راهنمای جامع اصول مدیریت ژاپنی

عبارت مدیریت ژاپنی برای علاقه‌مندان به حوزه مدیریت عبارتی آشناست. همیشه وقتی صحبت از کار و کیفیت محصول می‌شود، یاد ژاپنی‌ها می‌افتیم؛ آن‌ها سخت‌کوشند وکیفیت کالا‌هایشان نیز عالی است. اما دلیل سخت‌کوشی ژاپنی‌ها و کیفیت ناب محصولات‌شان چه می‌تواند باشد؟ ژاپنی‌ها تاثیر فوق العاده‌ای بر بازارهای جهانی داشته‌اند. بسیاری از صنایع مانند الکترونیک، خودروسازی، کشتی‌سازی و هوافضا یا تحت تسلط شرکت‌های ژاپنی هستند یا به شدت تحت تأثیر آن‌ها قرار دارند.بسیاری از مردم به اشتباه این پدیده را به شدت به تفاوت های فرهنگی نسبت می‌دهند. آ‌ن‌ها استدلال می‌کنند که کارگران ژاپنی متعهد که زندگی خود را با دستمزدهای ناعادلانه وقف سازمان‌ها می‌کنند دلیل این پیشرفت هستند. البته این دیدگاه همیشه با واقعیت همخوانی ندارد. اولاً، کارخانه‌های ژاپنی دارای بالاترین ساختار دستمزدی هستند که در خارج از ایالات متحده دیده می‌شود. دوما، این «معجزه ژاپنی» در خارج از ژاپن نیز اتفاق می‌افتد.بسیاری از خودروسازان ژاپنی کارخانه‌های موفقی در داخل ایالات متحده دارند. همه آن‌ها با استفاده از کارگران آمریکایی خودروهای با کیفیت تولید می‌کنند. وقتی ماتسوشیتا یک کارخانه تلویزیونی را در شیکاگو خرید، با استفاده از همان کارگران شاغل آمریکایی، تولید روزانه را دو برابر کرد. او در عین حال کیفیت محصولات را به 40 برابر افزایش داد! بنابراین علت موفقیت‌های چشمگیر ژاپن را باید در شیوه مدیریتی ژاپنی جست و جو کرد. در این مقاله به طور مفصل درباره اصول مدیریتی در ژاپن صحبت خواهیم کرد.

مدل مدیریت ژاپنی به چه معناست؟

زمانی که صنعت ژاپن در مراحل اولیه خود بود، بازار ژاپن برای جذب افزایش تولید داخلی بسیار کوچک بود. ژاپن برای توسعه بیشتر به یک بازار جهانی نیاز داشت. ژاپن با ایجاد بازار صادراتی توانست اقتصاد خود را از نظر ساختاری متحول کند. ژاپنی ‌ها فناوری خود را وارد کردند، بنابراین از خطرات ناشی از هزینه های عمده تحقیق و توسعه اجتناب کردند. درعوض، بهترین استعدادهای مهندسی به‌جای بخش طراحی محصول، به سمت کارخانه هدایت شدند.در نتیجه نبوغ خود را بر بهره‌وری بالا و هزینه کم به جای طراحی نوآورانه متمرکز کردند.آن‌ها به طور مستمر برای بهبود کیفیت و قابلیت اطمینان به بالاترین سطوح ممکن و فراتر از آن تلاش کردند. به سطوحی که رقبا نمی توانستند یا نمی‌خواهند عرضه کنند. اجرای این تاکتیک‌ها با احترام قاطع به مردم و این باور که اتلاف‌ها باید از بین بروند هدایت شد. نمونه موفقیت ژاپنی نشان می دهد که نه سرمایه گذاری انبوه تحقیق و توسعه و نه منابع طبیعی فراوان برای توسعه صنعتی پایدار لازم نیست. امروزه، قطعاً ژاپن به عنوان نماد جهانی کیفیت در نظر گرفته می شود.سه اصل وحدت بخش کارکنان در تویوتا که به عنوان نماد سیستم مدیریت ژاپنی شناخته می‌شوند عبارتند از:

1. قطعه‌ی معیوب پذیرفتنی نیست.
2. قطعه‌ی معیوب تولید نمی‌کنیم.
3. قطعه‌ی معیوب اجازه‌ عبور ندارد.

مزیت سیستم مدیریت ژاپنی نسبت به سایر روش‌ها

اصول مدیریت ژاپنی نسبت به سایر روش‌های مدیریتی دارای مزیت بزرگی است:در یادگیری، بکار‌گیری و نتیجه‌گیری از سیستم‌ها و روش‌های مدیریتی سه عنصر اصلی نقش اساسی دارند: هدف، انگیزه و ابزار. خیلی از روش‌های مدیریتی، هدف‌گذاری می‌کنند انگیزه هم می‌دهند اما ابزار کار بردی را در اختیار مدیران قرار نمی‌دهند.

هدف از استقرار اصول مدیریت ژاپنی دستیابی به تعالی روزانه و دست‌یابی به کسب و کاری در تراز جهانی است. بدین مفهوم که سازمان‌ها را در راستای بهبود مستمر شاخص‌های کیفیت (Q)، هزینه (C)، تحویل به موقع (D)، منابع انسانی (Hr) ومحیط (E) هدایت نماید.تفکر ناب را می‌توان اصلی‌ترین بخش و مغز مدل مدیریت ژاپنی دانست، تفکر ناب به معنای انجام فعالیت‌هایی در راستای ریشه کن کردن اتلاف و آفرینش ارزش در سازمان است. تفکر ناب نگرشی برای افزایش بهره وری، ارزش آفرینی مستمر، به حداقل رساندن هزینه‌ها و اتلاف‌های کسب و کار ست.  این تفکر بستری را فراهم می‌کند که از طریق آن بتوان با کمترین میزان منابع، تجهیزات، زمان و فضا به بیشترین سود دستیافت. با این کار می‌توان بدون نیاز به تغییرات اساسی در کل سیستم یا رویکرد، پیشرفت‌های کوچک اما مداومی را در جهت اهداف سازمان تجربه کرد. بنابراین، مقدمه‌ کسب و کار ناب می‌تواند در سه مفهوم اساسی خلاصه شود:

• ارائه‌ی ارزش بیشتر برای مشتری
• به حداقل رساندن و کاهش موارد زائد
• بهبود مداوم و چابکی

مدیریت ژاپنی و ابزار های کاربردی

سه اصل اساسی در مدیریت وجود دارد که نشان‌دهنده‌ تفاوت‌های روش مدیریت ژاپنی و غربی است. این اصول در سیستم مدیریت ژاپنی عبارتند از:

1. 1. کارمند کم هوش نیست: باید فرصت لازم در اختیار کارمندانی که قصد دارد کیفیت کاری خود را بهبود بخشد، قرار گیرد. کارمندان آن ‌قدر توانایی دارند تا از عهده‌ وظایف خاصی که برایشان در نظر گرفته‌شده است، برآیند و علاوه بر آن، می‌توانند روش‌های انجام کار را ارتقا دهند. در یک شرکت ژاپنی، معمولا اولین قدم برای بهبود عملکرد در انجام یک پروژه، گفتگو با کارمندان درباره‌ روش انجام کار است. بسیار مهم است تمامی کارمندان بدانند که مسئولیت‌شان در پروژه چیست. کارفرمایان ژاپنی به دنبال کارگرانی هستند که پیشنهاد بدهند و این موضوعی عادی است که سرکارگر‌ها با کارگران درباره‌ راه‌حل‌های موجود بحث کنند. در مدل مدیریت ژاپنی، کارمندان نظرات‌شان را بیان می‌کنند و روند کاری، بهتر انجام می‌شود. هر زمان لازم است روش انجام کار تغییر کند، تمامی کارمندان باید درباره‌ جنبه‌های مختلف آن با کارفرما بحث کنند.
2. اعضای یک شرکت مانند یک «خانواده» هستند: شرکت‌های ژاپنی به این باور رسیده‌اند که کارمندان و کارفرمایان می‌توانند سازنده‌ یک مجموعه‌ی قدرتمند اجتماعی باشند. تمامی کارمندان یک شرکت، پیش از آن که تنها یک حقوق‌ بگیر باشند، اجزای سیستمی مسئولیت‌پذیر و تعاملی هستند. بخشی از یک شرکت یا «خانواده» بودن، احساس اعتماد دو طرفه در کارفرما و کارمندان ایجاد می‌کند. در این اصل، موضوع امنیت شغلی کارمندان هم مورد توجه قرار می‌گیرد. درست همان‌طور که والدین فرزندان‌شان را اخراج نمی‌کنند، شرکت‌ها نیز کارمندان خود را اخراج نمی‌کنند. پذیرش شرکت به عنوان یک «خانواده»، عملکرد کارمندان در محیط کار را بهبود می‌بخشد که در سیستم مدیریت ژاپنی یک اولویت است.
3. 3. کار گروهی مهم‌تر از کار انفرادی است: اصلی‌ترین تفاوت بین سیستم مدیریت ژاپنی و غربی در نوع ارتباط آن‌ها با کارفرمایان است. در ژاپن، پیوندی مستحکم بین کارمندان وجود دارد و در هر شرایطی ثبات و امنیت شغلی کارمندان حفظ می‌شود. به این ترتیب رابطه‌ کارمند و کارفرما اغلب به رابطه‌ای قوی تبدیل می‌شود. اما پیوند بین کارمند و کارفرما در غرب نسبتا ضعیف است. زیرا بر مبنای رابطه‌ای است که کارفرما یا کارمند می‌تواند مستقلا و بدون اعلام قبلی به‌سادگی آن را قطع کند. شرکت‌های ژاپنی می‌کوشند وضعیت منابع انسانی را بهبود بخشند زیرا کارمندان شرکت را قلب کسب‌وکار خود می‌دانند.

این سه اصل شاید به نظر ساده برسند اما اساس رشد اقتصادی ژاپن در جهان را تشکیل می‌دهند.

مدیریت ژاپنی   مدیریت کاربردی  کسب و کار

همانظور که گفته شد مزیت بزرگ روش مدیریت ژاپنی نسبت به سایر سیستم‌های مدیریتی ابزارهای کاربردی آن است. برای پیاده سازی این مدل مدیریتی ابزارهای متنوع و کارآمد بسیاری وجود دارد. در این بخش به معرفی اجمالی برخی از مهم‌ترین ابزارهای مدیریت به سبک ژاپنی می‌پردازیم:

• مدیریت به سبک ژاپنی و ساماندهی محیط کار5S: استقرار نظام ساماندهی 5s در دنیای صنعت و خدمات در شرکت‌های مختلف نقش بسیار مهمی را ایفا می‌کند. این ابزار مدیریتی با گسترش فرهنگ نظم و ساماندهی دستاوردهای مختلفی را در سطوح مختلف برای سازمان به ارمغان می‌آورد.کاهش ضایعات و هزینه، کاهش ریسک‌های ایمنی، بهبود کیفیت محصول تولیدشده و صرفه‌جویی در زمان از جمله این دستاوردهاست.
• مدیریت ژاپنی و گمبا: فلسفه گمبا خروج مدیران از دفاتر خود و مواجهه مستقیم با مشکلات است. مشاهده دست اول و گفت وگو با کارمندان، درک عمیقی از مسائل تولید را به مدیران سازمان منتقل می‌کند.
• مدیریت ژاپنی و کایزن: کایزن به معنای بهبود پیوسته و مداوم، توأم با مشارکت همه‌ افراد در یک شرکت یا سازمان است. بهبود مستمر، یعنی حضور نیروی انسانی اندیشمند در محیطی پویا که با برداشتن گام‌های کوچک به موفقیت نزدیک شود.

مدیریت ژاپنی برای چه کسب‌وکار‌هایی کاربرد دارد ؟

مدیریت ژاپنی مدل کسب‌وکاری است که می‌تواند برای هر صنعت و تجارتی کاربرد داشته باشد. استقرار سیستم مدیریت ژاپنی هم به نفع مشتریان، هم کارکنان و اعضای تیم و هم سهامداران است. چند مورد از مهم‌ترین مزایای اجرای مدل مدیریت به سبک ژاپن عبارتند از:

• کارآیی بیشتر: بهره‌وری را در قلب فعالیت‌های تجاری قرار داده و کار‌های اضافه را به حداقل می‌رساند.
• بهبود تمرکز: شرکت‌هایی که از این تفکر استفاده می‌کنند، یاد می‌گیرند روی انجام کار‌هایی که بیشترین ارزش را دارند تمرکز کنند.
• استفاده‌ی آسان از منابع: رهبری ناب در کار شما باعث می‌شود که براساس میزان لازم و نه بیش از حد فعالیت کنید. به گونه‌ای که از منابع به شکل صحیحی استفاده کنید تا کاهش هزینه‌ها را در پی داشته باشد.
• افزایش سازگاری: مدیریت ناب به شما کمک می‌کند پروژه‌ها را براساس قرارداد و تقاضای صورت گرفته تحویل دهید و نه براساس پیش‌بینی‌ها.

مدیریت ژاپنی و ابزار‌های اصلی سرپرستی در کلاس جهانی

در سیستم مدیریت ژاپنی ابزار‌ها و مهارت‌های هشت‌گانه حوزه‌های سرپرستی در کلاس جهانی مورد استفاده قرار می‌گیرد. همه ما می‌دانیم که اهداف و استراتژی‌های یک کسب‌وکار نهایتا توسط سرپرست جامع کسب‌ و کار باید اجرا شود. پس سرپرست برای اجرای این استراتژی‌ها و اهداف باید دارای ویژگی‌ها و مهارت‌هایی باشد. این مهارت‌ها باعث می‌شود تا اهداف به درستی تا لایه‌های پایین سازمان نشر یافته و سپس عملیاتی ‌شوند. این هشت مهارت عبارتند از:1.استاندارد‌سازی: اولین وظیفه‌ای که سرپرست واحد‌ها باید با آن آشنا باشند استانداردسازی فعالیت‌ها و وظایف است.2.مدیریت مهارت ها : یکی از مهمترین کار‌هایی که همه مدیران و کارکنان سازمان‌ها نیاز به آن دارند شناسایی ضعف‌های مهارتی خود و تیمشان است تا بتوانند با دریافت آموزش‌های لازم نقطه ضعف خود را به قوت تبدیل کنند. همانطور که می‌دانید پیدا کردن درست مشکل 50 درصد یک راه‌حل موفق است. پس کشف ضعف‌های موجود یکی از ابتدایی‌ترین گام‌ها برای رشد هر سازمان است.3.کنترل کیفیت: همه سازمان‌ها تمام تلاش خود را می‌کنند تا محصول یا خدمتی بی‌عیب و نقص را به مشتریان خود ارائه دهند.کنترل کیفیت فرایندی است که برای رسیدن به این هدف ضرورت دارد.4.مدیریت دیداری: هر سرپرست و مدیری برای موفقیت خود و تیم خود نیاز به ارزیابی عملکرد هر کدام از اعضا دارد.  برای این منظور ابتدا باید یکسری شاخص‌های کلیدی عملکرد طراحی شود. سپس نحوه ارزیابی این شاخص‌ها مشخص شود تا قابل اندازه‌گیری و منصفانه باشد.5.مدیریت محیطی: محیط جزو لاینفک زندگی کاری همه کارمندان و مدیران سازمان‌هاست. آشنایی با این محیط می‌تواند خیلی از مشکلات و چالش‌های موجود در حوزه سرپرستی و مدیریتی را از بین برد.6.مدیریت عملکرد تجهیزات و ابزارآلات: همه مدیران علاوه بر منابع انسانی با یکسری از منابع و تجهیزات فیزیکی و یا سخت‌افزاری دیگر هم در ارتباط هستند. مدیران و سرپرستان باید بتوانند بین همه این منابع بهترین تعادل و تعامل را ایجاد کنند.7.تولید – تحویل به موقع: تولید به هنگام و تحویل به موقع از موضوعاتی است که شرکت‌ها برای موفقیت باید سرلوحه کسب‌وکار خود قرار دهند. دیگر مانند گذشته تولید انبوه، انبار کردن و فروش جواب نمی‌دهد. امروزه خیلی از تولیدات به صورت سفارشی درآمده است. تولید به روش سفارشی باید شرکت از توانایی تولید و تحویل به موقع برخوردار باشد.8.مدیریت هزینه: همه شرکت‌ها و سازمان‌ها اهداف اولیه فعالیت‌شان کسب سود و بقا فعالیت‌شان است. سازمان‌ها برای نیل به این هدف از منابع محدود و کمیابی برخوردار هستند. به همین دلیل مدیریت هزینه یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که مدیران سازمان باید از ان برخوردار باشند. مدیریت و کاهش هزینه آنقدر مهم است که از آن به عنوان یکی از بهترین استراتژی‌ها در سازمان‌ها یاد می‌شود.

اهمیت سیستم مدیریت ژاپنی در کسب و کارها

به کارگیری اصول مدیریت ژاپنی در کسب ‌و کارها یک نوع استراتژی، مدل همه‌جانبه و یکپارچه‌ای است. این استراتژی همه جانبه همه‌ بخش‌های سازمان از سطح پایین یعنی از خطوط تولید گرفته تا مدیران عالی را دربرمی‌گیرد. هر فردی با توجه به سمت و جایگاهی که در سازمان دارد، باید به اندازه‌ نیاز از آن بهره‌مند شود. با نهادینه شدن تفکر کسب و کار ناب در کل سازمان می‌توانید تولید – خدمات به هنگام و ناب داشته باشید.با تولید ناب می‌توانید عملکرد و بهره‌وری خودتان را تا دو برابر افزایش دهید. با نهادینه سازی تفکر ناب می‌توانید به عنوان سازمان چابک شناخته شوید و محصولات بدون نقص تولید کنید. همچنین می‌توانید هزینه‌هایتان را به مقدار قابل‌توجهی کاهش دهید. در واقع تفکر کسب‌ وکار ناب با مدیریت به سبک ژاپنی یک پارادایم جدید در حوزه‌ کسب‌وکارهاست. عدم توجه و فرهنگ‌سازی این مدل در سازمان‌ها آثار جبران ناپذیری از خود به جا خواهد گذاشت. در مقابل پیاده سازی این دیدگاه و تفکر کسب و کارها را به کلاس جهانی ارتقا خواهد داد.

سخن آخر در مدیریت به سبک ژاپنی

یکی از مهمترین راهکارهای موفقیت یک بیزینس، سیستم سازی کسب و کار و بهره گیری از یک الگوی جهانی است تا بتواند در مسیر شرکت‌های موفق قدم بگذارد. مدل مدیریت ژاپنی یکی از این الگو‌های موفق جهانی است که باید در هر سازمانی نهادینه و پیاده‌سازی شود. همچنین تبعیت از این مدل‌ها، باید تبدیل به فرهنگ هر روز هر سازمان شود. با یادگیری ابزارهای این سیستم به سرپرستی در  کلاس جهانی تبدیل خواهید شد. با استقرار یک سیستم سرپرستی در کلاس جهانی برای  کسب و کار خود می‌توانید از مزایای بیشمار آن  بهره‌مند شوید.

نویسنده:  محمد نجار کریمیدکتر عالی مدیریت کسب و کار و مربی ارشد سیستم سازی