چک لیست سیستم سازی چیست؟چطور چک لیست سیستم سازی بنویسیم؟

سیستم سازی کسب و کارهای کوچک و نوپا مسئله مهمی است که بسیاری از صاحبان کسب و کار به آن توجهی نمی کنند. توجه به جزئیات و در نظر گرفتن همه عوامل بر مبنای استاندارهای اساسی سیستم سازی و پیروی از این اصول موجب بهبود سیستم سازی کسب و کار و رشد آن می شود. در این مقاله از مدیرناب به بررسی اهمیت چک لیست سیستم سازی در کسب و کارهای کوچک پرداخته ایم.

چک لیست سیستم سازی چیست؟

یکی از مهم ترین گام ها در هر کسب و کاری تهیه چک لیست سیستم سازی بعنوان اولویت بندی مراحل کار است که در واقع روشی برای تسهیل روند کارها و افزایش کارایی است. این تکنیک برای آنالیز، بهبوود و اصلاح در جهت استاندارسازی اصول کسب و کار استفاده می شود.

هدف از به کار گرفتن چک لیست سیستم سازی و اجرای آن این است که همه جزئیات مربوط به کار بدون اینکه موردی جا بیفتد به درست ترین حالت ممکن پیاده شود. برای بهبود کارها در سیستم سازی کسب و کار داشتن چک لیست بهترین انتخاب است.
چرا باید چک لیست سیستم سازی داشته باشیم؟

در سیستم سازی کسب وکار یکی از مسائلی که باید در نظر بگیرید این است که اطلاعات دقیق از کسب و کار بیان شود و مطمئن باشیم که همه مراحل مرتبط به هم در مسیر بدون ایجاد مشکلی انجام شود. از طرفی همه افراد در کسب و کار با با تمرکز کامل وظایف محول شده را انجام دهند.

افراد در سازمان باید نسبت به وظایف مهارت لازم را داشته باشند تا بتوانند کارها را به درستی انجام داده و طبق چک لیست سیستم سازی پیش بروند.

چک لیست سیستم سازی از آنجایی اهمیت دارد که شما با انجام درست و به موقع کارها براساس چک لیست و یادآوری آنها به سایر همکاران به پیشرفت امور کمک می کنید. طی کردن کارها براساس چک لیست موجب می شود که اشتباهی در انجام کارها یا عقب افتادن آنها یا حتی از قلم افتادن موردی کم تر اتفاق بیفتد.

هر چه میزان رخ داد اشتباهات در سازمان کم تر باشد با کاهش هزینه های جانبی، موجب بهبود عملکرد و افزایش کارایی و توانمندسازی پتانسیل های موجود در افراد می شود.

در صورتی که مسئولیت به یک فرد سپرده شود، میزان اشتباهات کمتری هم رخ داده و حتی با زمانبندی دقیق تر یک فرد می تواند دو کار را به صورت همزمان مدیریت کند. اما بالعکس اگر یک وظیفه را به چند نفر محول کنید اشتباهی یکی موجب اخلال در کار دیگری می شود.

با توسعه کسب و کار بهتر است شما چک لیست سیستم سازی را تنظیم کنید و هر وظیفه را به یک فرد بسپارید تا مسئول پاسخگویی راجع به آن وظیفه فقط همان فرد باشد. در هر کسب و کاری که باشید برای رشد و ارتقاء نیاز به سیستم سازی دارند. با استفاده از سیستم سازی و تهیه چک لیست سیستم سازی افراد می توانند با اجرای چک لیست بر روند کسب و کار خود نظارت داشته باشند. با استفاده از چک لیستم سیستم سازی از رخدادن اشتباهات در فرایند کسب و کار جلوگیری می شود و با کنترل آن کارایی خود را نیز افزایش خواهید داد.

مزایای استفاده از چک لیست سیستم سازی

• موجب پیشرفت روند کسب و کار می شود.
• از انجام کارهای تکراری جلوگیری می کند.
• زمان و هزینه کمتری را صرف می کنید.
• فضای رقابتی را بهتر درک می کنید.
• همه افراد نسبت به وظایف خود آگاه هستند.
• امکان خطا و اشتباه کاهش می یابد و وظایف درست و به موقع انجام می شود.

چطور چک لیست سیستم سازی بنویسیم؟

براساس نوع کسب و کار و فعالیت هایی که انجام می دهید مراحلی را در نظر بگیرید. به ظطور مثال یک فرد را مسئول انجام وظیفه ای تعریف کنید و پس از چند روز بررسی کنید که آیا کار را به درستی انجام داده است یا نه؟ اگر اشتباهی صورت گرفته بررسی کنید که کجا و چرا این اشتباه را داشته؟

این مثال کوتاه را به عنوان ساختار کلی و مانند یک دستورالعمل ساختارسازی کرده و برای همه امور زمان اجرا، مراحل انجام و اصول و استاندرادهایی که باید بداند را مشخص کنید. براساس تجربه افراد به هر فرد مسئولیتی را محول کنید.

در ادامه مسیر هرجایی از کار که نیاز به بازبینی و بهبود چک لیست باشد می توانید آن را اصلاح کنید و از افراد سازمان هم در این مورد کمک بگیرید.

با همفکری با سایر افراد تیم در زمینه چشم انداز و اهداف کسب وکار خود بیندیشید و چک لیست سیستم سازی را براساس آن تهیه کنید.

با در نظر داشتن تعداد افرادی که بر هر مسئولیت تعریف کرده اید به افراد با توجه به سوابق و مهارت هایی که دارند کار ها را بسپارید.

با رعایت چک لیست نسبت به نحوه درست انجام شدن امور و میزان فروش محصول آگاه خواهید شد و حتی این موارد را هم در چک لیست اضافه کنید.

برای انجام درست این کار می توانید از چک بوک سیستم سازی کمک بگیرید. همچنان که ما نیز در دوره جامع سیستم سازی کاربردی کسب و کار به طور کامل به این موضوع دپرداخته ایم. علاوه بر این می توانید از چک بوک ارزیابی استقرار استاندارد‌سازی برای درک بهتر استفاده کنید.

سخن پایانی

در دنیای امروز و با استفاده از ابزارهای جدید سیستم سازی کسب و کار اجرای چک لیست سیستم سازی برای صاحبان کسب و کار جزء موضوعات اساسی بشمار می رود.

در هر کسب و کاری که باشید با استفاده از تکنیک هایی که صحبت شد در بهترین زمان نسبت به ارتقاء کار خود اقدام نموده و موجب پیشرفت کار خواهید شد.

مهم ترین مرحله از سیستم سازی کسب و کار، استانداردسازی با کمک رعایت اصول مدیریت ژاپنی است. با اجرای این استانداردها بخش مهمی از سیستم سازی را در سازمان طی کرده اید. ما نیز در مدیرناب با ارائه دوره استاندارد سازی به سبک مدیریت ژاپن به شما در جهت درک بهتر سیستم سازی کسب و کار و حفظ کیفیت محصولات و خدمات به بهترین شکل کمک می کنیم.