سیستم مدیریت هزینه ها در کسب و کار

مدیریت هزینه فرآیند برنامه‌ریزی و کنترل هزینه‌های مرتبط با اداره یک کسب و کار است. این شامل جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل و گزارش اطلاعات هزینه برای بودجه بندی، پیش بینی و نظارت موثرتر بر هزینه‌هاست. سیستم مدیریت هزینه هزینه را می‌توان برای پروژه‌های خاص یا مدل عملیاتی کلی شرکت‌ها اعمال کرد. مدیریت موثر هزینه معمولاً بر ایجاد پس‌انداز و به حداکثر رساندن سود در بلندمدت متمرکز است. هدف سازمان‌ها این است که در پروژه‌های خود موفق باشند و انتظارات مشتری و همچنین اهداف داخلی خود را برآورده سازند. با این وجود در یک بررسی علمی مشخص شد که 43 درصد از پروژه‌های فناوری اطلاعات شکست خورده تلقی می‌شوند. همچنین تنها 57 درصد از پروژه‌ها مطابق با بودجه‌بندی اولیه خود به پایان می‌رسند و بقیه از بودجه‌ای که برای آن‌ها تعیین شده بود فراتر می‌روند. مطمئناً این خبر خوبی برای شرکت‌ها نیست زیرا بیش از حد شدن هزینه‌ها نه تنها بر حاشیه سود آن‌ها تأثیر می‌گذارد، بلکه مانع از اجرای پروژه‌های آینده می‌شود. درک اینکه مدیریت موثر هزینه چیست می تواند برای سازمان‌ها مفید باشد تا در مسیر خود باقی بمانند.

مدیریت هزینه چیست؟

مدیریت هزینه در واقع شکلی از حسابداری مدیریت است که به کسب و کار اجازه می‌دهد تا هزینه‌های قریب الوقوع را پیش بینی کند. وجود یک سیستم مدیریت موثر هزینه خوب به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که بودجه را بهتر برآورد کرده و تخصیص دهند. بسیاری از کسب‌وکارها از تاکتیک‌های مدیریتی هزینه برای پروژه‌های خاص و همچنین برای کل مدل کسب ‌وکار استفاده می‌کنند. هنگام اعمال آن در پروژه، هزینه‌های مورد انتظار زمانی محاسبه می‌شود که پروژه هنوز در دوره برنامه‌ریزی است.

در طول پروژه، تمام هزینه‌ها ثبت شده و بر آن‌ها نظارت می‌شود تا از مطابقت با برنامه هزینه اطمینان حاصل شود. پس از اتمام پروژه، هزینه‌های پیش بینی شده و هزینه‌های واقعی مقایسه و تجزیه و تحلیل می‌شود. انجام این کار به پیش بینی‌ها و بودجه‌بندی‌های آینده کمک خواهد کرد. برنامه‌ریزی، ارتباط، انگیزه، ارزیابی و تصمیم گیری ویژگی‌هایی هستند که مدیریت مخارج یا هزینه‌ها را به یک رویه تجاری مهم تبدیل می‌کنند. مدیریت مخارج یا هزینه‌ها با هزینه‌های مرتبط با فعالیت‌های تجاری سروکار دارد. برای مثال، از تولید کالا تا تحویل آن‌ها به مصرف‌کنندگان، کسب‌وکارها باید برای مواد اولیه و اقدامات حمل و نقل هزینه کنند. همه این هزینه‌ها به هزینه‌های سازمان‌ها برای ایجاد درآمد از طریق فروش کالاهای نهایی اضافه می‌شود.

 

چرا مدیریت هزینه در کسب و کار مهم است؟

درک اهمیت مدیریت هزینه های کسب و کار آسان است. برای مثال، اگر تصمیم به ساخت خانه دارید، اولین کاری که باید انجام دهید تعیین بودجه است. وقتی متوجه شدید که چقدر باید برای پروژه هزینه کنید، گام بعدی این است که بودجه کلی را به مخارج برای وظایف فرعی تقسیم کنید. بودجه نقاط تصمیم گیری حیاتی را تعیین می‌کند. مواردی مانند:

• کدام طراح را استخدام کنیم؟
• خانه باید چند طبقه داشته باشد؟
• چه کیفیتی از مواد باید استفاده شود؟

بدون بودجه از پیش تعریف شده، پاسخ به این سؤالات دشوار است. همچنین ارزیابی اینکه آیا پس از شروع پروژه در مسیر درستی پیش می‌روید، غیر ممکن خواهد بود. در سازمان‌های بزرگ مقیاس این مشکل به دلیل اجرای همزمان چندین پروژه، تغییر در مفروضات اولیه و اضافه شدن هزینه های غیر منتظره بیشتر می‌شود. اینجاست که مدیریت مخارج و هزینه می‌تواند کمک کند.

با اجرای شیوه های مدیریت موثر هزینه ها، مدیران پروژه می‌توانند:

• انتظارات روشنی از پروژه را با ذینفعان به اشتراک بگذارند.
• پیشرفت را پیگیری کنند.
• حاشیه سود مورد انتظار را حفظ کنند.
• نرخ بازگشت سرمایه را افزایش دهند.
• از از دست دادن پول در پروژه جلوگیری کنند.
• داده‌ها را به عنوان معیار پروژه‌های آینده تولید کنند.
• روند هزینه‌های بلندمدت را دنبال نمایند.

مراحل مدیریت هزینه

مدیریت هزینه به فرآیند یافتن پروژه مناسب و انجام پروژه به روش صحیح مربوط می‌شود. این شامل فعالیت‌هایی از قبیل برنامه ریزی، برآورد، بودجه بندی، تامین مالی، مدیریت و کنترل هزینه‌هاست. مدیریت هزینه تمام چرخه عمر پروژه را از مرحله برنامه‌ریزی اولیه تا اندازه گیری عملکرد هزینه و تکمیل پروژه پوشش می‌دهد. مراحل سیستم مدیریت هزینه عبارتند از:

1. برنامه ریزی منابع: برنامه ریزی منابع فرآیندی است که در آن منابع مورد نیاز آینده برای یک سازمان یا محدوده کاری مشخص می‌شود. نمونه‌هایی از منابع، افراد (مانند کارمندان و پیمانکاران)، تجهیزات (مانند زیرساخت‌ها، وسایل نقلیه بزرگ ساختمانی و سایر تجهیزات تخصصی) هستند. این مرحله شامل ارزیابی و برنامه ریزی استفاده از منابع فیزیکی، انسانی، مالی و اطلاعاتی مورد نیاز برای تکمیل فعالیت‌های کاری و وظایف است. بیشتر فعالیت‌ها شامل استفاده از افراد برای انجام کار است. برخی از فعالیت‌ها نیازمند تجهیزات و مواد مصرفی است. سایر وظایف مستلزم ایجاد یک دارایی با استفاده از ورودی‌های اطلاعاتی (مثلاً مهندسی یا طراحی نرم افزار) است. در برخی موارد، ابزارهای خودکار ممکن است کار را با تلاش کم یا بدون تلاش انسانی انجام دهند. در این مرحله تخمین منابع (معمولاً بخشی از برآورد هزینه) و مقدار منابع مورد نیاز فعالیت (ساعات، ابزار، مواد و غیره) تعیین می‌‌شود. سپس در دسترس بودن منابع و محدودیت‌ها با توجه به شرایط پروژه ارزیابی می‌شود. سپس نحوه استفاده از منابع موجود (که اغلب محدود هستند) در فعالیت‌ها در طول زمان بهینه می‌شود. برنامه ریزی منابع بخشی از سیستم سازی کسب و کار است که در ابتدای پروژه، قبل از شروع هر کار واقعی انجام می‌شود. برای شروع، مدیران پروژه ابتدا باید به تک تک وظایف فرعی توجه کنند. سپس باید بپرسند که چند نفر، با چه نوع مهارت‌هایی برای تکمیل این کار مورد نیاز هستند؟ چه نوع تجهیزات یا موادی برای تکمیل این کار مورد نیاز است؟ با اتخاذ این رویکرد در سطح وظیفه، این امکان برای مدیران پروژه فراهم می‌شود که فهرست دقیق و کاملی از تمام منابع داشته باشند. سپس این فهرست به عنوان ورودی به مرحله بعدی وارد می‌شود.
2. برآورد هزینه: تخمین هزینه فرآیند پیش‌بینی است که برای تعیین کمیت، هزینه و قیمت‌گذاری منابع مورد نیاز در محدوده یک گزینه سرمایه‌گذاری، فعالیت یا پروژه استفاده می‌شود. این شامل استفاده از تکنیک‌هایی است که اطلاعات فنی و برنامه‌ای کمی درباره یک دارایی یا پروژه را به اطلاعات مالی تبدیل می‌کند. برای انجام محاسبات هزینه به اطلاعات زیر نیاز داریم: منابع مورد نیاز (خروجی از مرحله قبل)، قیمت هر منبع (به عنوان مثال، هزینه کارکنان در ساعت، هزینه‌های استخدام فروشنده، هزینه‌های تدارکات سرور، نرخ مواد در هر واحد، و غیره)، مدت زمانی که هر منبع مورد نیاز است، فهرست مفروضات خطرات احتمالی هزینه‌های پروژه و صنعت.

خروجی‌های‌ برآورد عمدتاً به عنوان ورودی برای برنامه‌ریزی تجاری، تجزیه‌و‌تحلیل هزینه و تصمیم گیری‌ها یا برای فرآیندهای کنترل هزینه و زمان‌بندی پروژه استفاده می‌شود. تخمین هزینه را می‌توان توسط سیستم‌های نرم‌افزاری اختصاصی انجام داد. این نرم‌افزارها برای پشتیبانی از انواع تخمین‌هایی که باید در طول چرخه عمر دارایی یا پروژه آماده شوند، ایجاد و نگهداری می‌شوند. تخمین مدت زمان فعالیت‌ها باید همزمان با هزینه‌ها در نظر گرفته شود. زیرا هزینه‌ها اغلب به مدت زمان بستگی دارد و منابع مورد نیاز شناسایی شده در برآورد هزینه ممکن است بر برنامه زمان بندی تأثیر بگذارد.

3. بودجه بندی هزینه: بودجه بندی هزینه را می‌توان به عنوان بخشی از برآورد یا به عنوان فرآیند جداگانه خود در نظر گرفت. بودجه‌بندی فرآیند تخصیص هزینه‌ها به بخش خاصی از پروژه، مانند وظایف یا ماژول‌های فردی، برای یک دوره زمانی خاص است. بودجه‌ها شامل ذخایر احتیاطی تخصیص یافته برای مدیریت مخارج غیرمنتظره است. بودجه ریزی یک فرآیند فرعی در برآورد است که برای تخصیص هزینه برآوردی منابع به حساب‌های بهای تمام شده استفاده می‌شود. این مرحله مبنایی را برای کنترل هزینه تشکیل می‌دهد. حساب های بهای تمام شده نیز باید از فرآیند حسابداری بهای تمام شده پشتیبانی کند. بودجه‌ها اغلب بر اساس برنامه زمان بندی یا برای رسیدگی به محدودیت‌های بودجه و جریان نقدی به صورت مرحله ای تنظیم می‌شوند.
4. کنترل هزینه: کنترل هزینه مربوط به اندازه‌گیری واریانس‌ها از هزینه برآورد شده و انجام اقدامات اصلاحی مؤثر برای دستیابی به حداقل هزینه‌ها است. رویه‌هایی برای نظارت بر هزینه‌ها و عملکرد در برابر پیشرفت یک پروژه اعمال می‌شود. تمام تغییرات در برآورد پایه هزینه باید ثبت شود و کل هزینه‌های نهایی مورد انتظار به طور مداوم پیش بینی شود. هنگامی که اطلاعات هزینه واقعی در دسترس قرار می‌گیرد، بخش مهمی از کنترل هزینه، توضیح این است که چه چیزی باعث انحراف از برآورد هزینه می‌شود. بر اساس این تجزیه و تحلیل، ممکن است برای جلوگیری از افزایش هزینه، اقدام اصلاحی لازم باشد. فرآیند ارزیابی عملکرد با برنامه ریزی و داشتن ابزار مناسب شروع می‌شود. ابزارهای نرم‌افزار کنترل هزینه اختصاصی می‌توانند برای تعریف روش‌های کنترل هزینه، پیگیری و تأیید تغییرات و اعمال تجزیه و تحلیل ارزشمند باشند. علاوه بر این، با این نرم افزارها می‌توان گزارش‌دهی را تقویت و ساده‌سازی کرد که اطلاع‌رسانی به همه ذینفعان درگیر در پروژه را آسان‌تر می‌کند.

سخن آخر

مدیریت هزینه به بخش مهمی از مدیریت کسب و کار اشاره دارد. هدف از مدیریت هزینه های کسب و کار این است که اطمینان حاصل شود که کسب و کارها برای کسب درآمد هزینه کمتری می‌کنند و سود بیشتری کسب می‌کنند. اقدامات مدیریت موثر هزینه می‌تواند به صورت پروژه‌ای و یا برای کل شرکت اجرا شود. هزینه‌هایی که به خوبی مدیریت می‌شوند به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا مخارج خود را کنترل کنند و سود را به حداکثر برسانند. علاوه بر این، زمانی که هزینه‌ها در هر مرحله نظارت می‌شود، برنامه ریزی و تخصیص منابع دقیق‌تر صورت می‌گیرد.

 

سوالات متداول

 

1. مدیریت هزینه به چه معناست؟

مدیریت هزینه فرآیند مدیریت و کنترل منابع پولی در حین اداره یک کسب و کار است.

2. مدیریت هزینه از چه فعالیت‌هایی تشکیل می‌شود؟

مدیریت هزینه دربرگیرنده فعالیت‌های جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل و گزارش اطلاعات هزینه برای بودجه بندی و نظارت موثرتر بر هزینه‌هاست.

3. مراحل مدیریت هزینه های کسب و کار چیست؟

برنامه ریزی منابع پروژه، برآورد هزینه، بودجه بندی هزینه و کنترل هزینه.

 

محمد نجارکریمی

دکتری عالی مدیریت کسب و کار | مربی ارشد سیستم سازی