مدیریت مهارت کارکنان

مفهوم مدیریت مهارت کارکنان

مدیریت مهارت‌ کارکنان شامل نقشه‌برداری از تخصص و تجربه کارکنان یک سازمان است. این فرآیند به معنای شناخت و درک بیشتر در مورد مهارت‌ها و شایستگی‌های کارکنان است. همچنین این فرایند درباره این موضوع است که چگونه مدیران می‌توانند از مهارت‌های کارکنان آن‌ها برای بهینه‌سازی و استاندارد سازی فرآیندهای عملیاتی‌ استفاده کنند. مدیریت مهارت نیروی انسانی افزایش سطح رضایت شغلی در سازمان را در پی دارد. زیرا همه ما ترجیح می‌دهیم کاری را انجام دهیم که از آن لذت می‌بریم و در آن مهارت داریم! در مدیریت مهارت، مدیر نیروی انسانی پروفایل‌هایی را ایجاد می‌کند که از طیف کاملی از مهارت‌ها، دانش، صلاحیت‌ها و تجربه یک کارمند تشکیل شده است. سپس این پروفایل‌ها تعیین می‌کنند که آیا فردی واجد شرایط لازم برای انجام یک کار خاص یا انجام یک نقش معین است یا نه. همچنین تصویر واضح‌تری از سطح مهارت کارکنان به صورت فردی و جمعی ترسیم می‌کند. مدیریت صحیح مهارت‌ها همچنین به کارکنان کمک می‌کند تا از استعدادها و توانایی‌های خود نهایت استفاده را ببرند. این نه تنها توانایی‌های آن‌ها را نشان می‌دهد، بلکه هر حوزه‌ای را که باید روی آن‌ در پیشرفت حرفه‌ای تمرکز کنند، مشخص می‌کند. با وارد شدن به یک گفتگوی سازنده، دیگر مدیران برای کارکنان خود تصمیم نمی‌گیرند، بلکه با آن‌ها تصمیم می‌گیرند. یکی دیگر از جنبه‌های مدیریت مهارت آشنا کردن کارکنان با فرصت‌های آموزشی و یادگیری است که برای برداشتن گام بعدی در حرفه خود نیاز دارند. مدیریت مهارت‌ کارکنان همچنین تأثیر مثبتی بر سیاست‌های استخدام و انتخاب نیروی انسانی دارد. فرض کنید مجبور هستید کارکنان جدیدی پیدا کنید زیرا بازیکنان کلیدی سازمان شما را ترک کرده‌اند یا در شرف ترک هستند. با وجود سیستم‌های مدیریت مهارت، دقیقاً می‌دانید که چه شکاف‌هایی در مهارت‌های سازمان وجود دارد. این امر تمرکز بر یافتن جانشین‌های مناسب را بسیار آسان‌تر می‌کند.

مزایای مدیریت مهارت کارکنان

مدیریت مهارت کارکنان فواید بی‌شماری را برای هر سازمانی فراهم می‌کند. در این بخش برخی از مهم‌ترین این مزایا را تشریح می‌نماییم:

• یافتن فرد مناسب برای شغل مناسب: یکی از مهم‌ترین اهداف مدیران در هر سازمان، یافتن فرد مناسب برای شغل مناسب است. مدیریت مهارت‌ها این کار را بسیار آسان‌تر می‌کند. زیرا مدیران از قبل می‌دانند چه کسی می‌تواند چه کاری انجام دهد و چه کسی نمی‌تواند. چه کسی برای یک نقش خاص مناسب است و چه کسی نیست.
• شناسایی شکاف‌های مهارتی: فرض کنید در حال تشکیل یک تیم پروژه یا به فکر عرضه محصولات یا خدمات جدید در آینده نزدیک هستید. این احتمال وجود دارد که در بخش‌های مختلف با چند شکاف مهارتی مواجه شوید. این بدان معناست که شما مهارت‌ها و دانشی را که برای تیم، محصول یا خدمات جدید خود به آن نیاز دارید، ندارید. مدیریت مهارت‌ها به شما این امکان را می‌دهد که این شکاف‌های مهارتی را به سرعت و به آسانی شناسایی کرده و سپس ببندید.
• ارائه آموزش‌های هدفمند: مدیریت مهارت به مدیران این امکان را می‌دهد که کارکنان را به طور مؤثرتری برای پیشرفت حرفه‌ای خود راهنمایی کنند. با نگاهی به مهارت‌ها، شایستگی‌ها و شایستگی‌هایی که سازمان نیاز دارد، تعیین اهداف شخصی و سازمانی بسیار آسان‌تر می‌شود. با وجود برنامه‌های آموزشی و یادگیری کاملاً تعریف شده، می‌توان مسیرهای توسعه شخصی مشخصی را برای کارکنان فراهم می کرد که هم متناسب با نیازهای فردی و هم سازمانی باشد. این کار همچنین هزینه‌های آموزشی سازمان را کاهش می‌دهد و مسیر مناسبی در راستای اجرای مدل مدیریت ژاپنی در کسب و کار می باشد.
• افزایش سطح رضایت: مطالعات نشان داده است که کارمندان شاد و راضی 13 درصد بهره‌وری بیشتری دارند. علاوه بر این، آن‌ها به احتمال زیاد به سازمان وفادار می‌مانند. همه ما وقتی کاری را انجام می‌دهیم که دوست داریم و در آن خوب هستیم، با انگیزه و سازنده‌تر هستیم. ایجاد یک تطابق خوب بین مهارت‌ها و کار، یک عنصر مهم برای رضایت شغلی است.

ایجاد ماتریس مدیریت مهارت کارکنان

بهترین راه برای اندازه‌گیری مهارت‌های یک کارمند و شناسایی جایی که می‌تواند در آن پیشرفت کند، ایجاد یک ماتریس مهارت‌ها است. برای انجام این کار ابتدا باید مهارت‌هایی را که شغل یک کارمند به آن نیاز دارد، دسته بندی و فهرست کرد. به عنوان مثال، برای فردی که در زمینه منابع انسانی کار می‌کند، این مهارت‌ها ممکن است در حوزه‌های زیر باشد: مصاحبه و استخدام، میانجیگری تعارض، مدیریت مزایا، فرآیندهای انضباطی، نظارت بر تعطیلات و غیبت، ایجاد گزارش‌ها و ..

ماتریس مهارت‌ها ابزاری مناسب برای مدیریت مهارت کارکنان است. این ماتریس می‌تواند در مرحله استخدام برای یافتن فرد مناسب برای یک نقش یا برای شناسایی شکاف‌های مهارتی به خوبی کار کند.

فرآیند مدیریت مهارت کارکنان

فرآیند مدیریت استعداد کارکنان را می‌توان با اذعان به نیاز به استعداد شروع کرد. این فرایند به پر کردن آن شکاف و در نهایت رشد و بهینه سازی مهارت‌ها، ویژگی‌ها و تخصص کارکنان منجر می‌شود.

مراحل کلیدی در فرآیند مدیریت موثر استعدادها عبارتند از:

1. برنامه‌ریزی: مانند هر فرآیندی با یک نتیجه مشخص، برنامه‌ریزی اولین گام در فرآیند مدیریت استعداد است. این مرحله شامل شناسایی موارد زیر است: نیاز به سرمایه انسانی، تدوین شرح شغل برای نقش‌های کلیدی و توسعه یک طرح استخدام.
2. جذب:بر اساس برنامه، گام طبیعی بعدی این است که تصمیم بگیریم که آیا استعدادهای مورد نیاز باید از درون سازمان تامین شوند یا از منابع خارجی. در هر صورت، این فرآیند شامل جذب یک جریان سالم از متقاضیان است. منابع خارجی معمول شامل پورتال‌های شغلی، شبکه های اجتماعی و ارجاعات می‌باشد. استعدادهایی که مورد نیاز سازمان است باید از قبل شناسایی شوند تا روند تا حد امکان روان و کارآمد باشد.
3. انتخاب:این مرحله شامل انجام بررسی‌ها برای یافتن فرد و استعدادهای منطبق با شغل است – تناسب ایده‌آل فرد با سازمان. آزمون‌های کتبی، مصاحبه‌ها، بحث‌های گروهی و تست‌های روان‌سنجی به سنجش تصویری همه‌جانبه از فرد کمک می‌کنند. امروزه نرم‌افزارها مجهز به هوش مصنوعی وجود دارد که استخدام‌کنندگان می‌توانند از آن‌ها استفاده کنند. با استفاده از این برنامه‌ها می‌توان از میان حجم وسیعی از رزومه‌ها  روی مناسب‌ترین گزینه‌ها تمرکز کرد.
4. توسعه: کمک به رشد کارکنان و آموزش آن‌ها برای تخصص مورد نیاز علاوه بر موفقیت تجاری، باعث ایجاد وفاداری و بهبود تعامل کارکنان می‌شود. این کار با یک برنامه کارآمد برای کمک به کارمند برای استقرار در نقش جدید آغاز می‌شود. به دنبال آن فرصت‌های فراوانی برای افزایش مهارت‌ها، استعداد و مهارت‌های او فراهم می‌شود. در عین حال این روند امکان رشد از طریق مشاوره، مربیگری، مشاوره و طرح‌های چرخش شغلی را فراهم می‌کند.

استراتژی مدیریت مهارت کارکنان

مدیریت استعداد یک چک لیست صرف از الزامات کارکنان نیست – مدیریت مهارت کارکنان یک استراتژی است که به اجرای دقیق، بررسی‌های منظم و بهبود مستمر نیاز دارد. در این بخش پنج استراتژی مدیریت مهارت کارکنان وجود دارد که به عنوان ستون‌های اصلی عملکرد افراد در سازمان عمل می‌کنند:

1. شرح وظایف تفصیلی: شرح شغل دقیق و آگاهانه به کارجویان کمک می‌کند تا نقش شغلی آینده خود را بهتر درک کنند. شرح وظایف عمومی فقط باعث سردرگمی همه طرف‌های درگیر در فرآیند جذب و استعدادیابی می‌شود. همچنین منجر به موجی از درخواست‌های نامربوط می‌گردد. اطلاعاتی که باید بخشی از شرح شغل باشد شامل موارد زیر است: عنوان شغل و مکان آن، وظایف کلی، مهارت‌های مورد نیاز، گزارش ابزار و تجهیزات مورد استفاده، حقوق و مزایا. با این موارد، کاندیداها می‌توانند درباره درخواست یا عدم درخواست شغل مورد نظر آگاهانه تصمیم بگیرند.
2. تناسب فرد با سازمان: کارمندی که با فرهنگ سازمانی تناسب ندارد، نمی‌تواند در محیط کار شاد و کارآمد باشد. در حالی که تعریف فرهنگ سازمان با کلمات دشوار است، اما در عمل درک اینکه آیا یک نامزد مناسب است یا نه، بسیار آسان است. ارزش‌های شخصی و سازمانی باید سطح مشخصی از همپوشانی داشته باشند تا هر کارمندی در سازمان احساس کند که در خانه است. بدون تناسب فرد و سازمان، بیشترین زمان، تلاش و انرژی صرف تلاش برای متناسب سازی می‌شود. بنابراین استخدام نامزد متناسب با جو سازمان شانس مشارکت بهتر کارکنان، رضایت بیشتر کارکنان و معمولاً عملکرد بهتر را به میزان زیادی بهبود می‌بخشد.
3. همکاری – مربی – تکامل: استراتژی همکاری- مربی- تکامل یک استراتژی مهم برای مؤثرتر کردن مدیریت استعداد است. این استراتژی شامل ایجاد فرهنگ مربیگری، راهنمایی و همکاری است. وقتی صحبت از کمک به کارکنان برای تکامل و توسعه مهارت‌ها و تخصص‌شان می‌شود، بازخورد سازنده بسیار کمک می‌کند. بنابراین، مدیریت استعدادها شامل آماده کردن کارکنان برای آینده سازمان است – آماده شدن برای تغییرات در مسیر و توانایی تکیه بر یکدیگر.
4. پاداش: فرآیند پاداش و به رسمیت شناختن تلاش کارکنان بخش مهمی از استراتژی مدیریت مهارت برای ایجاد انگیزه و کارکنان را تشکیل می‌دهد. تشویق و پاداش یک فرصت عالی برای سازمان‌ها است تا به کارکنان خود نشان دهند که چقدر به آن‌ها به عنوان یک شخص و به عنوان جنبه‌های جدایی ناپذیر سازمان اهمیت می‌دهند.
5. بهبود مستمر: مدیریت استعدادها باید در چارچوب آینده،ای قرار گیرد که سازمان برای خود متصور است. بنابراین، کارکنان باید به ابزارهای مناسب مجهز شوند تا بتوانند پتانسیل خود را به حداکثر برسانند. برای بهبود مستمر سازمان در راستای سیستم سازی کسب و کار، باید زمینه و فرصت هایی برای توسعه مستمر کارکنان آن وجود داشته باشد. علاوه بر این، بهبود مستمر تضمین می‌کند که مهارت‌های انباشته در سازمان به‌روزرسانی و ارتقاء می‌یابد.

سخن آخر

مدیریت مهارت کارکنان شامل برنامه ریزی استراتژیک مسیرهای شغلی است که برای هر کارمند منطقی به نظر می‌رسد. همه ما تمایل داریم بهتر کار کنیم و بدانیم به کجا می‌رویم و ایستگاه بعدی شغل ما چیست. این امر به معنای دادن وعده‌های پوچ ترفیع نیست. بلکه ایجاد یک نقشه شغلی در ارتباط با کارمندان است. مدیران باید از اینکه کارکنان از مسیر شغلی خود آگاهی دارند و احساس می‌کنند که واقع بینانه است اطمینان داشته باشند. همچنین باید همه ابزارهای لازم برای تحقق نقشه را در اختیار آن‌ها قرار بدهند. داشتن نقشه‌ای برای دنبال کردن، امتیازات حفظ نیروی کار را نیز بهبود می‌بخشد. زیرا کارمندان می‌دانند که باید منتظر چه چیزی باشند و برای رسیدن به آن تلاش کنند. در نتیجه می‌توانند به طور مؤثر برای دستیابی به آن همکاری کنند.

محمد نجارکریمی
دکتری عالی مدیریت کسب و کار
مربی ارشد سیستم سازی