محصولات پول سازنند، سیستمها ثروت ساز
با سیستمسازی خودتان را اخراج کنید!
سیستم سازی کسب و کار عبارتی آشنا برای شاغلان در دنیای کسب و کار امروزی است. آموزش سیستم سازی کسب و کار که در نگاه اول ممکن است ساده به نظر برسد، مفاهیم گسترده و بسیار مهمی را در خود جای داده است.
عبارت سیستمسازی کسب و کارها نخستین بار در کتاب پرفروش مایکل ای. گربر، به کار رفت. این کتاب در سال 1986 منتشر شد و در سال 2011 توسط وال استریت ژورنال به عنوان کتاب شماره 1 تجارت تمام دوران انتخاب شد.
گربر در این کتاب به پاسخ به این سوال پرداخته است که چرا اکثر کسبوکارها رونق پیدا نمیکنند. گربر استدلال میکند که کارآفرینها باید زمان خود را صرف ایجاد کسب و کاری کند که بتواند به تنهایی و بدون حضور کارآفرین اداره شود.
این امر از طریق آموزش سیستمسازی کسب و کار به دست میآید. در این مقاله به معرفی جامع مفهوم سیستمسازی کسب و کارها و اصول آن میپردازیم.
سیستم سازی کسب و کار به چه معناست؟
سیستمسازی کسب و کار به معنای مشخص نمودن نحوه عملکرد کسبوکار از ابتدا تا انتهاست. در واقع، سیستمسازی به معنای نقشهبرداری یا نوشتن گام به گام و دقیق نحوه عملکرد هر فرآیند در یک کسب و کار است.
به عنوان مثال، ممکن است صاحب یک کسب و کار کوچک از یک کارمند بخواهد که اتاق ابزار شرکت را تمیز کند. در نتیجه، کارمند اتاق ابزار را تا حدی تمیز میکند که خود آن را «تمیز» میداند.
با این حال، آنچه یک کارمند فکر میکند «تمیز» به نظر میرسد ممکن است با تصور مالک از تمیز یکسان نباشد.
در واقع، پنج فرد مختلف ممکن است پنج تعریف مختلف از مفهوم تمیزی داشته باشند. بنابراین، مالک کسبوکار، گام به گام و دقیق چگونگی فرایند تمیز کردن اتاق ابزار را مشخص میکند.
به این کار سیستمسازی گفته میشود. فرایند سیستمسازی کسب و کار شامل سادهسازی فرآیندهای کسبوکار شما است که رهبری و هوش تجاری را به تصویر میکشد.
از این رو، استفاده از چنین سیستمهایی در ساختار و مدل کسب و کار برای افزایش عملکرد و بهره وری و حتی رسیدن به سرپرست جامع کسب و کار کلی مفید است.
علاوه بر این، سیستمسازی با حذف موانع برجسته در دستیابی به اهداف بلندمدت و کوتاهمدت کسبوکار، وقوع مشکلات را کاهش میدهد. با این وجود، اگر ندانید چگونه آن را به طور موثر و مناسب پیادهسازی کنید، چالش برانگیز و زمان بر است.
سیستم های اصلی کسب و کارها

گربر در کتاب خود سه نوع سیستم اصلی برای هر کسب و کار را معرفی میکند. این سیستمها فرایندهای کسب و کار را قابل پیشبینیتر و سازگارتر میکنند. این سه نوع سیستم اصلی عبارتند از:
- سیستمهای سخت( ماشین آلات و تجهیزات ): سیستمهای سخت در فرایند سیستمسازی کسب و کار ابزارهای فیزیکی هستند که شرکت را کارآمدتر میکنند.
- سیستم های نرم (دستور العملها و روشهای اجرایی): سیستمهای نرم روشها و شیوههایی هستند که کارکنان برای انجام کارها به کار میگیرند.
- سیستمهای اطلاعاتی و ارتباطی: سیستمهای اطلاعاتی آن دسته از فرایندهای فناوری اطلاعات هستند که دادههایی را درباره کسبوکار و عملیات آن جمعآوری میکنند. این اطلاعات و دادهها امکان مقایسه و انتخاب بهترین شیوهها و راه حلها را برای کسب و کارها فراهم میکنند.
مثالی از سیستمسازی کسب و کار
یکی از بهترین مثالها برای فرایند سیستم سازی کسب و کار را میتوان برند مکدونالد دانست. مک دونالد دارای بیش از 34000 رستوران در 119 کشور جهان است.
هر شعبه منفرد از این برند مشهور میتواند استانداردهای مشابهی را در محصولات و خدمات ارائه شده رعایت کند. صرف نظر از اینکه در کجای دنیا واقع شده است. هنگامی که حق امتیاز مکدونالد را خریداری میکنید.
در برنامه آموزشی شرکت میکنید و به شما آموزش میدهند که چگونه یک شعبه مکدونالد را با استفاده از کتابچه راهنمای عملیات اداره کنید.
هر کارآفرین یا صاحب کسبوکار موفق برای سیستمسازی باید به همین شیوه با کسب و کار خود برخورد کند.
همانطور که در مثال مک دونالد بیان شد، سیستمسازی اساساً به این معنی است که شما به عنوان مالک یا مدیر کسب و کار خود را با یک سیستم جایگزین کنید. در حالی که سیستم کسب و کار شما را اداره میکند، شما آزاد هستید که برند را گسترش دهید یا شعبه دیگری بسازید!
در مک دونالد این سیستمهای کاری است که مدیریت میکند، کسب و کاری پیچده جهانی و چند میلیارد دلاری است که توسط نوجوانانی اداره میشود که حتی نمیتوانند تختشان را مرتب کنند. پس چطور این کار را انجام میدهند؟
با سیستمسازی خودتان رااز داخل کسب و کار اخراج میکنید و صاحب کسب و کار میمانید.
اهمیت سیستمسازی در کسب و کار

امروزه سیستمسازی کسب و کار بیش از هر زمان دیگری در هر بیزینسی اهمیت دارد. بیش از 25 سال از زمان شهرت یافتن مفهوم سیستمسازی میگذرد. در طول این مدت پیشرفتهای زیادی در توسعه فناوری و فناوری اطلاعات صورت گرفته است:
“برنامههای نرمافزاری در مرکز اکثر عملیات تجاری مانند CRM، تقویم دیجیتال، فضای ذخیرهسازی ابری و … ابزارهایی بسیار مفید در سیستمسازی هستند.”
به همین دلیل است که امروزه سیستمسازی در کسب و کارها بسیار منطقیتر و کاربردیتر از سال 1986 است. سیستمسازی در کسب و کار شما را قادر میسازد تا:
- فرایندهای تکرارپذیر ایجاد کنید.
- عملیات کسب و کارتان را مدیریت کنید.
- فرآیندهای کسب وکارتان را بهطور مداوم سادهسازی نموده و بهبود دهید.
- در نهایت به کسبوکارتان اجازه رونق و رشد بدهید.
یکی از رایجترین سؤالاتی که مالکان کسب و کارها میپرسند این است که “چگونه سیستمهایی را که کسب و کارم نیاز دارد را ایجاد کنم؟ ” این سوال بسیار مهم و حیاتی است.
زیرا بدان معناست که آن رهبران آماده هستند تا گامهای درست را برای کار روی کسبوکار خود بردارند. زیرا اگر میخواهید شرکتی را شکل دهید که نتایج ثابتی تولید کند و به افراد وابسته نباشد، به طراحی سیستم نیاز دارید.
در ادامه به معرفی ۵ اصل بسیار مهم سیستمسازی کسب و کار میپردازیم.
اصل اول: نحوه فکر کردن درباره کسب و کار

نحوه فکر کردن شما درباره کسب و کارتان به این معناست که در نهایت چگونه وظایف خود را انجام میدهید. هر صاحب کسب و کار در نحوه تفکر و کار خود سه شخصیت متمایز را به خود میگیرد:
- تکنسینی که بر کار روزمره ساخت، فروش و تحویل آن تمرکز میکند. با توانایی اندک یا بدون توانایی نگاه کردن به تصویر بزرگتر کسب و کار.
- مدیری که بر روی قرار دادن افراد و سیستمها برای دستیابی به نتایج تمرکز میکند و وظیفه تجزیه و تحلیل دادهها و بهبود مستمر را بر عهده دارد.
- کارآفرینی که کسب و کار را تعریف میکند و بر بستن شکاف بین موقعیت فعلی کسب و کار و هدف آن تمرکز میکند.
با درک این شخصیتها، میتوانید خودتان را ارزیابی کنید. سپس توجه خود را نسبت به بخشهای مهم معطوف کنید تا کسب و کارتان رشد کند.
درک و تفکر صحیح نسبت به کسب و کار اولین اصل در سیستمسازی کسب و کار به شمار میرود.
اصل دوم: هر کسب و کاری دارای هفت سیستم مشابه است
هیچ کسب و کاری مانند کسب و کار شما وجود ندارد. اما در عین حال، هیچ کسب و کاری منحصر به فرد نیست! هر کسب و کار از هفت سیستم ضروری تشکیل شده است:
- رهبری
- بازاریابی و فروش
- امور مالی
- مدیریت
- پشتیبانی مشتریان
- تولید سرنخ (Lead Generation)
- تبدیل سرنخ (Lead conversioC)
چهار سیستم اول جهانیتر هستند و بر استراتژی کسبوکارتان تأکید میکنند. در حالی که سه فعالیت آخر بر اساس نحوه انجام کارها در کسبوکارتان سفارشیسازی میشوند.
منظور از تولید سرنخ یا جذب مشتری، فرآیند ایجاد علاقه در مصرفکننده برای یک محصول یا خدمات با هدف تبدیل آن علاقه به فروش است.
در حالی که تبدیل سرنخ یک فرآیند بازاریابی و فروش مشترک است که شامل تبدیل سرنخها یا مشتریان بالقوه به مشتریان بالفعل است.
نباید تبدیل سرنخ را با تولید سرنخ که بر تبدیل بازدیدکنندگان به مشتریان بالقوه تمرکز دارد، اشتباه گرفت.
با سیستمسازی کسب و کار تعامل فعال با سیستمها، شرکت خود را بیش از پیش با سایر شرکتها متمایز خواهید کرد و به سک کسب و کار ناب و پویا دست پیدا میکنید.
اصل سوم: ایجاد یک کسب و کار مبتنی بر سیستم یک تصمیم استراتژیک است
برای آن که خروجی مورد انتظار خود از سیستمهای کسب و کار را بدست بیاورید، باید برای هر یک استراتژیهای مستند داشته باشید. در غیر این صورت به احتمال زیاد این سیستمها خروجی مورد نظر شما را تولید نخواهند کرد.
فرقی ندارد که به چه نتایجی میخواهید برسید. در هر صورت برای دستیابی به آنها به سیستمهایی نیاز دارید که آگاهانه طراحی شده باشند. نه اینکه به طور پیشفرض توسعه یافته باشند.
بنابراین هدفگذاری و تدوین استراتژی زیربنای سیستم سازی کسب و کار به شمار میرود.
اصل چهارم: سیستمها سرزندگی ایجاد میکنند
ایده فرایند سیستمسازی کسب و کار ممکن است برای شما خستهکننده یا بسیار محدودکننده به نظر برسد. همه افراد نمیخواهند به زندگی به عنوان یک سری کارهای تکراری فکر کنند.
اما در واقع با پیادهسازی سیستمها، میتوانید فکر خود را در داخل و خارج از کسبوکارتان آزاد کنید. به طراحی سیستم خود فکر کنید، مانند ساخت یک ماشین ظریف و خوب روغن کاری شده.
با ماشینی که درست همانطور که باید عمل کند، میتوانید نتایج ثابت و قابل اعتماد و رشد پایدار ایجاد کنید. همچنین میتوانید از کار کردن در کسبوکار فاصله بگیرید و بر رهبری خود تمرکز کنید.
اصل پنجم: به موقع و دقیقاً همانطور که وعده داده شده است!
هنگامی که سیستمهای طراحی شده شما مشغول به کار میشوند، شما تنها کسی نخواهید بود که متوجه فواید آن میشوید.
مشتریان به سمت وعده کسب و کار شما برای ارضای نیاز خود جذب میشوند و توانایی شما برای ارائه نتایج سریع و ثابت آنها را راضی میکند و آنها را حفظ میکند.
مشتریان میخواهند بارها و بارها برگردند، زیرا سیستمهای شما به شما اجازه میدهند همیشه وعده نام تجاری خود را انجام دهید.
سیستمسازی کسب و کار باعث میشود عملیات خود را موقع و دقیقاً همانطور که وعده داده شده است انجام دهید.
فرایند سیستمسازی کسب و کار

فرایند سیستم سازی کسب و کار فرایندی است برای تقویت سیستمهایی که کسب و کار شما از آنها استفاده میکند. علاوه بر این، شامل طراحی سیستمهایی جدید در کسب و کار است.
فرایند سیستمسازی کسب و کار شامل موارد زیر است:
- ابتدا، حیاتیترین رویهها و فرایندها را در شرکت خود شناسایی کنید.
- سپس آنها را به ترتیب اولویت فهرست کنید.
- آنها را برای حداکثر بهره وری و کارایی ساده کنید.
به عبارت ساده، سیستمسازی کسب و کار توسعه یک کتابچه راهنمای عملیاتی است که تمام جنبههای کسبوکار شما را در بر میگیرد. به خاطر داشته باشید که فرایند سیستمسازی در کسب و کار یک فرایند مداوم است.
بنابراین، شما باید به طور دورهای این فرآیند را تکرار کنید. به خصوص زمانی که کسب و کار شما در حال گسترش است.
مزایای سیستم سازی کسب و کار
نظم بخشی و سادهسازی کسبوکار ممکن است نیاز به صرف زمان و تلاش زیادی داشته باشد. با این حال، سیستمسازی کسب و کار یکی از بهترین سرمایهگذاریهایی خواهد بود که تا به حال انجام دادهاید.
این کار باعث میشود تا اطمینان حاصل کنید که کسبوکارتان کارآمد، سودآور و روان اجرا میشود.
سیستماتیک کردن فرایندها، رویهها و گردش کار در کسب و کار به شما این امکان را میدهد که به مزایای فراوانی دست یابید. در ادامه به معرفی مهمترین مزایای سیستمسازی کسب و کار میپردازیم.
مزیت اول: کمک به رهبری موثر
به عنوان یک صاحب کسب و کار، میتوانید با ایجاد خطوط تولید جدید یا ارزیابی فرصتهای تجاری جدید، از زمان خود به طور موثرتری استفاده کنید. علاوه بر این، خودکار کردن یا تفویض اختیار چندین کار ضروری روزانه میتواند به طور موثر وقت شما را آزاد کند.
علاوه بر این، تمرکز انرژی شما بر روی فعالیتهایی خواهد بود که به شما در گسترش کسب و کار و افزایش درآمد کمک میکند.
بدون رویههای تجاری مستند، نمیتوانید کارهای روزمرهای را که بیشتر وقت شما را میگیرند، خودکار یا محول کنید. با تعریف فرایندهای خود، میتوانید به راحتی وظایف را با اطمینان از عملکرد استاندارد محول کنید.
علاوه بر این، انجام این کار زمان شما را برای نظارت بر پروژههای بیشتر و کسب درآمد بیشتر آزاد میکند.
مزیت دوم: افزایش کارایی
فرایندهای مستندسازی به شما کمک میکند تا با هر مرحله غیر ضروری که ممکن است انجام دهید مواجه شوید. وقتی سیستمهای خود را بررسی میکنید، به خود امکان میدهید که فرایند را بهبود ببخشید.
علاوه بر این، سیستمسازی کسب و کار میتواند به کاهش هزینهها کمک کند. همچنین سیستمسازی میتواند به شما کمک کند وظایف را با درجه بالاتری از دقت به پایان برسانید.
صرف زمان برای مستندسازی رویههای جدید و مستندسازی مجدد رویههای موجود میتواند کارهای روزمره را کارآمدتر کند.
مزیت سوم: تسهیل ارتباطات
سومین مزیت سیستمسازی در کسب و کار تسهیل و بهبود ارتباطات است. ارتباطات نادرست یکی از بزرگترین قاتلان سود و زمان در یک سازمان است.
ارتباطات خارجی و داخلی زمانی میتواند به یک مشکل مهم تبدیل شود که فرایندها به خوبی تعریف نشده باشند. از سوی دیگر، ثبت رویهها، وظایف را استاندارد کرده و منجر به اختلافات کمتری میشود.
مراحل اجرای سیستمسازی کسب و کار
برای اجرای سیستمسازی کسب و کار ۵ مرحله کلی وجود دارد:
◼فهرستی از تکراریترین وظایف خود تهیه کنید
ابتدا، با فکر کردن به مسئولیتهای خود، هر کار تکراری را که انجام میدهید و تعداد دفعات آن فهرست کنید.
مثلا روزانه یا هفتگی یا ماهانه. علاوه بر این، باید تعیین کنید که برای تکمیل هر کار چقدر زمان لازم است. سپس، کل فهرست را مرور کنید تا مشخص کنید کدام وظایف را میتوانید محول کنید.
به عنوان مثال، اگر بازاریابی محتوا بخش مهمی از استراتژی بازاریابی شما است و شما مسئول ایجاد محتوا هستید، میتوانید یادداشت کنید، تحقیق کنید، مقاله بنویسید، مقاله در وردپرس آپلود کنید، و غیره.
با این حال، در انجام این کار، ممکن است متوجه شوید که بارگذاری مقاله در وردپرس استفاده مفیدی از زمان شما نیست. بنابراین، میتوانید این کار را به شخص دیگری محول کنید.
◼سازماندهی و اولویتبندی وظایف
قدم بعدی شناسایی اهمیت هر وظیفه است. برای مثال میتوانید رقم ارزش تقریبی را مشخص کنید که فکر میکنید این کار به کسب و کار شما اضافه میکند.
پس از انجام این کار، باید وظایف را با توجه به اهمیت و سهم آنها در تجارت خود اولویتبندی کنید. راه دیگری برای اولویتبندی کارها بستگی به این دارد که کدام کارهای تکراری بیشتر وقت شما را میگیرد.
مثلا، فرض کنید یک کار در هفته 5 ساعت طول میکشد. شما میتوانید سیستمی ایجاد کنید که به شما امکان میدهد این 5 ساعت را آزاد کنید. آزاد شدن این زمان چه تاثیری میتواند بر کسب و کار شما داشته باشد؟
◼مستندسازی فرایند
این مرحله بدون شک یکی از زمانبرترین بخشهای سیستمسازی کسب و کار است. با این حال، زمانی که در اینجا صرف میکنید کسری از آنچه در آینده صرفهجویی میکنید خواهد بود.
مستندسازی فرایندها مستلزم این است که تا حد امکان به جزئیات وظایف توجه کنید. علاوه بر این، باید سعی کنید فرآیند را از منظر شخصی که برای اولین بار انجام وظیفه میکند، ثبت کنید.
در نهایت، حتی میتوانید از تمام منابع موجود و قالبهای آنلاین رایگان برای مستندسازی فرایندها استفاده کنید.
مستندسازی یا بعبارتی استانداردسازی کارها یک تعریف ساده و جامع دارد، بهترین روش انجام کار در زمان حال میباشد بطوریکه کیفیت. زمان تحویل و ایمنی کار کنان در ارایه محصول و خدمات رعایت شده باشد.
و با ارتقای این استانداردها در سطح ملی و بینالمللی روز بروز میتوان ان را ارتقا داد. که ابزارهای مثل نوشتن، ضبط صوت، ویدیو، فلوچارت، عکس و. . مورد استفاده قرار میگیرند.
◼آزمایش فرایند
پس از اینکه یک فرآیند را مستند کردید، زمان آن است که اثربخشی آن را بررسی کنید. وظیفه ها را طبق رویههای نوشته شده انجام دهید تا ببینید آیا انجام آنها آسان است یا خیر.
ممکن است با بخشهایی برخورد کنید که میتوانند از توضیح بیشتر استفاده کنند. در نهایت، مطمئن شوید که فرایند را به طور موثر اصلاح کردهاید تا از اشتباهات بعدی جلوگیری کنید.
میتوانید یک همکار را بیاورید و از او بخواهید که وظایف را مطابق با فرایندهای مشخص شده شما انجام دهد. با اگر آنها هر گونه سردرگمی یا سؤالی داشتند، این روند به اندازه کافی ساده نبوده و نیاز به توضیح بیشتر دارد.
بنابراین به جای توضیح دادن، لطفاً بهبودهای لازم را در روند انجام دهید و از آنها بخواهید دوباره تلاش کنند.
◼به بهینهسازی فرایندهای کسب و کار خود ادامه دهید
هنگامی که یک پیشنویس کاری جامع از یک فرآیند دارید، بخش سنگین کار به پایان میرسد.
شما باید به تدریج هر فرایند را در طول زمان بهبود دهید تا کارایی و اثربخشی آن افزایش یابد. علاوه بر این، کارمندان را تشویق کنید تا نحوه بهبود بیشتر فرایندها را پیشنهاد کنند.
مدیریت ژاپنی و سیستمسازی کسب و کار

شاید بتوان گفت مهمترین مولفه در سیستم مدیریت ژاپنی، استفاده و بهرهگیری از سیستمسازی کسب و کار است.
با توجه به این که نتیجه مدیریت ژاپنی در بهبود تمرکز، کارآیی بیشتر، استفاده آسان از منابع و افزایش سازگاری در هر کسب و کاری است، میتوان گفت که ارتباط نزدیکی بین این دو مولفه وجود دارد.
هرچند مدیریت ژاپنی مفهوم جامع و کاملتری است که اجرای سیستمسازی نقش موثری در پیادهسازی آن دارد.
آموزش سیستم سازی کسب و کار
با آموزش سیستم سازی کسب و کار در سازمان کارکنان قادر خواهند بود از مهارت ها و توانایی های خود به بهترین شکل ممکن استفاده کنند.
آموزش سیستم سازی مزیت های زیادی را برای سازمان خواهد داشت که از جمله آنها کاهش میزان خطا و اشتباه افراد در انجام فعالیت ها؛ کاهش میزان زمان انجام کارها در کنار افزایش بازدهی و خروجی بهتر می باشد.
تلاش مداوم کارکنان برای بهبود کارایی این سیستم و سازمان دهی خدمات فروش و فرایند ارتباط با مشتری به شکلی منظم موجب تحویل سفارشات مشتریان در سریع ترین زمان خواهد شد.
اموزش سیستم سازی لازم است در ابعاد مختلف سازمان سیستم سازی بازاریایی، سیستم سازی مالی و حسابداری و سیستم سازی فرآیند استخدام و اخراج کارکنان اجرایی شود.
با اجرای درست و اصولی آموزش سیستم سازی کسب و کار در هر سازمانی اهداف و ماموریت های سازمان در ابتدا مشخص شده و با داشتن تفکر سیستمی تمام فعالیت های سازمان به صورت هماهنگ در راستای اهداف انجام می شود.
در نهایت با استفاده بجا و درست از ابزارها برای اجرای مسئولیت ها روند روبه رشدی را طی خواهید کرد.
سخن آخر
سیستمسازی کسب و کار در فضای رقابتی فعلی کسب و کارها بسیار مهم است. این کار در جهت رسیدن به استانداردسازی کسب و کارها و شرکتها کمک میکند تا کارهای پیچیده را ساده کنند.
همچنین سیستمسازی باعث میشود تا صاحبان کسب و کارها از حداکثر کارایی، بهره وری، انگیزه کارکنان و رضایت شغلی آنها اطمینان حاصل کنند.
شرکت در دورههای آموزشی از جمله دوره سیستمسازی جامع کسب و کار و دوره استانداردسازی کسب و کار گامی مهم در راستای پیشرفت مهارتهای مدیریت به شمار میرود.
محصولات پولسازنند، سیستمها ثروت ساز
با سیستمسازی خودتان را اخراج کنید!
سوالات متداول
1. سیستمسازی کسب و کار به چه معناست؟
2. مزایای سیستمسازی کسب و کار چیست؟
3. مراحل سیستمسازی کسب و کار چیست؟
4. مستند واستانداردسازی به چه معناست؟
محمد نجارکریمی
دکتری عالی مدیریت کسب و کار
مربی ارشد سیستم سازی