داشبورد مدیریتی چیست و چه ویژگی هایی دارد؟

داشبوردهای مدیریتی توسط مدیران و رهبران سازمان‌ها و تیم‌ها برای ردیابی عملکرد پروژه، تیم  و سازمان استفاده می‌شود. داشبوردهای مدیریتی می‌توانند به مدیران کمک کنند تا مشکلات عملکرد را  پیدا کند. این بدان معنی است که مدیران می‌توانند به سرعت به ریشه مشکل برسند. بنابراین می‌توانند اعضای تیم را که در حال مبارزه برای حل مشکل هستند، حمایت و راهنمایی کنند. در این مقاله توضیحات جامعی را درباره داشبورد مدیریت ارائه خواهیم نمود.

 

داشبورد مدیریت چیست؟

اصطلاح “Management dashboard” در حوزه مدیریت اصطلاحی آشنا و بسیار پرکاربرد است. داشبورد مدیریت به طیف گسترده‌ای از ابزارهای گزارش دهی اشاره دارد. این ابزارها امکان استفاده از معیارهای مختلف عملکرد و کارایی را برای ارزیابی توانایی سازمان‌ها برای دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده فراهم می‌کند. داشبورد برای مدیریت به معنای یک ابزار تصمیم گیریست که به مدیران اجازه می‌دهد گزارش‌های عملکردی سطح بالاتر و حاوی جزئیات بیشتری را مشاهده کنند. این ابزار به درک تنگناهای عملکرد، توسعه اقدامات اصلاحی و پیش بینی عملکرد آینده کمک می‌کند. management dashboard گزارش‌های عملکرد و کارایی را نشان می‌دهد که حوزه‌های کلیدی فعالیت یک شرکت از جمله مدیریت، بازاریابی، فروش، تولید، توسعه را برجسته می‌کند.  برای هر یک از مناطق، داشبورد عملکرد و تأثیر عوامل مختلف از جمله افراد، ماشین‌ها، مواد و پول را به تصویر می‌کشد. داشبورد مدیریت اطلاعات حیاتی مورد نیاز برای مدیریت یک سازمان را در یک مکان و در یک صفحه نمایش می‌دهد. مواردی که اغلب در فهرست داشبوردهای مدیریتی قرار دارند عبارتند از:

• اهداف
• اقدامات بحرانی
• پروژه ها
• موارد اقدام

برخی از داشبوردها دارای نمایش گرافیکی هستند. در حالی که برخی دیگر از آن‌ها بر جداول و داده‌ها متمرکز هستند.  برخی دیگر نیز نشانگرهای وضعیت را مورد توجه قرار می‌دهند. بعضی از داشبوردها نیز ترکیبی از هر سه هستند. فارغ از ویژگی‌های ظاهری و چیدمان، داشبورد اطلاعاتی را که یک مدیر برای مدیریت سازمان به آن نیاز دارد را در خود جای می‌دهد. داشبوردهای مدیریتی از مهم‌ترین ابزارهای مدیریت کاربردی کسب و کار به شمار می‌روند.

انواع داشبورد های مدیریتی

همانطور که گفته شد داشبوردهای مدیریت برای بخش‌های مختلف سازمان‌ها و تیم‌های مختلف قابل استفاده هستند. در این بخش معرفی انواع داشبوردهای مدیریتی و ذکر مثال‌هایی از آن‌ها می‌پردازیم:

• داشبوردهای مالی: این داشبوردها تصویری سطح بالا از وضعیت مالی یک شرکت را ارائه می‌کنند. این به مدیران کمک می‌کند تا در مورد منابعی که دارند و نحوه تخصیص آن‌ها به درستی تصمیم بگیرند. داشبورد مالی ممکن است جنبه‌های مختلفی را پوشش دهد – سود و زیان، مدیریت نقدینگی، درآمد مشتری و غیره. دسترسی آسان به داده‌های مالی برای سودآور نگه داشتن یک شرکت بسیار مهم است. Datapine یکی از داشبوردهای مالی مشهور در سطح جهان است. این داشبورد اطلاعات سود و زیان را با استفاده از قالبی زیبا و تمیز سازماندهی می‌کند. با استفاده از این داشبورد می‌توان خطوط روند مالی در طول زمان را مشاهده نمود و زمینه سود و زیان را نشان داد. داشبورد مالی در سیستم مدیریت هزینه ها در کسب و کار نقش بسیار مهمی را ایفا می‌کند.
• داشبوردهای بازاریابی: تلاش‌های بازاریابی شرکت شما در ایجاد فروش یا یافتن مشتریان جدید چقدر موفق است؟ این داستانی است که یک داشبورد بازاریابی خواهد گفت. معیارهای سطح بالای آن احتمالاً شامل بازدید از وب سایت، مخاطبین تبدیل شده، مشتریان واجد شرایط بازاریابی و موارد دیگر خواهد بود. داشبوردهای IndustrySafe از جمله بهترین داشبوردهای بازاریابی هستند. این داشبورد داده‌های پیچیده را در قالبی با قابلیت پیمایش آسان ارائه می دهد.
• داشبوردهای منابع انسانی: داشبوردهای منابع انسانی طیف وسیعی از معیارهای داخلی و کیفی مانند رضایت کارکنان تا معیارهای کمی و خارجی مانند میزان موفقیت در استخدام را شامل می‌شوند. داشتن داشبورد منابع انسانی به ویژه برای شرکت‌های بزرگتر برای ردیابی جابجایی و حفظ کارمندان مفید است. این اعداد معمولاً به مدیریت بینش می‌دهند که آیا تیم‌ها قابلیت‌های مناسبی برای پوشش نقش‌های خود دارند یا نه. داشبوردهای منابع انسانی برای توانمندسازی سرپرستان و کارکنان ابزاری مفید و موثر به شمار می‌روند. PeopleInsight یک نمونه خوب از پلتفرم داشبور منابع انسانی است. این پلتفرم داده‌ها را از منابع مختلف ترکیب می‌کند و به شما امکان می‌دهد داشبوردهای منابع انسانی را با اهداف تجاری سازمان خود تنظیم کنید.
• داشبوردهای تخصصی: داشبوردهای تخصصی هدف متمرکزتری نسبت به سایر نمونه‌های داشبورد تجاری دارند. آن‌ها را می‌توان بر اساس مرحله رشد، صنعت و معیارهای خاص یک سازمان تنظیم کرد. این داشبوردها همچنین برای پروژه‌های خاص و کم حجم استفاده می‌شوند. Baremetrics، یک شرکت ارائه دهنده ابزارهای تحلیل و بینش، نمونه های جالبی از داشبوردهای تخصصی دارد. داشبورد آن‌ها با در نظر گرفتن استارت‌آپ‌ها طراحی شده‌اند و می‌توانند با چندین ابزار که استارت‌آپ‌ها برای مدیریت مالی استفاده می‌کنند، ادغام شوند.
• داشبوردهای استراتژیک: داشبوردهای استراتژی به مدیران بینشی از عملکرد سازمان در ارتباط با برنامه استراتژیک می‌دهد. این داشبوردها منعکس کننده پیشرفت به سمت اهداف هستند. داشبوردهای استراتژیک عملیاتی نیستند، اما در عوض نحوه پیشرفت شرکت به‌عنوان یک کل به سمت اهداف بلندمدت خود را نشان می‌دهند. داشبوردهای استراتژیک احتمالاً به مخاطبانی با سطوح مختلف درک از برنامه استراتژیک و فرآیند برنامه ریزی به طور کلی ارائه می‌شوند. این داشبوردها امکان مشاهده سریع یک خلاصه کلی یا بزرگنمایی جزئیات در مورد معیارها و پروژه‌ها را در اختیار اعضای سازمان قرار می‌دهند.
• داشبورد پروژه: داشبورد پروژه ابزاری است برای این که به تیم اجرایی خود راهی برای نظارت بر پروژه‌های سازمان بدهید. آن‌ها نیازی به دانستن همه جزئیات ندارند، اما یک نمای کلی به آن‌ها کمک می‌کند تا پروژه‌ها و منابع آینده را اولویت بندی کنند. انواع مختلفی از داشبورد پروژه وجود دارد که می‌توانید برای پروژه‌های سازمان خود ایجاد کنید.

 

اهمیت داشبورد مدیریت

دلایل اهمیت داشبورد مدیریت عبارتند از:

• کاهش پیچیدگی‌های فرآیند مدیریت: داشبوردهای مدیریتی به شما کمک می‌کند تا پیچیدگی اداره یک کسب و کار، شهرداری یا یک سازمان غیرانتفاعی را مدیریت کنید. برای مثال، اگر شهرداری را اداره می‌کنید، بخش‌های پارک‌ها و تفریحات، ایمنی عمومی و منابع انسانی شما همه داده‌های مختلفی دارند که در داشبورد شهرداری قرار می‌گیرند. داشبورد مدیریتی می‌تواند به شما کمک کند تا بفهمید چه چیزی برای سازمان به‌عنوان یک کل مهم است. در مورد بانک یا سازمان تولیدی نیز به همین شکل خواهد بود. هر بخش در سازمان برای استفاده از منابع کمیاب و محدود “رقابت” می‌کند. بنابراین مهم است که دید کاملی از اولویت‌های کلی سازمان داشته باشیم.
• فراهم کردن امکان ادغام اطلاعات از سراسر سازمان: هر بخش مسئول مدیریت اطلاعات خود است – اما همه این اطلاعات به یک استراتژی برای سازمان منتهی می‌شود. برای به روز نگه داشتن هر بخش به طور مداوم (و در دسترس بودن برای مشاهده به روش‌های مختلف)، به یک داشبورد مدیریتی نیاز دارید.
• یکپارچه سازی نرم‌افزارهای اطلاعاتی مختلف در سازمان: با استفاده از آن، می‌توانید اطلاعات کلیدی را از تمام برنامه‌های نرم افزاری در یک مکان جمع آوری کنید. اکثر سازمان‌ها دارای نرم افزارهایی برای امور مالی، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، منابع انسانی (HR)، معاملات فرآیند، مدیریت پروژه و غیره هستند. این برنامه‌ها به سازمان یک پلتفرم دقیق برای هر عملکرد خاص می‌دهند. اما هنوز هم وجود مکانی که بتوانید اطلاعات کلیدی را به آن منتقل کنید ضرورت دارد. اینجاست که داشبورد مدیریت به کار می‌آید!
• فراهم کردن امکان دسترسی فوری به اطلاعات مهم: در گذشته داشبوردهای مدیریتی به صورت ماهانه یا هفتگی چاپ می‌شدند و نگهداری می‌شدند. با سرعت تجارت امروز، شما به داشبورد پویا که دائما به روزرسانی شود نیاز دارید. این اطلاعات استراتژیک باید دائماً از رایانه لوحی، تلفن یا لپ تاپ شما در دسترس باشد.
• ارائه تصویری واضحی از نحوه انجام پروژه‌های کلیدی: با استفاده از داشبوردهای مدیریتی می‌توانید ببینید که پروژه‌هایتان در طول مسیر چگونه پیش می‌روند. آیا کارهایی که برای پروژه‌ها انجام می‌دهید، تأثیر هدفمندی را که در نظر دارید می‌گذارند یا خیر. داشتن نمایی که وضعیت، درصد تکمیل و نقاط عطف کلیدی پروژه را نشان می‌دهد، ویژگی مهمی برای یک داشبورد مدیریتی است.
• کمک به پیگیری موارد اقدام: یک داشبورد با طراحی خوب به شما کمک می‌کند ببینید که آیا تیم‌های شما موارد مهم را دنبال می‌کنند یا خیر.

سخن آخر

داشبوردهای مدیریتی را می‌توان به عنوان ابزار اجرایی در نظر گرفت که تنها هدف آن‌ها درک و انتقال آسان‌تر اطلاعات است. برای کسب مزیت رقابتی در یک بازار، کسب و کارها باید قادر به خواندن و ردیابی داده‌هایی باشند که به طور مداوم در حال تغییرند. داشبوردهای مدیریتی همه جنبه‌های یک کسب و کار را کنترل می‌کنند. چه نیاز به پیگیری هزینه‌های روزانه، گزارش‌های موجودی ماهانه یا درآمدهای فصلی داشته باشید، یک داشبورد خوب می‌تواند به انجام این کار کمک کند.

اگر تشخیص داده‌اید که طراحی داشبورد مدیریت برای سازمان شما ضروری است، باید این چهار سوال را دائماً از خود بپرسید:

1. چه اطلاعاتی برای داشبورد خود نیاز داریم تا مدیریت سازمان خود را آسان‌تر کنیم؟
2. چگونه باید داشبورد خود را بسازیم؟
3. چگونه می‌توانیم اطمینان حاصل کنیم که داشبوردمان به‌روز می‌ماند؟
4. ساده‌ترین راه برای انجام همه این کارها چیست؟

پاسخ به این سوالات شما را در مسیر حرکت رو به جلو نگه می دارد.

 

 

سوالات متداول

1. داشبورد مدیریت چیست؟

داشبورد مدیریتی ابزاری است که همه شاخص‌های عملکرد کلیدی کسب‌وکار (KPI) را در یک مکان نشان می‌دهد.

2. انواع داشبوردهای مدیریتی کدامند؟

داشبورد مالی، منابع انسانی، پروژه، استراتژیک، تخصصی و بازاریابی مهم‌ترین داشبوردهای مدیریتی را تشکیل می‌دهند.

3. دلایل اهمیت داشبوردهای مدیریتی چیست؟

این داشبوردها موجب کاهش پیچیدگی‌های فرآیند مدیریت می‌شوند و امکان دسترسی فوری به اطلاعات مهم از بخش‌های مختلف سازمان را فراهم می‌کنند.

---

محمد نجارکریمی | دکترای عالی مدیریت کسب و کار – مدیر ژاپنی ایران