اسفند
سیستم‌سازی ناب, مدیریت کارخانه با مدیریت ژاپنی, مقالات آموزشی
بهره وری در برابر کارایی: راز تسلط بر هر دو چیست؟
در دنیای پرشتاب و رقابتی کسب‌وکار امروز، شرکت‌ها دائماً در تلاشند تا عملکرد خود را بهبود بخشیده و به موفقیت‌های بزرگ‌تری دست یابند. دو اصطلاح که اغلب در این مسیر به‌صورت مترادف استفاده می‌شوند، «بهره وری» (Productivity) و «کارایی» (Efficiency) هستند. اگرچه هر دو مفهوم برای موفقیت هر سازمانی حیاتی هستند، اما از یکدیگر متمایز بوده و مزایای منحصربه‌فردی دارند.
بسیاری از شرکت‌ها تمایل دارند روی یکی از این دو تمرکز کنند، اما واقعیت این است که بهره وری و کارایی هر دو به یک اندازه برای رشد و پایداری یک کسب‌وکار اهمیت دارند. شرکت‌های برجسته و موفق به خوبی درک کرده‌اند که برقراری تعادل میان این دو مفهوم ضروری است، زیرا این دو دست در دست هم موفقیت را به ارمغان می‌آورند.
در این مقاله، به بررسی عمیق‌تر تفاوت‌های میان بهره وری و کارایی پرداخته و توضیح می‌دهیم که چرا شرکت‌های بزرگ باید برای دستیابی به ترکیبی از هر دو تلاش کنند.
پیش از ورود به جزئیات، به یاد داشته باشید که در زمینه‌های مختلف، مفاهیم بهره وری و کارایی می‌توانند برای افراد، تیم‌ها، سازمان‌ها یا حتی کل اقتصادها به کار روند. توجه داشته باشید که مثال‌های ارائه‌شده در این مقاله می‌توانند به سطح تیمی مرتبط شوند.
کارایی (Efficiency) چیست؟
باور عمومی این است که کارایی به توانایی انجام یک وظیفه یا دستیابی به یک هدف با استفاده بهینه از منابع اشاره دارد. این مفهوم نشان‌دهنده میزان توانایی یک سیستم یا فرآیند در به حداقل رساندن ضایعات، زمان و تلاش، همزمان با حداکثر کردن اهداف موردنظر است.
یکی از روش‌های رایج برای ارزیابی کارایی نیروی کار، مقایسه تعداد ساعات واقعی صرف‌شده برای تولید یک محصول یا خدمت خاص با استاندارد موجود در آن صنعت یا محیط کاری است.
با توجه به این تعریف، می‌توان گفت کارایی به معنای انجام همان کار با منابع کمتر است. اما چگونه می‌توان کارایی جریان کار را بهبود داد؟ یکی از راه‌ها کاهش تعداد ساعات کاری لازم برای دستیابی به سطح خروجی مشابه است. این نتیجه به صرفه‌جویی قابل‌توجه در هزینه‌ها برای شرکت منجر می‌شود، زیرا هزینه‌های مربوط به دستمزدها و سایر مخارج مرتبط با نیروی کار به‌طور چشمگیری کاهش می‌یابد.
بنابراین، کارایی به کاهش یا بهینه‌سازی ورودی‌ها (مانند ساعات کاری، تعداد کارکنان و غیره) در راستای بهبود سودآوری اشاره دارد.
به این ترتیب، کارایی در پی تولید بالاترین کیفیت خروجی با کمترین مقدار ورودی است. این مفهوم معیاری برای سنجش سود و ضایعات تولیدشده محسوب می‌شود. تعریف دقیق کارایی این است: تولید نتایج باکیفیت بالا با استفاده از ورودی‌های اندک.
یکی از روش‌های اندازه‌گیری کارایی استفاده از فرمول زیر است:
کارایی = (خروجی / ورودی) × ۱۰۰٪
مثال محاسبه کارایی
در اینجا یک توضیح اضافه می‌کنم. وقتی در زمینه کارایی از خروجی (Output) و ورودی (Input) صحبت می‌کنیم، معمولاً باید فرمول استاندارد کارایی = (خروجی / ورودی) × ۱۰۰٪ را کمی متفاوت تفسیر کنیم. به این صورت:
کارایی = [زمان هدف برای واحدهای تکمیل‌شده (خروجی) / زمان واقعی برای واحدهای تکمیل‌شده (ورودی)] × ۱۰۰٪
در این حالت، منظور از ورودی، زمان استاندارد (معیار یا بنچمارک) موردنیاز برای انجام یک کار مشخص است.
بیایید این موضوع را با جزئیات بیشتری بررسی کنیم.
برای مثال، فرض کنید یک تیم بازاریابی به‌طور متوسط ۵ مقاله را در ۲۰ روز تولید می‌کند. در این حالت، ۲۰ روز به‌عنوان زمان استاندارد برای این کار در نظر گرفته می‌شود. اما در دوره اخیر، این تیم همان ۵ مقاله را در ۳۰ روز تکمیل کرده است. از آنجا که کارایی به استفاده بهینه از منابع (در اینجا زمان یا روزهای کاری) مربوط است، کارایی این تیم به این صورت محاسبه می‌شود:
کارایی = (۲۰ روز / ۳۰ روز) × ۱۰۰٪ = ۶۶٪
بهره وری (Productivity) چیست؟
به‌طور خلاصه، بهره وری میزان کارایی فرآیند تولید شما را می‌سنجد. این مفهوم اغلب به‌صورت نسبت خروجی به ورودی بیان می‌شود.
بهره وری بالای نیروی کار معمولاً به این معناست که کارکنان در زمان کمتری، خروجی بیشتری تولید می‌کنند.
به عبارت دیگر، بهره وری به انجام کارهای بیشتر با همان منابع اشاره دارد. رایج‌ترین تعریف بهره وری نیروی کار این است: «نسبت خروجی کالاها و خدمات به ساعات کاری اختصاص‌یافته برای تولید آن خروجی». این تعریف بسیار شبیه به تعریف کارایی به نظر می‌رسد.
شاخص رشد بهره وری نیروی کار، تغییر در خروجی به ازای هر ساعت کاری در یک بازه زمانی مشخص است. برای هر سازمانی، بهره وری به‌طور مستقیم با عملکرد مرتبط است. افزایش بهره وری نیروی کار به شرکت‌ها اجازه می‌دهد با همان میزان کار، کالاها و خدمات بیشتری تولید کنند. برخلاف کارایی که بر کاهش ورودی‌ها تمرکز دارد، بهره وری بر افزایش خروجی از همان نیروی کار برای رشد درآمد کل تأکید می‌کند.
شما می‌توانید بهره وری را با استفاده از فرمول زیر اندازه‌گیری کنید:
بهره وری = خروجی / ورودی
مثال محاسبه بهره وری
بیایید بهره وری ۸ کارمند را محاسبه کنیم که هر کدام ۸ ساعت در روز، ۵ روز در هفته، به مدت ۵ هفته کار کرده‌اند و در مجموع ۳۵۰۰ واحد تولید کرده‌اند.
از فرمول زیر برای محاسبه بهره وری استفاده می‌کنیم:
بهره وری = خروجی / ورودی
بهره وری = ۳۵۰۰ / (۸ × ۸ × ۵ × ۵) = ۲.۲ واحد در هر ساعت کاری
به عبارت دیگر، بهره وری نشان می‌دهد که یک تیم با چه کارایی نسبت به ورودی، خروجی را افزایش می‌دهد.
چرا بهره وری مهم است؟!
- استفاده از منابع: اندازه‌گیری بهره وری، کارایی استفاده از منابع شامل زمان، نیروی کار، سرمایه و مواد را در تولید خروجی موردنظر ارزیابی می‌کند. بهره وری بالاتر نشان‌دهنده استفاده بهینه و مدیریت مؤثر این منابع است.
- اثربخشی هزینه: ارتباط میان بهره وری و اثربخشی هزینه اغلب مشاهده می‌شود و نشان‌دهنده مهارت یک سازمان یا فرد در دستیابی به اهداف خود متناسب با منابع تخصیص‌یافته است. بهره وری بالاتر می‌تواند از طریق کاهش هزینه‌ها به مزایای مالی منجر شود.
- رقابت‌پذیری: بهره وری بالا می‌تواند رقابت‌پذیری را در محیط کسب‌وکار افزایش دهد. شرکت‌هایی که می‌توانند کالاها یا خدمات بیشتری را با هزینه کمتر تولید کنند، اغلب از مزیت رقابتی برخوردارند.
- نوآوری و بهبود: تحلیل روندهای بهره وری می‌تواند نقاط نیازمند نوآوری و بهبود را شناسایی کند و سازمان‌ها را قادر سازد تا به‌صورت پیش‌فعال ناکارایی‌ها را برطرف کرده و برای بهینه‌سازی فرآیندها در یک محیط کسب‌وکار پویا تلاش کنند.
- پایداری: هدف بهره وری نه‌تنها حداکثر کردن خروجی است، بلکه انجام این کار به‌صورت پایدار نیز اهمیت دارد. در این راستا، باید تأثیرات زیست‌محیطی، مسئولیت اجتماعی و پایداری بلندمدت نیز در نظر گرفته شود.
- دستیابی به اهداف: بهره وری معیاری است برای سنجش اینکه تیم‌ها، افراد و سازمان‌ها تا چه حد در دستیابی به اهداف خود مؤثر عمل می‌کنند. استراتژی‌ها، فرآیندها و عملیات بر اساس اثربخشی آن‌ها ارزیابی می‌شوند.
چرا کارایی مهم است؟!
- بهینه‌سازی منابع: فرآیندی که کارآمد باشد، ضایعات را به حداقل می‌رساند و با استفاده از منابعی مانند زمان، پول، نیروی کار و مواد، خروجی را حداکثر می‌کند. هدف این است که استفاده از منابع بهینه شود بدون اینکه به هدررفت یا مصرف اضافی منجر شود.
- کارایی زمانی: یکی از جنبه‌های کلیدی کارایی کلی، کارایی زمانی است. وقتی یک فرآیند یا سیستم به‌صورت کارآمد عمل می‌کند، از تأخیرها و موانع جلوگیری می‌شود.
- کارایی هزینه: ویژگی برجسته کارایی، دستیابی به اهداف با کمترین هزینه است. این به این معنا نیست که هزینه‌ها به قیمت کاهش کیفیت کم شوند، بلکه یافتن راه‌هایی برای دستیابی به نتایج مشابه یا بهتر بدون صرف هزینه‌های غیرضروری مدنظر است.
- بهینه‌سازی فرآیندها: برای دستیابی به کارایی، اغلب لازم است فرآیندها ساده‌سازی شده و مراحل غیرضروری حذف شوند. روش‌های بهبود مستمر معمولاً برای بهینه‌سازی جریان‌های کاری و افزایش کارایی به کار گرفته می‌شوند.
مثال‌های واقعی از صنعت
برای نشان دادن اهمیت بهینه‌سازی بهره وری و کارایی در هر سازمان، می‌توانیم به برخی بینش‌ها از دو مطالعه موردی که تیم ما انجام داده است، اشاره کنیم.
در مطالعه موردی اول، شرکت «سنساتا تکنولوژیز بلغارستان» با پیاده‌سازی سیستم کانبان از طریق پلتفرم نرم‌افزاری «بیزینس‌مپ»، توان خروجی تیم خود را از ۱۷ درخواست تکمیل‌شده (میانگین مارس تا مه ۲۰۲۰) به ۴۳ درخواست تکمیل‌شده (میانگین مارس تا مه ۲۰۲۱) افزایش داد. این افزایش بهره وری به عملیات قابل‌پیش‌بینی‌تر منجر شد.
در مطالعه موردی دوم، شرکت «شلنک» (یکی از تولیدکنندگان پیشرو پودرهای فلزی، رنگ‌دانه‌ها و فویل‌ها) پس از پیاده‌سازی نرم‌افزار بیزینس‌مپ، زمان چرخه یکی از تیم‌های خود را از ۱۱۰ روز به ۴۴ روز کاهش داد. علاوه بر این، ابتکار بهبود فرآیند به شرکت کمک کرد تا جریان اطلاعات را روان‌تر کند، زمان انتظار میان تیم‌ها را کاهش دهد و توان خروجی را افزایش دهد که در نهایت به بهبود عملکرد پروژه منجر شد.
تفاوت‌های بین کارایی و بهره وری چیست؟
کارایی به چگونگی استفاده از منابع برای دستیابی به نتیجه مطلوب اشاره دارد، در حالی که بهره وری به نرخ تولید خروجی نسبت به ورودی مربوط است. کارایی بر کاهش ضایعات، کاهش هزینه‌ها و بهینه‌سازی فرآیندها تمرکز دارد، در حالی که بهره وری بر کمیت خروجی تأکید می‌کند. به عبارت دیگر، کارایی به «درست انجام دادن کارها» و بهره وری به «انجام کارهای درست» مربوط است.
یک سازمان می‌تواند کارایی فرآیند خود را با حذف مراحل غیرضروری یا کاهش زمان بهینه کند، اما اگر خروجی موردنظر را تولید نکند، لزوماً بهره‌ور نیست. برعکس، بهره وری بالا اگر منابع به‌صورت بهینه استفاده نشوند، کارایی را تضمین نمی‌کند.
هر دو مفهوم برای سازمان‌ها در بهینه‌سازی عملکرد و دستیابی به اهدافشان حیاتی هستند.
چه عواملی بهره وری و کارایی را کاهش می‌دهد؟
عواملی که می‌توانند بهره وری یا کارایی را کاهش دهند، شامل موارد زیر هستند:
-
مدیریت ضعیف زمان
-
نبود اهداف یا مقاصد روشن
-
ارتباطات و بازخورد ناکافی
-
حواس‌پرتی‌های محیط کار
-
کمبود منابع یا آموزش ناکافی
-
انگیزه پایین کارکنان
-
سطوح بالای استرس یا فرسودگی شغلی
-
فرآیندهای کاری نامنظم
-
رهبری یا مدیریت ناکارآمد
شناسایی و رفع این عوامل می‌تواند به بهبود بهره وری و کارایی در محیط کار کمک کند.
نکاتی برای بهبود کارایی و بهره وری در محیط کار
برای بهبود کارایی و بهره وری در محیط کار، می‌توانید نکات زیر را پیاده‌سازی کنید:
-
تعیین اهداف روشن و اولویت‌بندی وظایف برای حفظ تمرکز.
-
ساده‌سازی فرآیندها و حذف مراحل غیرضروری.
-
واگذاری وظایف به اعضای مناسب تیم برای تقسیم بار کاری.
-
استفاده از فناوری و ابزارهای خودکارسازی برای خودکار کردن وظایف تکراری.
-
تشویق به ارتباطات باز و همکاری میان اعضای تیم.
-
ارائه فرصت‌های آموزشی و توسعه مهارت‌ها به‌صورت منظم.
-
پیاده‌سازی اصول مدیریت ناب برای تعریف، مدیریت و بهبود خدمات و محصولات.
-
کاهش حواس‌پرتی‌ها و ایجاد محیط کاری مناسب.
-
استراحت‌های منظم برای تجدید انرژی و جلوگیری از فرسودگی.
-
ارزیابی و تنظیم مداوم استراتژی‌ها برای بهینه‌سازی کارایی و بهره وری.
دیگر مقالات تخصصی کلینیک مدیر ناب
