی مدیریت ژاپنی‌ها هستند و تلاش می‌کنند بخش‌هایی از آن را که معتقدند برای شرکت‌هایشان ارزشمند است، به کار برند. مطالعه و کاربرد روش‌های متنوع مدیریت ژاپنی برای شرکت‌های غربی لازم و ضروری است زیرا توان و خصوصیات نیروی کار، اصلی‌ترین دلیل موفقیت ژاپن در تولید محصول باکیفیت و بازدهی کاری بالاست.

شرکت‌های غربی باید وضعیت روابط انسانی و شیوه‌های مدیریتی را در محیط کار تغییر دهند تا بتوانند نه فقط با ژاپن که با مابقی جهان نیز به رقابت بپردازند.

اصلی‌ترین تفاوت بین کارمندان ژاپنی و غربی در نوع ارتباط آن‌ها با کارفرمایان است. در ژاپن، پیوندی مستحکم بین آن‌ها وجود دارد و در هر شرایطی ثبات و امنیت شغلی کارمندان حفظ می‌شود. به این ترتیب رابطه‌ی کارمند و کارفرما اغلب به رابطه‌ای قوی تبدیل می‌شود که حتی می‌تواند قوی‌تر از رابطه‌ی والدین و فرزند یا زن و شوهر باشد. اما پیوند بین کارمند و کارفرما در غرب نسبتا ضعیف است زیرا بر مبنای رابطه‌ای است که کارفرما یا کارمند می‌تواند مستقلا و بدون اعلام قبلی به‌سادگی آن را قطع کند.

 شرکت‌های ژاپنی می‌کوشند وضعیت منابع انسانی را بهبود بخشند زیرا کارمندان شرکت را قلب کسب‌وکار خود می‌دانند.

شروع تحول ژاپن با پذیرش اصول مدیریت دمینگ بود اصولی که در آن دوران در جامعه مدیریت امریکا استقبال نگردید.

 نظریات دکتر دمینگ بر این اساس استوار بود:

تنها کیفیت برتر باعث افزایش بهره وری است و این امر باعث می‌شود که سهم فروش در بازار افزایش یابد و به صورت دراز مدت، پایدار بماند و باعث بقاء و موفقیت مؤسسه شود.

مطالعات و پژوهش‌های صورت گرفته در خصوص موفقیت شرکت‌های ژاپنی، یا مدیریت ژاپنی معطوف به چهار نوع ویژگی سازمانی است که باعث غلبه شرکت‌های ژاپنی بر رقبای غربی آن‌ها شده است:

 شایسته سالاری:

کارمندی که می‌تواند مسئولیت هر کاری را بر عهده بگیرد، برای افزایش بازدهی و کیفیت آن کار، از هوش کافی برخوردار است. یک مدیر موفق با شناسایی این پتانسیل باید کارمند را به سوی تعالی و بهره وری بیشتر سوق دهد و این امر با ایجاد انگیزه صرفاً مقدور می‌گردد.

خود و سازمان باوری:

باید فرصت لازم در اختیار کارمندانی که قصد دارند کیفیت کاری خود را بهبود بخشد، قرار گیرد.

وفاداری و حس مسولیت:

اعضای یک شرکت مانند یک خانواده هستند تا اعتماد بین ارکان خانواده نباشد تضمینی برای دوام این ارتباط وجود نخواهد داشت.

سازمان محوری:

در ایجاد یک سازمان و یا یک شاکله اقتصادی کار گروهی مهم‌تر از کار انفرادی است، عاملی که صرفاً توسط برنامه‌های مدیریتی و ممیزی عملکرد مقدور می‌شود.

اعجاز مدیریت ژاپنی به توانایی آن‌ها در روند توسعه، ارتباطات و اجرای یک چشم انداز، باز می‌گردد!

چشم انداز در ژاپن نقش بسیار محسوسی در رشد و تعالی سازمان‌های ژاپنی طی سال‌های گذشته داشته است.

این امر بدون شناخت و درک نسبت به محیط خود و موقعیت جهانی آن‌ها و پیش‌بینی تغییرات آینده جهان امکان‌پذیر نمی‌باشد.