استانداردسازی فرایندهای کسب و کار

استانداردسازی (Standardization) فرآیند ایجاد پروتکل‌هایی برای ساخت یک کالا یا ارائه خدمات بر اساس اجماع همه طرف‌های مرتبط در صنعت است. استانداردها تضمین می‌کنند که کالاها یا خدمات تولید شده با کیفیت عرضه می‌شوند. استانداردسازی فرایندهای کسب و کار همچنین به تضمین ایمنی و قابلیت سازگاری کالاهای تولید شده کمک می‌کند. برخی از طرف‌های درگیر در فرآیندهای استانداردسازی شامل مصرف کنندگان، دولت‌ها، شرکت‌ها و سازمان‌های استاندارد هستند. برای آشنایی کامل با مفهوم استاندارد نمودن و انواع مختلف آن در ادامه مقاله با ما همراه باشید.

 هدف از استاندارد سازی چیست؟

استانداردسازی هر فرآیندی است که برای توسعه و پیاده‌سازی معیارها استفاده می‌شود. این معیارها ویژگی‌های اساسی چیزی را مشخص می‌کند که کنترل و یکنواختی آن مورد نظر است. بنابراین، استانداردسازی می تواند تقریباً برای هر چیزی اعمال شود، از جمله: قوانین، فناوری‌ها، محصولات، خدمات رفتارها و اندازه‌گیری‌ها. استاندار سازی یکی از مهمترین فاکتورها در مدیریت ژاپنی قلمداد می شود.

هدف استانداردسازی تضمین یکنواختی رویه‌های خاص در صنعت است. استاندارد نمودن بر فرآیند ایجاد محصول، عملیات کسب‌وکارها، فناوری در حال استفاده و چگونگی ایجاد یا انجام فرآیندهای خاص تمرکز دارد. یکی از نمونه‌های استاندارد کردن، اصول پذیرفته‌شده حسابداری (GAAP) ایجاد شده توسط هیئت استانداردهای حسابداری مالی (FASB) است. هدف از تدوین این استاندارد اطمینان از این است که همه اطلاعات افشا شده در صورت‌های مالی مرتبط، قابل اعتماد، قابل مقایسه و سازگار باشد. شرکت‌ها باید هنگام تهیه یا گزارش صورت‌های مالی سالانه خود از این اصول پیروی کنند. این اصول یکنواختی را در نحوه تهیه گزارش های مالی تضمین می‌کنند. همچنین وضوح و شفافیت اطلاعات مالی ارائه شده به عموم را بهبود می‌بخشند.

استانداردسازی اتفاقی در مقابل عمدی

برخی از فرآیندهای استانداردسازی عمدا تدوین شده و به طور رسمی مدیریت می‌شوند. برخی دیگر به طور اتفاقی رشد می‌کنند و نسبتاً بدون مدیریت تکامل می‌یابند. فرآیندهای استاندارد نمودن اتفاقی اغلب به صورت خود به خود ظاهر می‌شوند. همچنین به شکلی غیرمتمرکز پیش می‌روند. با وجود ورودی گسترده و پذیرش گسترده، آن‌ها به ندرت مدیریت می‌شوند. آن‌ها معمولاً غیررسمی، غیرمستند و وابسته به تفسیر هستند. بنابراین آن‌ها به راحتی نادیده گرفته می‌شوند و بدیهی تلقی می‌شوند. در مقابل، فرآیندهای استاندارد نمودن عمدی، آگاهانه و عمداً تعریف، اتخاذ و اجرا می‌شوند. آن‌ها اغلب به صورت مرکزی مدیریت می‌شوند. آن‌ها معمولاً شامل مستندات، بررسی‌های رسمی و تجزیه و تحلیل هستند که همگی برای ارائه مجموعه‌ای از استانداردهای منتشر شده‌اند. در واقع، فرآیندهای استاندارد نمایی عمدی همان چیزی است که بیشتر مردم با اصطلاح «استانداردسازی» مرتبط می‌دانند.

استانداردسازی فرآیندهای کسب و کار

رایج‌ترین شکل استانداردسازی در حوزه فرآیندهای تجاری و زمانی است که شرکت‌ها می‌خواهند به سطح ثابتی از کیفیت تولید و شناخت برند دست یابند. استانداردسازی را می‌توان در سراسر دنیای تجارت یافت. به طور معمول، شرکت‌های بین‌المللی که در نقاط جغرافیایی مختلف حضور فعال دارند، از مستند سازی فرآیند استفاده می‌کنند. هدف این شرکت‌ها از استاندارد نمودن و مستندسازی فرآیندها اطمینان از این است که کیفیت محصول یا خدمات آن‌ها در موقعیت‌های جغرافیایی مختلف، یکسان است. به عنوان مثال، بسیاری از فست فودهای زنجیره‌ای فرآیندهای دقیقی دارند تا مطمئن شوند که همبرگر در شعبات مختلف به شیوه یکسانی تهیه می‌شود. صرف نظر از اینکه مصرف کننده از کدام شعبه شرکت خرید می‌کند.

نحوه استاندارد سازی فرآیند کسب و کار

استانداردسازی با تنظیم دستورالعمل‌های پذیرفته‌شده عمومی بدست می‌آید. همچنین باید گفت استانداردسازی ارتباط تنگاتنگو نزدیکی با سیستم سازی دارد. این دستورالعمل‌ها اغلب در رابطه به موارد زیر هستند:

• در رابطه با نحوه ایجاد یا پشتیبانی یک محصول یا خدمات
• در رابطه با نحوه اداره یک کسب‌وکار
• در رابطه با نحوه اداره برخی فرآیندهای مورد نیاز

استانداردسازی فرآیند کسب و کار یک فرآیند دو مرحله‌ای است که معمولاً شامل موارد زیر است:

• شناسایی بهترین فرآیند ممکن برای دستیابی به یک نتیجه: مرحله اول شامل تجزیه و تحلیل موارد تکراری یک فرآیند موجود در یک سازمان است. مرحله دوم ایجاد یک راه حل منحصر به فرد است که به دستیابی سریعتر و کارآمدتر به اهداف کمک می‌کند. در مرحله کشف فرآیند، تیم مدیریت تمام فرآیندها را شناسایی می‌کند. سپس با مروری بر پیکربندی‌های فرآیند مختلف که برای دستیابی به یک نتیجه در سراسر سازمان استفاده می‌شوند، بهترین فرآیند ممکن را تدوین می‌کند.
•  اجرای بهترین فرآیند: اجرای فرآیند شامل اطلاع رسانی به کارکنان مربوطه از تغییرات فرآیندهایی که با آنها کار می‌کنند می‌باشد. آموزش اعضای تیم و کارکنان مربوطه برای اعمال فرآیندهای بهبود یافته اصلی‌ترین مرحله در اجرای استانداردسازی است. همچنین ایجاد فرهنگ بهبود تدریجی در فرآیندهای مورد استفاده در سراسر سازمان اهمیت فراوانی دارد.

استانداردسازی در مشاغل تولیدی

کسب‌وکارهای تولیدی اغلب توافق‌نامه‌هایی را تصویب می‌کنند که تضمین می‌کند محصولاتی که تولید می‌کنند دارای مشخصات مشابه با سایر مشاغل در صنعت هستند. این توافق نامه‌ها ممکن است محصولات فروخته شده در یک مکان جغرافیایی یا در عرصه جهانی را پوشش دهد. به عنوان مثال، تولید کنندگان تلویزیون های ال ای دی و ال سی دی از قوانین استاندارد سازی محصول خاصی پیروی می‌کنند که تضمین می کند محصولات فروخته شده در بازار دارای ویژگی‌های مشابه هستند. استانداردها مشخصاتی مانند وضوح و اندازه صفحه نمایش، ورودی‌ها (پورت HDMI، پورت های USB، و غیره)، اتصال به اینترنت و غیره را پوشش می‌دهند. استانداردها به طور مداوم برای منعکس نمودن پیشرفت‌های فناوری تغییر می‌کنند. استاندارد نمودن رویه‌ها در مشاغل تولیدی تضمین می‌کند که مشتریان در موقعیت‌های جغرافیایی مختلف، محصولات مشابهی را دریافت کنند.

استانداردسازی بازاریابی

شرکت‌هایی که در سطح جهانی فعالیت می‌کنند، تبلیغات خود را استاندارد می‌کنند و یک طرح یکنواخت را در بازارهای مختلف حفظ می‌کنند تا تصویر برند خود را در بین مخاطبان جهانی تقویت کنند. تم طراحی و طرح رنگی یکسان حتی زمانی که بسته بندی محصول به زبان دیگری ارائه می‌شود اعمال می‌شود. یکی از نمونه‌های شرکتی که از این شکل از استاندارد نمودن استفاده می‌کند، کوکاکولا است.

استاندارد سازی در داد و ستد

استانداردسازی در بازارهای مالی رایج است. این امر به تسهیل معاملات برای سرمایه‌گذاران، کارگزاران و مدیران صندوق کمک می‌کند. استانداردسازی در معاملات توسط صرافی‌هایی که اوراق بهادار در آنها معامله می‌شود انجام می‌شود. این امر روند معاملات را برای همه سرمایه گذاران یکسان می‌کند. به عنوان مثال، استاندارد نمودن در بازارهای اختیار معامله به این معنی است که صرافی‌ها استانداردهایی را به عنوان راهی برای ایجاد حداقل پایه‌های تجاری برای قراردادها تعیین می‌کنند. در بازار سهام ایالات متحده، حداقل سفارش سهام استانداردی که می توان از طریق بورس بدون اعمال کارمزد بالاتر انجام داد، 100 سهم است. این اصول استاندارد شده توسط صرافی‌هایی مانند بورس نیویورک (NYSE) تنظیم می‌شوند تا ثبات و نقدینگی بیشتر در بازارها فراهم شود. افزایش نقدینگی به این معنی است که سرمایه گذاران می‌توانند بدون تاخیر یا مشکل سهام را بخرند و بفروشند. این امر به کاهش هزینه‌های معاملاتی کمک می‌کند و فرآیند کارآمدی را برای همه فعالان بازار ایجاد می‌کند.

استانداردسازی همچنین در بازارهای آتی استفاده می‌شود که ارزش‌های خود را از ابزارهای اساسی مانند سهام یا کالاها به دست می‌آورند. به عنوان مثال، یک قرارداد اختیار سهام نشان دهنده 100 سهم از آن سهام است. هنگامی که یک سرمایه گذار یک قرارداد اختیار معامله می‌کند، می‌داند که در حال خرید یا فروش 100 سهم از سهام است. بنابراین ارزش آن را بر اساس قیمت فعلی سهام در بازار تعیین می‌کند.

اثرات استاندارد سازی

برخی از اثرات استاندارد سازی شامل موارد زیر است:

• تاثیر بر سازمان‌ها: هنگامی که شرکت‌های رقیب محصولات و خدمات خود را استاندارد می‌کنند، رقابت از سیستم‌های یکپارچه به اجزای جداگانه تغییر می‌کند. این بدان معنی است که شرکت‌هایی که نقطه فروش اصلی آن‌ها سیستم یکپارچه است باید اهداف استراتژیک را تغییر دهند تا بر اجزای منفرد سیستم تمرکز کنند. شرکت‌ها می‌توانند با فروش اجزا یا زیرسیستم‌های سیستم یکپارچه به سایر کسب‌وکارها که با مدل کسب‌وکار آن‌ها سازگار است، مزیت رقابتی ایجاد کنند.
• تاثیر بر مصرف کنندگان: یکی از مزایایی که مصرف کنندگان از استاندارد شدن به دست می‌آورند، افزایش سازگاری و قابلیت همکاری بین محصولات است. مثلا هنگامی که ابزارها و خدمات ارتباطی استاندارد می‌شوند، مصرف کنندگان می‌توانند اطلاعات را بین تعداد زیادی از افراد به اشتراک بگذارند. با این حال، استاندارد شدن همچنین می‌تواند بر مصرف کنندگان تأثیر منفی بگذارد. به این معنی که گزینه‌ها برای مصرف کنندگان محدود خواهد شد. همچنین، استاندارد سازی ممکن است تولیدکنندگان را از ارائه ارزش بیشتر به مصرف کنندگان نسبت به رقبای خود محدود کند. زیرا آنها توسط استانداردها محدود شده‌اند.
• تاثیر بر فناوری: تأثیر استانداردسازی بر فناوری مختلط است و ممکن است نتایج مثبت و منفی به همراه داشته باشد. اثر مثبت استانداردسازی این است که می‌تواند به از بین بردن فناوری‌های ناسازگار در بازار کمک کند که رشد فناوری را کند می‌کند. افزایش جذب فناوری استاندارد شده وجود خواهد داشت که باعث رشد صنعت فناوری خواهد شد. یک مثال آشنا از فناوری استاندارد شده، برنامه‌های نرم افزاری است که با سیستم عامل ویندوز سازگار است. از جنبه منفی، استانداردسازی فناوری کیفیت نوآورانه فناوری‌های جدید و موجود را محدود می‌کند و ممکن است رقابت را کاهش دهد. استانداردهای فناوری‌ها می‌توانند کیفیت و سازگاری فناوری‌ها را الزامی کنند و از سازگاری، قابلیت همکاری و ایمنی آنها اطمینان حاصل کنند. برخی از مهم‌ترین سازمان‌های تدوین استاندارد عبارتن از:  ANSI (موسسه استاندارد ملی آمریکا)، IEEE (موسسه مهندسین برق و الکترونیک) و IETF (گروه وظیفه مهندسی اینترنت)

جمع بندی

استاندارد سازی مفهومی گسترده است که در سطوح مختلف قابل اجراست. استاندارد نمودن دارای اثرات و مزایای مختلفی برای سازمان‌هاست. برای مثال استاندارد نمودن فرآیندهای کسب و کار به سازمان‌کمک می‌کند تا به یک سیستم یکپارچه برای انجام وظایف خود حرکت کنند. بهبود رضایت مشتریان اصلی‌ترین نتیجه استاندارد نمودن فرایندهای کسب و کار است. رضایت مشتری همیشه یک هدف اصلی در هر سازمانی است. این به این دلیل است که وقتی نیازهای مشتریان برآورده می‌شود، کسب و کار درآمدی را به همراه دارد که شرکت را فعال و سودآور نگه می‌دارد. استانداردسازی فرآیند کسب و کار بهترین راه را برای تولید کالا یا ارائه خدمات در پیش می‌گیرد. در نتیجه، شرکت کیفیت محصول یا خدمات خاصی را تضمین می‌کند که باعث خوشحالی و بازگشت مشتریان می‌شود. بهره وری بالا دیگر اثر مهم استاندارد نمودن فرایندهاست. زیرا بهترین راه ممکن انجام وظایف با کمترین میزان اتلاف را در رویه‌های استاندارد پیشنهاد می‌شود.

محمد نجارکریمی
دکتری عالی مدیریت کسب و کار
مربی ارشد سیستم سازی