برنامه ریزی در مدیریت کسب و کار

برنامه ریزی، عملکرد بنیادی مدیریت است که شامل تصمیم گیری درباره موارد زیر است:چه کاری باید انجام شود، چه زمانی انجام شود، چگونه انجام شود و چه کسی آن را انجام خواهد داد. این یک فرآیند فکری است که اهداف یک سازمان را مشخص می‌کند. همچنین دوره‌های عملیاتی مختلفی را تعریف می‌کند که در طی آن سازمان می‌تواند به آن اهداف دست یابد. یک برنامه ریزی خوب دقیقاً چگونگی دستیابی به یک هدف خاص را مشخص می‌کند.

مدیران کسب و کار به دو برنامه نیاز دارند:

1. یک برنامه کوتاه مدت که عملیات یک ساله را پوشش می‌دهد،
2.  یک برنامه بلند مدت که دوره‌ای کافی برای تغییر یا تعدیل استفاده از منابع اساسی را پوشش می‌دهد.

یک فرآیند برنامه ریزی معمولی ممکن است ایجاد بیانیه‌ای از اهداف کسب و کار را بررسی کند. اهداف و مقاصد نیاز به بحث و مستندسازی دارند. مدیران کسب و کارها باید روی اهداف اصلی تمرکز کنند. تحقق اهداف اصلی به تحقق اهداف فرعی نیز کمک می‌کند. بدون اهداف مشخص هیچ جهتی برای فعالیت وجود ندارد. ممکن است مدیریت کسب و کار علاقه‌مند به توسعه یک طرح جدید باشد که درآمد بیشتری را فراهم کند. توسعه یک طرح معمولاً شامل فهرست کردن منابع موجود به طور عینی و دقیق است. مهم است که منابع اولیه مانند زمین، نیروی کار، سرمایه و مدیریت به درستی تعریف شود. در نهایت، یک کسب و کار تنها می‌تواند به خوبی مدیریت آن کسب و کار باشد! در تدوین برنامه، ظرفیت مدیریت باید در نظر گرفته شود و احتمالاً یک برنامه نباید تا از توانایی‌های مدیران کسب و کار فراتر رود.

ویژگی‌های برنامه ریزی در مدیریت کسب و کار

1. عملکرد مدیریتی: برنامه ریزی اولین و مهم‌ترین کارکرد مدیریتی است که مبنایی را برای سایر کارکردهای مدیریت فراهم می‌کند. یعنی سازماندهی، مدیریت کارکنان، هدایت و کنترل. زیرا در حاشیه برنامه‌ ریزی‌های انجام شده انجام می‌شوند.
2. هدف گرا: برنامه ریزی در مدیریت کسب و کار بر مبنای تعریف اهداف سازمان و شناسایی مسیرهای اقدام جایگزین انجام می‌شود. هدف از برنامه ریزی تدوین برنامه اقدام مناسبی برای دستیابی به اهداف سازمان است.
3. فراگیر: برنامه ریزی فراگیر است به این معنا که در همه بخش‌ها وجود دارد و در همه سطوح سازمن مورد نیاز است. اگرچه دامنه برنامه ریزی در سطوح و بخش‌های مختلف متفاوت است.
4. فرآیند مستمر: برنامه ریزی‌ها برای یک دوره خاص، مثلاً برای یک ماه، سه ماه، یک سال و غیره تدوین می‌شوند. پس از پایان آن دوره، با در نظر گرفتن الزامات و شرایط حال و آینده سازمان، برنامه‌های جدیدی ترسیم می‌شود. بنابراین، برنامه ریزی در کسب و کار یک فرآیند مداوم است.
5. فرآیند فکری: برنامه ریزی در سازمان یک تمرین ذهنی است. در این تمرین ذهنی به تفکر، پیش بینی، تصور هوشمندانه و ابداع و … پرداخته می‌شود.
6.  آینده نگر: در فرآیند برنامه ریزی، نگاهی گذرا به آینده می‌اندازیم. این شامل نگاه به آینده، تجزیه و تحلیل و پیش بینی آن است تا سازمان بتواند به طور موثر با چالش‌های آینده مواجه شود. مسیرهای جایگزین انتخاب شده باید در بین همه بهترین باشد. همچنین باید با کمترین تعداد پیامدهای منفی و بیشترین تعداد پیامدهای مثبت همراه باشد.

برنامه ریزی به تعیین اهداف و تدوین برنامه برای دستیابی به آن‌ها مربوط می‌شود. این فعالیت به مدیران کمک می‌کند تا شرایط فعلی را تجزیه و تحلیل کنند تا راه‌های دستیابی به موقعیت مورد نظر در آینده را شناسایی کنند. برنامه ریزی هم نیاز کسب و کار است و هم مسئولیت مدیران.

نحوه برنامه ریزی در مدیریت کسب و کار

برنامه ریزی در مدیریت کسب و کار یک فرآیند سیستماتیک است. این فرآیند شامل هشت مرحله است:

1. تشخیص نیاز به اقدام: بخش مهمی از فرآیند برنامه ریزی، آگاهی از فرصت‌های تجاری در محیط بیرونی شرکت و همچنین نقاط قوت درون کسب و کار است. هنگامی که چنین فرصت‌ها و نقاط قوتی شناخته شدند، مدیران می‌توانند اقداماتی را که برای تحقق اهداف باید انجام شود، تشخیص دهند. باید به چشم انداز این فرصت‌های جدید نگاهی واقع بینانه داشت. تجزیه و تحلیل SWOT راه حلی کاربردی برای این مرحله از برنامه ریزی است.
2. تعیین اهداف: این دومین و شاید مهم‌ترین مرحله از فرآیند برنامه ریزی است. در اینجا ما اهداف را برای کل سازمان و همچنین بخش‌های فردی مشخص می‌کنیم. اهداف سازمانی جهت گیری کلی را ارائه می‌دهند. اهداف بخش‌ها جزئی‌تر خواهد بود. اهداف می‌توانند بلند مدت و کوتاه مدت باشند. آن‌ها نتیجه نهایی را نشان می‌دهند که شرکت می‌خواهد به آن دست یابد. بنابراین اهداف از تفکر مدیران بیرون می‌آیند و کارکنان را به مسیر صحیح هدایت می‌کنند.
3. فرضیه سازی و پیش بینی: برنامه ریزی همیشه با در نظر گرفتن آینده انجام می‌شود. با این حال، آینده همیشه نامشخص است. بنابراین در عملکرد مدیریت، فرضیات خاصی باید در نظر گرفته شود. این فرضیات، مقدمات برنامه ریزی هستند. چنین فرضیه سازی‌هایی در قالب پیش بینی‌ها صورت می‌گیرد. این مفروضات برنامه ریزی نیز دو نوع هستند – داخلی و خارجی. مفروضات خارجی با عواملی مانند محیط سیاسی، محیط اجتماعی، پیشرفت فناوری، رقابت، سیاست‌های دولتی و غیره سروکار دارند. مفروضات داخلی با سیاست‌ها، در دسترس بودن منابع، کیفیت مدیریت و غیره سروکار دارند. این مفروضات ساخته شده باید در سراسر سازمان یکسان باشد. همه مدیران باید از این مقدمات آگاه باشند و با آن‌ها موافق باشند.
4.  شناسایی گزینه‌های جایگزین: مرحله چهارم فرآیند برنامه ریزی، شناسایی گزینه‌های موجود در دسترس مدیران است. برای دستیابی به اهداف شرکت انتخاب‌های زیادی وجود دارد. همه این مسیرهای جایگزین باید شناسایی شوند. باید چند گزینه‌ در دسترس مدیر باشد. شاید او یک جایگزین نوآورانه را به امید نتایج کارآمدتر انتخاب کند. مشکل این مرحله یافتن گزینه‌های جایگزین نیست، بلکه محدود کردن آن‌هاست. در این مرحله باید گزینه‌های جایگزین به تعداد معقولی از انتخاب‌ها محدود شوند تا بتوان همه آن‌ها را به طور کامل ارزیابی کرد.
5. بررسی مسیر اقدام جایگزین: مرحله بعدی فرآیند برنامه ریزی، ارزیابی و بررسی دقیق هر یک از طرح‌های جایگزین است. هر گزینه بررسی می‌شود و در این بررسی تمام جوانب مثبت و منفی آن سنجیده می‌شود. برنامه‌های جایگزین باید با توجه به اهداف سازمانی ارزیابی شوند. مثلا اگر طرح مالی است، در آن صورت، ارزیابی ریسک-بازده آن انجام خواهد شد. محاسبات و تجزیه و تحلیل دقیق انجام می‌شود تا اطمینان حاصل شود که برنامه قادر به دستیابی به اهداف به کارآمدترین شکل ممکن است.
6. انتخاب جایگزین: سرانجام، به مرحله تصمیم‌گیری در فرآیند برنامه‌ریزی می‌رسیم. اکنون بهترین و قابل اجراترین طرح برای اجرا انتخاب خواهد شد. طرح ایده آل سودآورترین طرح با کمترین پیامدهای منفی و همچنین سازگار با موقعیت‌های پویا است. بدیهی است که انتخاب بر اساس تحلیل علمی و معادلات ریاضی است. اما شهود و تجربه مدیران نیز باید نقش مهمی در این تصمیم داشته باشند. گاهی اوقات چند جنبه مختلف از برنامه های مختلف با هم ترکیب می‌شوند تا به یک طرح ایده آل برسند.
7. تدوین طرح حمایتی: هنگامی که برنامه را برای اجرا انتخاب کردید، مدیران باید یک یا چند طرح حمایتی ارائه دهند. این طرح‌های ثانویه به اجرای طرح اصلی کمک می‌کند. به عنوان مثال، طرح‌هایی برای استخدام افراد بیشتر، آموزش پرسنل، گسترش دفتر و غیره، همه این طرح‌های فرعی در واقع بخشی از طرح اصلی هستند.
8. اجرای طرح: در نهایت به آخرین مرحله از فرآیند برنامه ریزی یعنی اجرای طرح می‌رسیم. این زمانی است که همه کارکردهای دیگر مدیریت وارد عمل می‌شوند و برنامه برای دستیابی به اهداف سازمان عملی می‌شود. ابزارهای مورد نیاز برای چنین پیاده سازی شامل انواع برنامه‌ها – رویه‌ها، سیاست‌ها، بودجه‌ها، قوانین، استانداردها و غیره است.

سازماندهی در مدیریت کسب و کار

سازماندهی دومین کارکرد کلیدی مدیریت پس از برنامه ریزی است. سازماندهی تلاش‌های انسانی را هماهنگ می‌کند، منابع را سامان می‌‌دهد و این دو را به گونه‌ای ترکیب می‌کند که به دستیابی به اهداف کمک کند. این شامل تصمیم گیری در مورد راه‌ها و ابزارهایی است که با آن برنامه ها می‌توانند اجرا شوند.

هنگامی که یک برنامه ایجاد شد، یک مدیر می‌تواند شروع به سازماندهی کند. سازماندهی شامل تخصیص وظایف، گروه بندی وظایف در بخش‌ها، تفویض اختیار و تخصیص منابع در سراسر سازمان است. در طول فرآیند سازماندهی، مدیران کارکنان، منابع، سیاست‌ها و رویه‌ها را برای تسهیل اهداف مشخص شده در برنامه هماهنگ می‌کنند. سازماندهی بسیار پیچیده است و اغلب شامل بررسی سیستماتیک منابع انسانی، امور مالی و اولویت‌ها می‌شود. قبل از اجرای یک برنامه، مدیریت کسب و کار باید دارایی‌های کسب و کار را سازماندهی کند تا بتوان برنامه را به طور کارآمد و موثر اجرا کرد. درک تخصص و تقسیم کار کلید این تلاش است. زیرا بخش عمده‌ای از “دارایی‌های” یک سازمان کارکنان آن هستند. به یاد بیاورید که هانری فایول در مورد تقسیم کار نوشته است: تخصصي شدن نيروی كار با توجه به مهارت‌های فرد، ايجاد توسعه شخصی و حرفه‌ای خاص در نیروی كار منجر به افزايش بهره وری می‌شود. با تفکیک کار به قسمت‌های کوچک و تخصیص آن به افراد مختلف سرعت و دقت کارگران در عملکرد فزایش می‌یابد. این اصل هم برای کارهای فنی و هم برای کارهای مدیریتی قابل اجرا است.در جایی که کارگران متخصص هستند، مدیران می‌توانند آن کارمندان را در بخش‌هایی گروه‌بندی کنند تا کارشان به طور مناسب هدایت و هماهنگ شود. به طور خلاصه، کار باید تقسیم شود و به افراد مناسب مشاغل مناسب داده شود تا از اضافه کاری و ناکارآمدی کاسته شود.

اهمیت سازماندهی در مدیریت کسب و کار

می‌دانیم که عملکرد برنامه ریزی در مدیریت کسب و کار برای دستیابی به اهداف تجاری ضروری است.اما  اگر مدیران نتوانند دارایی‌ها و منابع شرکت را به اندازه کافی سازماندهی کنند، بسیاری از برنامه‌ریزی‌های سازمان می‌تواند از بین برود. برخی از مزایای سازماندهی عبارتند از:

• سازمان اهداف فردی کارکنان را با اهداف کلی شرکت هماهنگ می‌کند. اگر کارکنان بدون توجه به تصویر کلان کار کنند، سازمان انسجام لازم برای کار به عنوان یک واحد را از دست می‌دهد.
• ساختار سازمانی خوب مستلزم سازماندهی است و برای گسترش فعالیت‌های تجاری ضرورت دارد. از آنجایی که ساختار سازمانی ردیابی و مسئولیت‌پذیری را بهبود می‌بخشد، این ساختار به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا منابع مورد نیاز خود را برای رشد تعیین کنند.
• سازماندهی به کارایی کسب و کار کمک می‌کند و باعث کاهش ضایعات می‌شود.
• یک سازماندهی و ساختار سازمانی قوی «زنجیره فرماندهی» را واضح می‌کند تا کارمندان بدانند چه جهتی را باید دنبال کنند. این به نوبه خود مسئولیت پذیری را بهبود می‌بخشد، که در هنگام اندازه‌گیری و تجزیه و تحلیل نتایج مهم است.

 این لیست کوتاهی از مزایایی است که مدیران (و کسب و کارها) وقتی برای سازماندهی زمان و انرژی صرف می‌کنند متوجه آن می‌شوند.

نحوه سازماندهی در مدیریت کسب و کار

سازماندهی یکی از عملکردهای اصلی در مدیریت کسب و کار است که تمام فعالیت‌ها و منابع را در یک توالی سیستماتیک و منطقی به هم پیوند می‌دهد. این شامل تعدادی از مراحل است که برای دستیابی به اهداف سازمانی دنبال می‌شود. اکنون به تفصیل در مورد این مراحل صحبت خواهیم کرد:

1. شناسایی و تقسیم کار: فرآیند سازماندهی با شناسایی کارها و تقسیم آن‌ها بر اساس برنامه شروع می‌شود. اساساً کار به فعالیت‌های مختلف قابل مدیریت طبقه بندی می‌شود تا از کار اضافه جلوگیری شود.
2. دپارتمان سازی: پس از طبقه بندی کار به فعالیت‌های مختلف، فعالیت‌هایی که ماهیت مشابهی دارند با هم گروه بندی می‌شوند. این فرآیند را دپارتمان سازی می‌نامند که تخصصی سازی وظایف را تسهیل می‌کند.
3. تعیین تکلیف: پس از تشکیل دپارتمان‌ها، کارکنان در بخش های مختلف زیر نظر یک مدیر قرار می‌گیرند که به آن فرد مدیر بخش می‌گویند. پس از آن، کارمندان بر اساس مهارت‌ها، صلاحیت‌ها و شایستگی‌هایشان به مشاغل اختصاص داده می‌شوند. برای اثربخشی عملکرد، مدیر باید اطمینان حاصل کند که تطابق مناسبی بین شغل و متصدی فعلی وجود دارد.  یعنی فرد مناسب باید در شغل مناسب قرار گیرد.
4. ایجاد سلسله مراتب سازمانی: استقرار در مشاغل به معنای اتمام فرآیند نیست. کارکنان باید بدانند که به چه کسانی باید گزارش دهند و چه کسانی می‌توانند به آن‌ها دستور دهند. از این رو، روابط کاری باید به وضوح ایجاد شود، که به ایجاد یک ساختار سلسله مراتبی سازمان کمک می‌کند.
5. تامین منابع برای اعضا: سپس تخصیص و استقرار منابعی مانند پول، مواد، لوازم و ماشین آلات و …که برای انجام عملیات روزانه سازمان مهم است مورد توجه قرار می‌گیرد.
6. هماهنگی تلاش‌ها و برنامه‌ریزی فعالیت‌ها:گام نهایی برای این فرآیند، هماهنگی تلاش‌ها و برنامه‌ریزی منطقی و منظم فعالیت‌ها به‌گونه‌ای است که بتوان به اهداف مشترک به نحو مؤثری دست یافت.

 هدایت یا رهبری در مدیریت کسب و کار

رهبری به معنای تأثیرگذاری، برانگیختن و الهام بخشیدن به کارکنان برای دستیابی به اهداف معینی در جهت چشم‌انداز کسب و کار است. در حقیقت رهبری در مدیریت کسب و کار مجموعه خاصی از مهارت‌ها و ویژگی‌هایی است که می‌توان از طریق یادگیری به دست آورد.