سرپرست جامع- رشد کسب کار

سرپرست جامع کسب و کار

سرپرست جامع کسب و کار به معنای سرپرستی است که دارای برخی از ویژگی‌های مهم و اساسی باشد. آشنایی و دانش تخصصی و کاربردی در زمینه های استانداردسازی، مدیریت مهارت‌ها، مدیریت دیداری، مدیریت محیطی، مدیریت تجهیزات، ایمنی و ارگونومی، مدیریت جریان تامین و تولید، مدیریت هزینه و مدیریت و تضمین کیفیت، مهم‌ترین ویژگی‌های یک سرپرست جامع کسب و کار را تشکیل می‌دهند. در این مقاله اطلاعات جامعی را درباره‌ مشخصات و الزامات سرپرست جامع، سرپرست ایرانی در کلاس جهانی در اختیار علاقه‌مندان به مباحث سرپرستی و مدیریتی قرار خواهیم داد.

اتلاف شناسی و اهمیت آن

یکی از ویژگی‌ها و اصول سرپرستی جامع برای پیشبرد کسب و کار‌ها این است که بتوان اتلاف (Muda) در بخش‌های مختلف کسب و کار را شناسایی و با آ‌ن‌ها مقابله نمود. اتلاف شناسی پیش نیاز دیگر بخش های اصول سرپرستی جامع است. مودا یک لغت ژاپنی به معنای اتلاف است. مفهوم اتلاف یا مودا به فرایندهایی اشاره دارد که هیچ گونه ارزش افزوده‌ای ایجاد نمی‌کنند و می‌توانند به راحتی از فرایند تولید محصول یا ارائه خدمات حذف شوند. بدون آن که در نتیجه کار تغییری حاصل شود. در واقع اتلاف یا مودا به آن دسته از فعالیت هایی گفته می شود که مصرف کننده منابع هستند اما ایجاد ارزشی برای سازمان ایجاد نمی‌کند. اتلاف انواع مختلفی دارد. هر سازمان با توجه به نوع فعالیت منابع خود باید ضمن شناسایی اتلاف در هر بخش سعی کند آن‌ها را از کاهش دهد. اغلب 8 نوع مودا در فرآیندها و سیستم های تولید مشاهده می‌شود که سرپرست کسب و کار باید اشراف کامل به آن ها داشته باشند:

• اتلاف تولید بیش از حد
• اتلاف ناشی از طولانی بودن زمان انتظار
• اتلاف ناشی از حمل و نقل
• اتلاف در پردازش اضافی در تولید
• اتلاف ناشی از موجودی غیر ضروری
• اتلاف ناشی از حرکت اضافی
• اتلاف ناشی از ساخت محصولات معیوب
• اتلاف ناشی از استفاده نادرست از تجهیزات و نیروی انسانی در سازمان.

پس از شناسایی و اندازه گیری انواع مودا در سازمان یا به عبارتی اتلاف شناسی، باید اقدامات منطقی برای مبارزه با آن انجام شود.

در ادامه به بررسی فاکتوهای مهم یک سرپرست جامع در 8 حوزه کلیدی می پردازیم.

1. استانداردسازی

استانداردسازی در کسب و کار یکی دیگر از الزامات سرپرست جامع و فرآیند ایجاد پروتکل‌هایی است که اطمینان می دهند کالاها یا خدمات تولید شده در یک صنعت خاص با کیفیت یکنواخت و معادل سایر محصولات یا خدمات مشابه در همان صنعت تولید و ارائه می‌شوند. استانداردسازی همچنین به تضمین ایمنی و سازگاری کالاهای تولید شده کمک می‌کند. هدف از استانداردسازی این است که از یکنواختی شیوه‌های مورد استفاده در صنعت اطمینان حاصل شود. استانداردسازی بر فرآیند ایجاد محصول، عملکرد مشاغل، فناوری در حال استفاده و نحوه ایجاد یا انجام فرایندهای اجباری خاص متمرکز است.

یک مثال از استانداردسازی، اصول پذیرفته شده حسابداری است که شرکت‌ها هنگام تهیه گزارش صورت‌های مالی سالانه خود باید از آن‌ها پیروی کنند. استانداردسازی این گزارش‌ها باعث شده تا  وضوح اطلاعات مالی ارائه شده به عموم را بهبود یابد. رایج‌ترین شکل استانداردسازی در حوزه فرایندهای تجاری است. به طور معمول، شرکت هایی که دارای حضور و فعالیت جهانی یا دارای حق امتیاز از طرف‌های خارجی هستند، از اسناد و مدارک دقیق استفاده می‌کنند تا اطمینان حاصل شود که کیفیت محصول یا خدمات آن‌ها در سطح استاندارد جهانی قرار دارد. به عنوان مثال، تولیدکنندگان تلویزیون‌های LED و LCD از قوانین استانداردسازی محصول پیروی می‌کنندکه اطمینان می‌دهد محصولات فروخته شده در بازار دارای ویژگی‌های مشابه هستند. استانداردها شامل مشخصاتی مانند وضوح و اندازه صفحه نمایش، درگاه HDMI ، درگاه USB اتصال به اینترنت و موارد مشابه است. استانداردسازی بین مشاغل تولیدی این اطمینان را به مشتریان می‌دهد که بدون توجه به تولید کننده یا موقعیت جغرافیایی فروشگاهی که مشتریان از آنجا خرید می‌کنند، محصولات مشابهی را دریافت می‌کنند.

2. مدیریت مهارت‌ها

مدیریت مهارت‌ها یکی از فنون سرپرست جامع و سرپرستی کسب و کار و زیرمجموعه مدیریت منابع انسانی به شمار می‌رود. مدیریت مهارت‌ها یا توانمندی‌ها، به تقسیم مسئولیت، نقش‌ها و وظایف انسانی بر اساس مهارت‌های نیروی انسانی اشاره دارد. مدیریت مهارت می‌تواند برای یک سازمان اهمیت زیادی داشته باشد. برای مدیریت مهارت‌ها در یک سازمان باید مدیران منابع انسانی سوالات زیر را از خود بپرسند:

• چه مهارت‌هایی در اختیار سازمان ما است؟
• چگونه از این مهارت ها استفاده می‌شود؟
• آیا مهار‌ های لازم برای رسیدن به اهداف امروز خود را داریم؟
• افراد مهم تیم ما چه کسانی هستند؟

با پاسخ به این سوالات وضعیت یک سازمان در بعد مهارت مشخص می‌شود. ممکن است بر اساس پاسخ سوالات فوق مدیران تصمیم بگیرند وظایف سازمانی کارکنان خود را متناسب با مهارت‌های آن‌ها دهند، مهارت‌های مورد نیاز سازمان را به کارکنان خود آموزش دهند یا کارکنانی را با مهارت‌های مورد نیاز سازمان استخدام کنند.

3. مدیریت و تضمین کیفیت ناب

مدیریت تضمین کیفیت ناب به مسائل مربوط به کیفیت در خروجی مشاغل مختف می پردازد. اصول ناب رویکردها و معیارهایی را برای فرایند ارتقاء کارایی با حداقل تعداد نقص به کار می‌برند. روش های تضمین کیفیت در قدم اول مشخص و مستند می‌کنند که یک محصول یا سیستم باید چه وظایفی را برآورده کند و چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد. آن‌ها منابع مورد نیاز برای تولیدات با کیفیت را مشخص کرده و از در دسترس بودن این منابع اطمینان حاصل می‌کنند. سرپرست جامع کسب و کار مشخصات مواد و لوازم ورودی، صلاحیت افرادی که کار را انجام می‌دهند و آزمایشات مورد نیاز برای تأیید کیفیت واقعی را مشخص می‌کنند.

شرکت‌ها برای افزایش بهره وری از اصول ناب استفاده می‌کنند. آن‌ها این کار را با نظارت مداوم روی فرایندها برای کاهش ضایعات و تلاش‌های غیر ضروری انجام می‌دهند. این امر به ویژه برای مشاغل کوچک که منابع آنها محدود است اهمیت دارد. اصول ناب مراحل فرایندی را که ارزش افزوده ندارند، اشتباهات مکرر که اصلاح آنها زمان می‌برد و حرکت افراد و مواد بدون ارزش افزوده را شناسایی و حذف می‌کند. مدیریت ناب با کاهش زمان انتظار، فرآیند را ساده کرده و بر تحویل به موقع سفارش به مشتریان تأکید می‌کند. شرکت ها این اصول را با تعیین مسئولیت‌های خاص برای انجام وظایف خاص و نتایج مورد نظر به افراد مشخص، پیاده سازی می‌کنند. این افراد مسئول عملکرد هستند اما در تصمیم گیری در مورد چگونگی دستیابی به نتایج مورد نظر به آن‌ها آزادی عمل داده می‌شود.

4. مدیریت دیداری

مدیریت دیداری یا بصری یکی از عناصر ضروری زندگی و کار است که بسیاری از ما بدون هیچ  گونه سوالی آن را می پذیریم و حتی ممکن است به آن توجه نکرده باشیم. مدیریت دیداری راهی است برای انتقال بصری انتظارات، عملکرد، استانداردها یا هشدارها به نحوی که برای تفسیر آن به هیچ گونه آموزش قبلی نیاز نیست. ممکن است این اصطلاح را در زمینه محل کار، به ویژه کارخانه ها شنیده باشید، اما در واقع مدیریت دیداری در انواع سناریوهای روزمره استفاده می شود. احتمالاً امروز از چندین ابزار مدیریت دیداری استفاده کرده اید بدون اینکه به آنها فکر کنید.

مدیریت دیداری کاربردهای گوناگونی دارد. برای مثال به اشتراک گذاری اطلاعات یکی از رایج‌ترین کاربردهای آن است و یک مثال رایج در این باره، یک تابلوی اعلانات ساده است. نمونه هایی از مدیریت دیداری که در صفحه اعلانات پیدا می‌کنید شامل نمودارهایی است که خلاصه عملکرد ماهانه، نتایج نظرسنجی از مشتریان، دستاوردهای تیم اصلی و شاید لیستی از پیشنهادات تیم را نشان می‌دهد. یک مثال دیگر کدگذاری با استفاده از رنگ است. رایج ترین مثال برای آن، سیستم چراغ راهنمایی است که در آن قرمز هشدار دهنده است، زرد به معنای احتیاط است و سبز به این معنی که همه چیز برای حرکت کردن مناسب است. مدیریت دیداری یک تکنیک و ابزار بسیار کاربردی برای سرپرست جامع کسب و کار به شمار می‌رود.

5. مدیریت محیطی 5S

مدیریت محیطی5S  روشی است که به کارگیری آن منجر به ایجاد محیط کاری تمیز، بدون آلودگی، ایمن و سازماندهی شده برای کاهش ضایعات و بهینه سازی بهره وری می شود. این روش یکی از کاراترین تکنیک‌ها برای تدبیل شدن سرپرستان کسب و کار به یک سرپرست جامع است و برای کمک به ایجاد یک محیط کاری با کیفیت برای کارکنان و حفظ سلامت آن‌ها از نظر جسمی و روانی طراحی شده است. اصطلاح 5S  برگرفته از 5 اصطلاح ژاپنی زیر است:

• Seiri – ساماندهی یا Sort: ابزارها، قطعات و دستورالعمل های ضروری را از موارد غیر ضروری جدا کرده و وسایل غیر ضروری را حذف کنید.
• Seito – نظم و ترتیب یا Set in Order: به معنای مرتب سازی و قرار دادن قطعات و ابزار در بهترین مکان برای سهولت استفاده است.
• Seiso – پاکیزه سازی یا Shine: به معنای پاکسازی محیط کار به شکل منظم از هر گونه آلودگی و گرد و غبار است.
• Seketsu – استانداردسازی یا Standardize: به معنای انجام سه مرحله قبل به شکل منظم برای حفظ محیط کار در بهترین حالت است.
• Shitsuke – انضباط و فرهنگ سازی یا Sustain: به معنای تبدیل 4 مرحله قبل به شکل عادت برای کلیه پرسنل و نیروی سازمانی است.

پیاده سازی 5S برای کسب و کارها و سرپرست کسب و کار مزایای گوناگونی دارد. از جمله:

• بهبود سطح ایمنی
• افزایش دسترسی به تجهیزات
• نرخ تولید کالای معیوب کمتر
• کاهش هزینه ها
• افزایش چابکی و انعطاف پذیری تولید
• بهبود روحیه کارکنان
• استفاده بهتر از دارایی‌های سازمان
• بهبود تصویر سازمانی برای مشتریان، تامین کنندگان، کارکنان و مدیریت

6. مدیریت ایمنی و ارگونومی

ارگونومی علم تطبیق فرایندها، تجهیزات و ابزار کار به گونه‌ای است که مناسب یک کسب و کار و کارکنان آن باشد. ارگونومی علم تسهیل فعالیت‌ها و کارهاست. ارگونومی خطر آسیب های اسکلتی عضلانی (MSI)، از جمله آسیب به ماهیچه ها، استخوان ها یا مفاصل را کاهش می‌دهد.کارکنانی که تحت مدیریت ایمنی و  ارگونومیک کار می‌کنند، مولدتر هستند، به طور منظم در محل کار حضور می یابند و کمتر احتمال دارد در محل کار آسیب ببینند. بنابراین مدیریت ایمنی و ارگونومی یکی از اجزای مهم برای سرپرست جامع کسب و کار به شمار می‌رود. برای پیاده سازی مدیریت ایمن و ارگونومی لازم است ابتدا عوامل خطرناک در محیط کار خود را مشخص کرده و ایمنی آن‌ها را با راهکارهای علمی تا حد امکان بالا ببرید. در مرحله بعد با تحلیل وظایف به گام‌های کوچکتر و تحلیل آن‌ها فالیت‌هایی را که شرایط آن‌ها نیاز به بهبود دارند شناسایی نموده و برای سهولت بخشیدن به آن‌ها تلاش کنید.

7. مدیریت تامین و تولید

مدیریت تامین و تولید و یا به اصطلاح رایج آن زنجیره تامین به معنای مدیریت رشته فعالیت‌های مربوط به تولید یک کالاست. این رشته فعالیت‌ها عبارتند از خرید مواد اولیه، عملیات تولید، مدیریت موجودی و انبار، خدمات به مشتریان و تدارکات. متخصصان مدیریت زنجیره تامین بر مدیریت جریان کالا، اطلاعات و درآمد تمرکز می‌کنند در حالی که از انتظارات مشتری پیشی گرفته و بهای تمام شده تولید را به حداقل می‌رسانند. سه جریان اصلی مدیریت زنجیره تامین وجود دارد: جریان محصول، جریان اطلاعات و جریان مالی.

• جریان محصول: جریان محصول شامل جابجایی کالا از یک تامین کننده به مشتری است.
• جریان اطلاعات: جریان اطلاعات بر وضعیت تقاضای موجود در بازار و سفارشات متمرکز است.
• جریان مالی: جریان مالی شامل اعتبارات و وضعیت دریافت و پرداخت‌هاست.

مدیریت موثر سیستم های زنجیره تامین به مشاغل کمک می‌کند تا ضایعات را کاهش دهند، هزینه های سربار را به حداقل برسانند و تاخیرهای حمل و نقل را کاهش دهند. مدیریت جریان تامین و تولید باعث بهبود کیفیت محصول و کوتاه شدن زمان تحویل سفارش می‌شود. متخصصان مدیریت زنجیره تأمین برای سرپرست جامع کسب و کار یک ضرورت به شمار می‌روند.

8. مدیریت هزینه

مدیریت هزینه یکی از وظایف اصلی در اصول سرپرستی جامع کسب و کار است. در لیست دلایل موفقیت یک پروژه، مدیریت هزینه مهمترین است زیرا همه جنبه های پروژه بر این جنبه تأثیر می گذارد. مدیریت هزینه شامل فرآیندهایی است که برای حفظ کنترل مالی پروژه ها مورد نیاز است. برآورد هزینه، سازماندهی، کنترل، تجزیه و تحلیل، گزارش، پیش بینی و انجام اقدامات اصلاحی لازم مهم‌ترین فرایندها در مدیریت هزینه هستند. مدیریت هزینه برای بقا در بازار و توانایی رقابت با رقبا در هر صنعت ضروری است. زیرا مدیریت هزینه‌ها بر بهای تمام شده محصولات و خدمات، قیمت گذاری و در نهایت سود هر کسب و کار تاثیر مستقیم دارد. نرخ تورم، احتمال رکود و هزینه‌های پیش بینی نشده و شرایط غیرمنتظره مواردی هستند که باید در مدیریت هزینه‌ها مد نظر قرار گیرند.

جمع بندی

یک سرپرست جامع باید برای انجام دقیق، کامل و موثر وظایف خود از دانش و مهارت‌های مدیریتی مختلفی همچون استانداردسازی و مدیریت تولید برخوردار باشد. اتلاف شناسی با هدف افزایش بهره‌وری و از بین بردن انواع مودا در فرآیندهای مختلف تولید انجام می‌شود. سرپرست جامع بخشی از تیمی است که می تواند با مدیریت استاندارد تمامی بخش های زیر مجموعه خود را به افزایش بهره وری هدایت کند. برخورداری از دانش مدیریتی و مهارت پیاده سازی روش‌های نوینی چون 5S از دیگر مواردی هستند که یک سرپرست عادی را به یک سرپرست جامع، سرپرست ایرانی در کلاس جهانی تبدیل می‌کنند. تمامی این فعالیت ها باعث افزایش بهره وری در کسب و کار و در راستای آن باعث افزایش تولید و سود آوری بیشتر در کسب و کار می شود.

کلمات کلید اصلی: سرپرست، سرپرست جامع، سرپرست جامع کسب و کار، سرپرستی جامع، سرپرست کسب و کار، سرپرست ایرانی در کلاس جهانی

کلمات کلیدی فرعی: اتلاف شناسی، استانداردسازی، مدیریت مهارت‌ها، مدیریت دیداری، مدیریت محیطی، مدیریت ایمنی، ارگونومی، مدیریت تامین و تولید، مدیریت هزینه، مدیریت و تضمین کیفیت ناب