مدیریت محیطی 5S

مدیریت محیطی 5S سیستمی برای کاهش ضایعات و بهینه سازی بهره وری از طریق حفظ نظم در محل کار است.  این سیستم برای حفظ نظم و رسیدن به اهداف خود از نشانه‌های بصری استفاده می‌کند. اجرای این روش، محل کار را در پیکربندی موجود آن «پاکسازی» و سازماندهی می‌کند. 5S معمولاً اولین روش ناب است که در سازمان‌ها اجرا می‌‌شود.

منظور از 5S چیست؟

عبارت روش 5S، متشکل از حروف اول کلمات ژاپنی زیر است:

1. Seiri : ساماندهی
2. Seiso : پاکسازی
3. Seiton : نظم و ترتیب
4. Sekitsu : استاندارد سازی
5. Shitsuke : انضباط

در واقع مدیریت محیطی 5S روشی را برای سازمان‌دهی، تمیز کردن، توسعه و حفظ یک محیط کاری مولد ارائه می‌کند. در کار روزانه یک شرکت، روال‌هایی که سازماندهی و نظم را حفظ می‌کنند برای یک جریان روان و کارآمد از فعالیت‌ها ضروری هستند. این روش ناب کارگران را تشویق می‌کند تا شرایط کاری خود را بهبود بخشند. همچنین به آن‌ها کمک می‌کند تا یاد بگیرند که ضایعات، خرابی‌های برنامه‌ریزی نشده و موجودی در حین فرآیند را کاهش دهند. یک پیاده سازی معمولی 5S منجر به کاهش قابل توجهی در فضای مورد نیاز برای عملیات موجود می‌شود. همچنین منجر به سازماندهی ابزارها و مواد در مکان‌های ذخیره‌سازی و کدگذاری‌شده می‌گردد. 5S پایه‌ای را فراهم می‌کند که بر اساس آن دیگر اصول مدیریت ژاپنی مانند تولید به هنگام و شش سیگما نیز می‌توانند اجرا شوند.

روش و رویکرد پیاده سازی 5S

روش فایو اس – Five S یک روش مدیریت ادواری است. به این معنا که چرخه مرتب کردن، تمیز کردن، پاکسازی و استاندارد کردن باید دائما در سازمان تکرار شود. این کار منجر به بهبود مستمر می‌گردد. در ادامه به بررسی هر یک از ۵ ستون روش مدیریت دیداری 5S خواهیم پرداخت.

ستون اول: سامان دهی

اولین S، در سیستم فایو اس، متعلق به واژه Seiri بر حذف اقلام غیر ضروری از محل کار تمرکز دارد که برای عملیات فعلی تولید مورد نیاز نیستند. یک روش بصری موثر برای شناسایی این موارد غیر ضروری “برچسب گذاری قرمز” نامیده می‌شود. این روش شامل ارزیابی ضرورت هر مورد در یک منطقه کاری و برخورد مناسب با آن است. یک برچسب قرمز روی تمام مواردی که برای عملیات مهم نیستند یا در مکان یا مقدار مناسب نیستند قرار می‌گیرد. پس از شناسایی اقلام با برچسب قرمز، این اقلام برای دفع از محیط، بازیافت یا تخصیص مجدد به یک محل نگهداری مرکزی منتقل می.شوند. ساماندهی سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا فضای ارزشمند محیط خود را بازیابی کنند. همچنین با ساماندهی چیزهایی مانند ابزار شکسته، ضایعات و مواد خام اضافی از محیط حذف می‌شوند.

ستون دوم: نظم و ترتیب

مرحله دوم مدیریت محیطی 5S، در اصل «seiton» نام دارد که به واژه «نظم» ترجمه می‌شود. هدف این مرحله سازماندهی منطقه کار است. یافتن و استفاده از هر وسیله و ابزار باید آسان باشد: مکانی برای هر چیزی باید مشخص شود و هر چیزی در جای خود قرار گیرد. ابزارهایی که به طور مکرر مورد استفاده قرار می‌گیرند باید در نزدیکی محل استفاده قرار داشته باشند. تجهیزات یدکی، لوازم و سایر ابزارهایی که کمتر مورد استفاده قرار می‌گیرند را می‌توان در یک مکان مرکزی نگهداری کرد. جایی که چندین تیم می‌تواند آن‌ها را به اشتراک بگذارد. اقلامی که معمولاً با هم استفاده می شوند باید در نزدیکی یکدیگر نگهداری شوند. هر یک از این تصمیمات به تنهایی منطقی و ساده خواهد بود. اما ممکن است پیگیری همه موارد دشوار باشد. ممکن است ایجاد یک نقشه 5S به عنوان بخشی از این فرآیند مفید باشد. نقشه 5S یک نمودار است که نمای کلی از یک منطقه کاری، فرآیند یا ایستگاه را ارائه می‌دهد. این یک مرجع بصری برای نشان دادن مکان ابزارها، لوازم، کارگران و مسیرهای سفر و نحوه ارتباط آنها با یکدیگر است. یک نقشه خوب همچنین ممکن است شامل شرح کارهایی باشد که در منطقه کاری اتفاق می‌افتد.

ستون سوم: پاکسازی

مرحله سوم مدیریت محیطی 5S، پاکسازی است که به معنای “تمیز بودن” است. گام‌های اول و دوم فضا را برای کارایی بیشتر مرتب کردند. این مرحله به پاکسازی کثیفی که به طور اجتناب ناپذیر در هر محیط کاری اتفاق می‌افتد می‌پردازد. پاکسازی بسیار فراتر از صرف جارو  کردن اطراف است. این مرحله شامل تمیز کردن منظم هر قسمت از محل کار است – اغلب به صورت نظافت کردن روزانه، و تمیز کردن کامل‌تر هفتگی. نکته مهم این است که مرحله پاکسازی به معنای شغلی برای کارکنان تعمیر و نگهداری یا سرایداری نیست. هر کارگر باید محل کار خود و تجهیزات مورد استفاده خود را تمیز کند.

ستون چهارم: استاندارد سازی

سه مرحله اول در مدیریت محیطی 5S اصول پاکسازی، سازماندهی و تمیز کردن فضای کاری را پوشش می‌دهد. این مراحل به تنهایی مزایای کوتاه مدتی را به همراه خواهند داشت. مرحله چهارم Standardize یا “seiketsu” است که به معنای استانداردسازی است. استانداردسازی یعنی نوشتن کارهایی که باید انجام شود، مکان انجام شدن کارها و این که توسط چه کسی باید انجام شود. با این روش مکتوب سازی و مشخص کردن جزئیات  می‌توانید شیوه‌های جدید را در روند کار عادی بگنجانید. این مرحله راه را برای تغییرات طولانی مدت هموار می‌کند.

ستون پنجم: انضباط

مرحله پنجم یک برنامه فایو اس، انضباط یا “shitsuke” است. هدف از این مرحله در واقع تداوم یافتن تعهد است. مهم است که تصمیماتی را که گرفته‌اید دنبال کنید  و به طور مداوم به مراحل قبلی مدیریت محیطی 5S در یک چرخه مداوم بازگردید. رویکرد 5S هرگز یک رویداد یکباره نیست. بلکه یک چرخه مداوم است. این مسئله بسیار مهم است. زیرا موفقیت‌های اولیه در 5S می‌تواند راه را برای مشکلات باز کند. برای مثال ممکن است فضای آزاد در مرحله مرتب سازی در دسترس قرار بگیرد. اما پس از آن، ابزارها و مواد اجازه داشته باشند به تدریج آن فضا را بدون هیچ سازمانی پر کنند. نتیجه نهایی می‌تواند یک آشفتگی حتی بزرگتر از وضعیت اولیه باشد. راه حل این است که مراحل 5S را بارها و بارها به عنوان بخشی معمولی از کار عادی به کار ببرید. به همین دلیل است که مرحله انضباط بسیار مهم است.

سخن آخر

مدیریت محیطی 5S بر بهبود محل کار تمرکز دارد و مکان‌های کاری مختلف ممکن است اشتراکات کمی داشته باشند. بنابراین پیش بینی نتایج دقیق استفاده از این برنامه می‌تواند دشوار باشد. با این حال، برخی از فواید تقریباً همیشه یافت می‌شوند:

• استفاده بهتر از زمان: خلاص شدن از شر موارد ناخواسته و سازماندهی ابزارها و لوازم مهم، به هم ریختگی و سردرگمی را از بین می برد. بنابراین کارگران زمان کمتری را برای یافتن و بازیابی آنچه نیاز دارند صرف می‌کنند و در عوض می‌توانند بهره‌ورتر باشند.
• فضای کمتر تلف‌شده: حذف وسایل غیر ضروری و یکپارچه‌سازی فضای ذخیره‌سازی ابزار، فضا را برای کاربردهای مفیدتر باز می‌کند.
• کاهش زمان از کار افتادن تجهیزات: وقتی ابزارها و تجهیزات تمیز نگه داشته می‌شوند، به طور معمول بازرسی می‌شوند و به روشی استاندارد استفاده می‌شوند، می‌توان از خرابی‌های عمده جلوگیری کرد.
• کاهش خطا: استانداردسازی فرآیندهای کاری تغییرات و اشتباهات را کاهش می‌دهد. با حذف عیوب و شکست‌ها، می‌توان بهره‌وری کلی را به‌طور چشمگیری بهبود بخشید.
• افزایش روحیه کارکنان: وقتی اصول 5S به طور مؤثر مورد استفاده قرار می‌گیرد، کارگران می‌بینند که کار آن‌ها ارزشمند است و عملکرد آن‌ها دیده می‌شود. این محیطی را ایجاد می‌کند که کارگران می‌توانند در کار خود احساس غرور کنند و به بهبود شرکت خود علاقه مند شوند.

بسیاری از سازمان‌ها توانسته‌اند با ثبت موقعیت خود قبل و بعد از اجرای 5S، پیشرفت‌های واقعی و اندازه‌گیری شده خود را نشان دهند. به عنوان مثال، دانشگاه جورجیا با استفاده از 5S،  سالانه بین 7000 تا 10000 دلار در هزینه‌های خود صرفه جویی کرد. مثال‌های فراوانی از این دست در سراسر دنیا وجود دارد. این موارد ثابت می‌کنند که اجرای این تکنیک ناب می‌تواند مزایای کوتاه مدت و بلند مدت فراوانی را به دنبال داشته باشد.

محمد نجارکریمی
دکتری عالی مدیریت کسب و کار
مربی ارشد سیستم سازی