اردیبهشت
دسته‌بندی نشده
7 راه هوشمندانه برای افزایش بهره‌وری تیم‌ها
وقتی کارفرمایی هستید که برای کارمندان خود ارزش قائلید، می‌خواهید آنها در محیط کار احساس مشارکت و تعلق خاطر کنند. در عین حال، هرچه تیم بهره‌وری بیشتری داشته باشد، می‌توانید در زمان و هزینه بیشتری صرفه‌جویی کنید.
اما همه ما انسان هستیم. مهم نیست چقدر سخت کار می‌کنیم، موانع آزاردهنده همچنان می‌توانند سد راه بهره‌وری شوند. از صدای مداوم اعلان‌های دسکتاپ گرفته تا جلسات گاه‌به‌گاهی که ساعت‌ها طول می‌کشند، موارد زیادی می‌توانند سرعت تیم شما را کاهش دهند.
بنابراین، برای کمک به شما در حفظ نظم و پیشبرد اهداف (هم برای افراد و هم برای کارها)، لیستی از راهکارهای افزایش بهره‌وری گردآوری کرده‌ایم که می‌تواند عملکرد تیم شما را تقویت کند – و همه چیز با درک این موضوع شروع می‌شود که مغز انسان واقعاً چه میزان تمرکز را می‌تواند مدیریت کند.
درک توانایی مغز برای تمرکز
بهره‌وری تیم از طریق مهارت‌های مؤثر مدیریت زمان افزایش می‌یابد. متوسط مدت زمانی که بیشتر انسان‌ها می‌توانند روی یک کار متمرکز بمانند، چیزی بین ۱۰ تا ۵۰ دقیقه است. البته، مغز هر فرد منطقه راحتی متفاوتی در این محدوده دارد و وظایف مختلف به میزان متفاوتی از توان ذهنی نیاز دارند.
به طور معمول، هرچه یک کار به قدرت مغزی بیشتری نیاز داشته باشد، فرد می‌تواند زمان کمتری را به طور پیوسته روی آن تمرکز کند.
این مانند دویدن با سرعت بالا (اسپرینت) است؛ تعداد کمی از ما می‌توانیم بیش از یک دقیقه با تمام سرعت بدویم – و بیشتر ما حتی قادر به انجام آن هم نیستیم.
به طور مشابه، حتی اگر هنگام استفاده از مغز برای فکر کردن، تصمیمی برای به کارگیری عضلات نمی‌گیریم، با این وجود انرژی مصرف می‌کنیم. در واقع، مغز روزانه ۲۰٪ از انرژی متابولیک بدن را به خود اختصاص می‌دهد. به عبارت دیگر، فقط فکر کردن در طول روز (و شب) می‌تواند بسته به متابولیسم شما، حدود ۳۰۰، ۴۰۰ یا حتی ۵۰۰ کالری بسوزاند.
با این حال، دوره‌های تمرکز شدید می‌تواند تا ۵٪ بیشتر از بودجه کلی انرژی بدن شما را مصرف کند، و هنگامی که سعی می‌کنید تمرکز خود را برای مدت طولانی حفظ کنید، بهره‌وری آسیب می‌بیند.
این بدان معناست که انرژی مغز می‌تواند به اوج خود برسد و خواهد رسید، بنابراین حفظ سطح بالایی از تلاش و تمرکز ذاتاً دشوار است – زیرا، در نقطه‌ای، شما دیگر روی کار مورد نظر تمرکز نمی‌کنید و شروع به تمرکز بر تلاش برای متمرکز ماندن می‌کنید.
بنابراین، جای تعجب نیست که کارمند اداری متوسط در یک روز کاری هشت ساعته، تنها حدود سه ساعت کار معنادار تولید می‌کند.
با این وجود، نکات و ترفندهایی برای افزایش این اعداد از طریق تازه و پرانرژی نگه داشتن مغزمان در طول روز وجود دارد.
۷ راه برای افزایش بهره‌وری تیم‌ها
۱. تیم خود را به استراحت‌های بیشتر تشویق کنید
بر اساس یک نظرسنجی جدید از Slack، تقریباً نیمی از کارگران هرگز در طول روز کاری خود استراحت مشخصی ندارند – و این در واقع باعث کاهش بهره‌وری آنها می‌شود. کسانی که استراحت می‌کنند، ۱۳٪ امتیاز بهره‌وری بالاتری نسبت به کسانی که استراحت نمی‌کنند کسب کرده‌اند – و ۶۲٪ امتیاز بالاتری برای تعادل بین کار و زندگی داشته‌اند.
قبل از اینکه به چگونگی افزایش بهره‌وری نگاه کنید، به این فکر کنید که چگونه با روش‌های کاری بهتر، از زمان بیشتری بهره‌مند شوید.
یکی از این راه‌ها، استراحت‌های بیشتر است. در ابتدا ممکن است غیرمولد به نظر برسد، اما انواع مطالعات نشان داده‌اند که کار کردن در بازه‌های کوتاه (sprint-work) مؤثرتر از تلاش برای تمرکز بر روی یک پروژه واحد برای ساعت‌ها است.
به همین دلیل است که سیستم‌های کاری مبتنی بر بازه‌های کوتاه مانند «تکنیک پومودورو» (Pomodoro Technique) در بین دانشجویان بسیار محبوب است. در عین حال، کارفرمایان و کارمندان نیز می‌توانند به همان اندازه از آن بهره‌مند شوند.
در اینجا نحوه عملکرد آن برای شما و تیمتان آمده است:
- یک فعالیت را انتخاب کنید. یک پروژه یا وظیفه برای کار کردن مشخص کنید.
- یک تایمر برای ۲۵ دقیقه تنظیم کنید. در این مدت سخت روی فعالیت کار کنید و از عوامل حواس‌پرتی دوری کنید.
- یک استراحت پنج دقیقه‌ای داشته باشید. وقتی تایمر زنگ زد، برای کشش، خط‌خطی کردن، خوردن میان‌وعده، خواندن کتاب یا گپ زدن با همکاران، استراحت کنید.
- مراحل قبلی را چهار بار تکرار کنید. به فعالیت بازگردید و چهار دور دیگر جلسات کاری ۲۵ دقیقه‌ای با استراحت‌های ۵ دقیقه‌ای انجام دهید.
- یک استراحت ۳۰ دقیقه‌ای داشته باشید. پس از تکمیل چهار بازه، یک استراحت طولانی‌تر داشته باشید.
- بازه‌ها را در طول روز کاری تکرار کنید. ببینید چند بازه را می‌توانید در یک روز کامل کنید.
«تکنیک فلوتایم» (Flowtime Technique)، به عنوان مثال، با اجازه دادن به شما برای یافتن بازه کاری طبیعی و نیازهای استراحتتان، به جریان خلاقیت احترام می‌گذارد. این تکنیک نیز با انتخاب یک کار شروع می‌شود، اما به جای تنظیم یک تایمر ۲۵ دقیقه‌ای مانند پومودورو، شما یک کرونومتر را شروع می‌کنید و به کار مشغول می‌شوید.
به محض اینکه متوجه شدید مغزتان خسته شده یا حواستان پرت می‌شود، کرونومتر را متوقف کرده و مدت زمان سپری شده را یادداشت کنید. از این بازه زمانی برای هدایت بازه‌های بعدی خود استفاده کنید.
اگر ۲۵ دقیقه کار کردید، احتمالاً استراحت‌های ۵ دقیقه‌ای پومودورو برای شما مناسب است. اگر متوجه شدید که بازه‌های کاری ۲۶ تا ۵۰ دقیقه‌ای انجام می‌دهید، ممکن است به یک استراحت هشت یا ۱۰ دقیقه‌ای نیاز داشته باشید. و اگر قادر به تمرکز بین ۵۰ تا ۹۰ دقیقه هستید، یک استراحت ۱۰ یا ۱۵ دقیقه‌ای را امتحان کنید.
این دوره‌های استراحت به ذهن شما فرصتی برای بازیابی و آماده شدن برای بازه کاری بعدی می‌دهد.
می‌توانید کارمندان خود را تشویق کنید تا بفهمند کدام تکنیک برای آنها بهترین کارایی را دارد – و سپس ابزارهای مورد نیاز برای موفقیت را فراهم کنید.
۲. زمان معاشرت را در اولویت قرار دهید
انسان‌ها موجوداتی اجتماعی هستند. مطمئناً، برخی از ما نیازهای اجتماعی بالاتری نسبت به دیگران داریم، اما علم به وضوح مزایای ارتباطات اجتماعی را مشخص می‌کند. این ارتباطات باعث بهبود سلامت، کاهش تنهایی و افزایش تاب‌آوری در مواجهه با استرس می‌شوند.
این مزایا در صورت فراهم شدن فرصت، به کارمندان شادتری نیز منجر خواهند شد.
در اینجا نحوه ایجاد حس اجتماعی در محیط کار شما، خواه از راه دور، ترکیبی یا حضوری باشد، آمده است:
- معاشرت در طول استراحت‌ها را تشویق کنید. ارتباط مؤثر تیمی، چه مربوط به کار باشد و چه نباشد، اهمیت دارد. هنگامی که کارمندان شما در حال استراحت هستند، باید احساس آزادی کنند تا در مورد هر چیزی زیر آفتاب با یکدیگر صحبت کنند. نگرانی‌های کاری فردی، مسائل شخصی – هر چیزی که با آن راحت هستند. اگر محیط کار شما از راه دور است، می‌توانید فرصت‌های معاشرت را در پلتفرم‌هایی مانند Slack فراهم کنید.
- به کارمندان اجازه دهید سرگرم شوند. برخی از محیط‌های کاری نیاز به کار فیزیکی بیشتری نسبت به کار ذهنی دارند. نمونه‌ها شامل مشاغل خرده‌فروشی، برخی محیط‌های مراقبت‌های بهداشتی و ساخت‌وساز است. در حالی که ممکن است فضای کمتری برای روشی مانند پومودورو برای استراحت در این زمینه‌ها وجود داشته باشد، همچنان می‌توانید کارمندان خود را تشویق کنید تا در طول روز سرگرم شوند و معاشرت کنند. این می‌تواند به پیوند تیمی کمک کند و باعث شود آنها در حین همکاری برای رسیدن به اهداف مشترک، تلاش بیشتری کنند.
- تولدها و نقاط عطف را با هم جشن بگیرید. بسته به اندازه تیم شما، اختصاص دادن زمانی در هر ماه برای گرامیداشت تولدها و نقاط عطف فردی یا گروهی می‌تواند روحیه و رفاقت را بهبود بخشد. به عنوان مثال، تولدهای آبان ماه می‌تواند در پایان ماه در طول یک ساعت کاری با حقوق، همراه با خنده، سرگرمی و غذای خوشمزه‌ای که توسط شما تهیه شده، جشن گرفته شود. این تلاش‌ها به کارمندان شما کمک می‌کند احساس حمایت و مراقبت کنند – بدون اینکه زمان استراحت یا کار آنها را بدزدد.
این‌ها تنها چند پیشنهاد کلی هستند، اما شما می‌توانید راه‌های منحصربه‌فردی نیز برای معاشرت تیم خود ابداع کنید. فقط به یاد داشته باشید که به همه کمک کنید در محیط کار احساس امنیت، حمایت و رضایت کنند.
۳. جلسات خود را متحول کنید
یکی از مواردی که می‌تواند به طور قابل توجهی بر تمرکز و جریان کاری کارمندان شما تأثیر بگذارد، جلسات غیرضروری است. از جلساتی که لزوماً دستاورد چندانی ندارند و هدف مشخصی ندارند، باید به هر قیمتی اجتناب کرد. این نوع جلسات ممکن است باعث شود کارمندان شما احساس کنند که به زمان آنها ارزش داده نمی‌شود و می‌تواند منجر به ناامیدی شود.
به جای صرف ساعت‌ها در جلسات غیرضروری، سعی کنید کل تیم را از طریق ایمیل یا برنامه‌های پیام‌رسان مانند Slack در جریان وظایفی که باید انجام دهند و مهلت‌های آنها قرار دهید. به این ترتیب، می‌توانید وظایف همه را پیگیری کنید بدون اینکه مجبور باشید جریان کاری آنها را قطع کنید.
۴. اضافه‌کاری را محدود کنید
تیم فریس (Tim Ferriss)، متخصص بهره‌وری، بیان می‌کند که بهره‌وری به معنای گنجاندن کارهای بیشتر در زمان کمتر نیست. بلکه به معنای بهتر کار کردن است که مستلزم درک این موارد است:
- قانون پارتو (معروف به اصل ۸۰/۲۰): که می‌گوید ۸۰٪ نتایج از ۲۰٪ تلاش حاصل می‌شود. این بدان معناست که اگر بتوانید تشخیص دهید کدام ۲۰٪ تلاش، نتایج را تولید می‌کند و سپس فقط بر روی آن اقدامات تمرکز کنید، اثربخشی کلی شما به طور چشمگیری افزایش خواهد یافت. این قانون همچنین تفاوت بین «مؤثر بودن» (انجام کارهایی که اهمیت دارند) و «کارآمد بودن» (انجام هر کاری (که ممکن است مهم باشد یا نباشد) به خوبی) را برجسته می‌کند.
- قانون پارکینسون: که می‌گوید کار به اندازه زمان موجود برای انجامش گسترش می‌یابد، بنابراین هرگز نباید بدون مرزهای زمانی مشخص کار کرد.
این بدان معناست که اگر می‌خواهید تیم شما بهره‌ور باشد، به چند عنصر کلیدی نیاز دارید:
- شما به اعضای تیمی نیاز دارید که بر روی ۲۰٪ فعالیت‌هایی تمرکز کنند که ۸۰٪ نتایج را به ارمغان می‌آورند و باید مهلت تعیین کنید و ساعات کاری را محدود کنید تا آنها هر بار آماده و پرانرژی به سر کار بازگردند.
فقط به این دلیل که کسی روزانه ۱۲ تا ۱۶ ساعت کار می‌کند، به این معنی نیست که مؤثر یا بهره‌ور است.
به تیم خود و به خودتان، ساعات کاری مشخصی بدهید و قطع ارتباط (خاموش کردن کار) را در اولویت قرار دهید. احتمالاً شاهد مجموعه‌ای از مزایا از جمله افزایش کارایی، ایده‌پردازی بیشتر و تعامل و روحیه بهتر کارمندان خواهید بود.
“استراحت یک فعالیت اختیاری باقی‌مانده نیست. کار و استراحت در واقع شریک یکدیگرند. آنها مانند بخش‌های مختلف یک موج هستند. شما نمی‌توانید اوج را بدون فرود داشته باشید. هرچه در استراحت بهتر باشید، در کار کردن بهتر خواهید بود.”
الکس سوجونگ-کیم پانگ (Alex Soojung-Kim Pang) در مورد بهره‌وری
نویسنده کتاب “کمتر کار کن، بیشتر انجام بده” (Work Less, Do More)
۵. روی فناوری سرمایه‌گذاری کنید
چیزهای کمی باعث ناامیدی بیشتر افراد می‌شود تا یک چاپگر خراب درست قبل از یک مهلت حیاتی یا یک تخته سفید تعاملی که در طول ارائه به Wi-Fi متصل نمی‌شود.
شما می‌توانید با اطمینان از اینکه رایانه‌ها و سایر نرم‌افزارهای ضروری تیم شما همیشه به‌روز هستند، از بخش عمده‌ای از این مشکلات ناامیدکننده و کشنده بهره‌وری جلوگیری کنید – و هر مبلغی که برای هزینه‌های مشاوره فناوری اطلاعات (IT) خرج می‌کنید، با توجه به زیان‌های بهره‌وری که در نهایت از آن جلوگیری خواهید کرد، ارزشش را خواهد داشت.
به طور مشابه، راه دیگر برای افزایش بهره‌وری در شرکت شما، سرمایه‌گذاری در ابزارها و فناوری‌هایی است که می‌توانند به کارمندان شما در انجام وظایفشان کمک کنند. این می‌تواند شامل نرم‌افزار، خدمات رایانش ابری و سایر ابزارهای همکاری باشد که می‌توانند انجام کارها را برای آنها آسان‌تر کنند.
۶. فرهنگی مثبت نسبت به مرخصی با حقوق (PTO) ایجاد کنید
استراحت‌های کوتاه در طول روز کاری برای بهره‌وری مهم هستند. اما تعطیلات با حقوق نیز همین‌طور.
تحقیقات نشان می‌دهد که یک تعطیلات طولانی یا بازه‌های کوتاه‌تر مرخصی در طول سال، مزایای زیادی به همراه دارد.
البته، مرخصی به تجدید خلاقیت کمک می‌کند و به مغز استراحتی از خواسته‌های محیط کار می‌دهد، اما همچنین به افراد کمک می‌کند تا بین کار و زندگی شخصی خود تعادل برقرار کنند. و از آنجایی که مرخصی با حقوق (PTO) پرداخت می‌شود، کارمندان نگران از دست دادن پول برای گرفتن استراحتی بسیار ضروری نیستند.
اما نکته اینجاست: تقریباً نیمی از نیروی کار آمریکا از استفاده از تمام مرخصی با حقوق موجود خود اجتناب می‌کنند.
بسیاری از کارمندان از گرفتن تمام روزهای مرخصی اختصاص یافته خود اجتناب می‌کنند زیرا احساس می‌کنند به خاطر ترک کار در یک زمان شلوغ مورد قضاوت قرار می‌گیرند. دیگران با فکر ترک کار و بازگشت به انبوهی از کارهای عقب‌افتاده، چیزی جز وحشت احساس نمی‌کنند. برخی این کار را به هر دو دلیل انجام می‌دهند.
به عنوان یک کارفرما، ممکن است در خفا فکر کنید که این به نفع شرکت شماست – بالاخره، وقتی کسی مرخصی با حقوق نمی‌گیرد، شما از کار بی‌وقفه او بهره‌مند می‌شوید. مطمئناً، این می‌تواند در کوتاه‌مدت خوب باشد، اما اگر کارمندان از مرخصی با حقوق خود استفاده نکنند، در بلندمدت در معرض خطر فرسودگی شغلی (employee burnout) قرار دارند.
فرسودگی شغلی برای سلامتی فرد مضر است و برای کسب‌وکار شما نیز بد است. کارمندان فرسوده نسبت به همتایان خوب استراحت کرده خود، بهره‌وری کمتر، تمرکز کمتر و تمایل بیشتری به اشتباه کردن دارند.
بنابراین، سعی کنید تشویق اعضای تیم خود به گرفتن مرخصی با حقوقشان را به یک اصل تبدیل کنید.
می‌توانید با توزیع حجم کاری یا کمک به آنها برای اتمام وظایف قبل از تعطیلات، از کارمندان خود حمایت کنید تا بتوانند با آرامش از مرخصی با حقوق خود استفاده کنند. ما همچنین پیشنهاد می‌کنیم هر ماه اعلان‌هایی ارسال کنید که موجودی مرخصی با حقوق هر کارمند را نشان دهد. این کمک می‌کند تا استراحت‌های سالم در اولویت ذهن تیم شما باقی بماند.
۷. فرصت‌هایی برای یادگیری و رشد فراهم کنید
راه ساده اما مؤثر دیگر برای افزایش بهره‌وری در محیط کار، ارائه فرصت‌های رشد به کارمندان است.
صنعت آموزش الکترونیکی (eLearning Industry) گزارش داد: “مطالعه‌ای که توسط انجمن آمریکایی آموزش و توسعه (American Society for Training & Development) انجام شد، دو گروه شرکتی را مقایسه کرد که در آن یک شرکت تقریباً سه برابر دیگری برای آموزش سازمانی هزینه کرده بود و نتایج شگفت‌انگیز بود. گروهی که بیشتر سرمایه‌گذاری کرده بود، ۵۷٪ افزایش در فروش و ۳۷٪ افزایش در سود ناخالص به ازای هر کارمند را ثبت کرد. این به وضوح اهمیت سرمایه‌گذاری در آموزش و توسعه را برای تضمین بهره‌وری بالا و بازده مؤثر برجسته می‌کند.”
نتیجه نهایی؟ برای بهبود بهره‌وری، روی تیم تمرکز کنید
یافته‌های موسسه گالوپ (Gallup) نشان می‌دهد تیم‌هایی که اعضای آن تعهد بالایی دارند و به بهزیستی‌شان اهمیت داده می‌شود، ۲۱٪ سودآوری بیشتر و نرخ پایین‌تری در جابجایی کارکنان دارند. این به وضوح نشان می‌دهد که تمرکز بر اعضای تیم، سرمایه‌گذاری مستقیمی بر موفقیت کسب‌وکار شماست.
وقتی در این مسیر موفق شوید، کارمندان شما نه تنها به عنوان همکار، بلکه به عنوان افرادی ارزشمند در خارج از محیط کار نیز احساس قدردانی و احترام خواهند کرد.
در عین حال، در داخل محیط کار، شاهد افزایش چشمگیری در بهره‌وری واقعی خواهید بود. اما آیا این افزایش به معنای انجام کارِ درست است یا صرفاً انجام کارِ بیشتر؟ درک این تمایز کلیدی، یعنی تفاوت میان بهره‌وری (Effectiveness) و کارایی (Efficiency)، اهمیتی حیاتی دارد. برای اینکه مطمئن شوید تلاش‌های تیم شما به مؤثرترین نتایج منجر می‌شود، پیشنهاد می‌کنیم نگاهی عمیق‌تر به مقاله‌ی ما در مورد تفاوت بهره‌وری و کارایی بیندازید.
با به کار بستن این راهکارها و درک عمیق‌تر مفاهیمی چون بهره‌وری، می‌توانید تیمی توانمندتر و کسب‌وکاری موفق‌تر بسازید. برای یافتن راهنماها و تحلیل‌های بیشتر در این زمینه، سایر مقالات ما را نیز از دست ندهید.
دیگر مقالات ناب
